Shopify integration

Shopify udbyder e-handels software, som gør det muligt at designe en webshop. tracezilla har en integration til Shopify, så du kan styre dit varelager i tracezilla, da varer solgt på webshoppen automatisk trækkes fra i tracezilla. Nedenfor kan du læse vejledningen til at forbinde tracezilla til Shopify.

 

Trin 1: Opret webshoppen som partner

  1. Klik på Partnere i topmenuen.
  2. Klik på Tilføj partner øverst i højre hjørne.
  3. Skriv et sigende navn i feltet Partnernavn f.eks. Webshops. Du kan have flere webshops tilknyttet den samme partner, således at hver webshop har hver sin lokation på partneren.
  4. I feltet Standardvaluta kan du angive den valuta, der primært handles med.
  5. Vælg et Foretrukket sprog. Sproget skal være aktiveret i tracezilla. Læs hvordan du aktiverer sprog her.
  6. Du kan udfylde basisinformationerne CVR-nr., Email, Telefon, Fax og Hjemmesideadresse, men det er ikke nødvendigt for at kunne oprette webshoppen som en partner.
  7. Under fanen Priser, betingelser… skal du i feltet Standard betalingsbetingelser vælge Brugerdefineret fra listen. Nedenunder kan du indtaste en tekst f.eks. Shopify.
  8. Klik på Gem og tilføj lokation.
  9. Giv lokationen et sigende navn f.eks. Webshop-lager. Udfyld som minimum Lokationsnavn og Land.
  10. Klik på Gem for at oprette webshop-lagerlokationen.
  11. Ønsker du at tilføje endnu en lokation, gøres dette ved at klikke Tilføj lokation nederst i højre hjørne.

Trin 2: Tilføj webshop-lagerlokation til din egen partnerprofil

Du skal oprette en separat webshop-lagerlokation på din egen partner. Det er denne lagerlokation, hvorfra varer vil blive trukket til webshop-ordrer. Der skal jævnligt overføres varer til denne lokation, som beskrevet senere i denne vejledning.

  1. Klik på Partnere i topmenuen.
  2. Find din egen virksomhedsprofil/-partner. Du kan bruge filteret Nøgleord i venstre side, til at søge på dit virksomhedsnavn.
  3. Gå ind på partneren, og klik på Tilføj lokation nederst i højre hjørne.
  4. Udfyld som minimum Lokationsnavn og Land.
  5. Giv lokationen et sigende navn fx Webshop-lager.
  6. Klik Gem for at oprette webshop-lagerlokationen.

 

Trin 3: Opret tag til varearter

For at kunne tilknytte varearter til webshoppen, skal alle relevante varearter tilføjes et tag. Du opretter tagget på følgende måde:

  1. Klik på virksomhedens navn øverst i højre hjørne, og vælg virksomhedsinstillinger i rullemenuen.
  2. Klik på Tags i menuen Strukturer og klassifikationer.
  3. Klik Tilføj ny i øverste højre hjørne.
  4. Angiv et Navn, f.eks. Shopify.
  5. Vælg evt. en Farvekode.
  6. Sæt flueben ved Varearter.
  7. Klik Gem.

 

Trin 4: Forbind Shopify til tracezilla

  1. Klik på virksomhedens navn øverst i højre hjørne, og vælg virksomhedsinstillinger.
  2. Klik Indbyggede integrationer i menuen Udvidelser og integrationer.
  3. Klik på Tilslut og konfigurér under Shopify.
  4. Indtast et navn til webshoppen i feltet Memo.
  5. Indtast webshoppens Url fra Shopify i feltet Shop Url. Denne vil typisk være noget a la virksomhedsnavnet.myshopify.com
  6. Vælg Ja i feltet Opret altid ordrelinjer uden sporbarhed.
  7. I felterne Opret daglige samleordrer fra webshop og Opdatér lagerbeholdning i webshop kan der stå Nej indtil du har flyttet varer over på dit webshop-lager. Efterfølgende kan du slå det til ved at vælge Ja. Det gør at webshop-ordrerne oprettes som samleordrer i tracezilla, og at din lagerbeholdning på webshoppen opdateres hver time.
  8. Klik på Tilslut under felterne. Derefter kan du udfylde de øvrige felter.
  9. Vælg shoppens lagerlokation i feltet Shops lagerlokation. Dette er kun muligt efter du har indtastet webshoppens url ovenfor.
  10. Du kan automatisk få oprettet en faktura på dine samleordrer, som overføres til e-conomic. Vælg da Ja i rullemenuen for Opret fakturaer når daglige samleordrer afsluttes.

    OBS: Der kan med fordel sættes en regel op, der gør at fakturaerne ikke bliver bogført i regnskabet. På denne måde kan fakturaen bruges som dokumentation i afgiftsregnskabet, uden den påvirker det finansielle regnskab. Ønsker du en sådan regel opsat, kontakt da tracezilla support på e-mail support@tracezilla.com

  11. Vælg din webshop-partner og lokation (oprettet i Trin 1) i feltet Kundepartner/-lokation.
  12. Vælg din egen virksomhedsprofil i feltet Pluk fra lagerpartner/-lokation. Vælg din webshop-lagerlokation (tilføjet i Trin 2).
  13. I feltet Upload varearter med følgende tag til katalog, kan du indsætte et vareart-tag (oprettet i Trin 4), der er tilknyttet alle de varearter, du ønsker i dit webshop varekatalog. Læs mere om tags her.
  14. Indtast evt. et leverandørtag, der kan tilknyttes varearter, der skal fremgå under Leverandør i Shopify.
  15. Indtast evt. et produkttype tag, der kan tilknyttes varearter, der skal fremgå under Produkttype i Shopify.
  16. I feltet Slå integrationen til skal der stå Ja.
  17. Du kan tilføje flere webshops ved at klikke på Tilføj shop. Hvis du ikke har flere webshops at tilføje, skal du klikke på Gem konfiguationen.

 

## Trin 5: Tilføj tag til varearter For at uploade dit varekatalog til din Shopify webshop, skal dit tidligere oprettede tag tilføjes til de relevante varearter. Det kan gøres på følgende måde:

  1. Klik på Lager i topmenuen, og vælg Varearter i rullemenuen.
  2. Brug filtrene i venstre side til at fremsøge de relevante varearter.
  3. Sæt flueben ved de varearter, du ønsker tilføjet til dit Shopify varekatalog.
  4. Klik på Massehandlinger, og vælg Tilføj tags i rullemenuen.
  5. Vælg tagget i linjen Vælg tag.
  6. Klik Ja, bekræft!.

 

Trin 6: Send katalog til Shopify

Hvis du endnu ikke har nogle produkter i din Shopify webshop, kan du nemt uploade dit varekatalog på følgende måde:

  1. Klik på Lager i topmenuen, og vælg Varearter i rullemenuen.
  2. Klik Send katalog til Shopify i øverste højre hjørne. Du behøver ikke at markere varearterne. Systemet vil automatisk uploade alle varearter, der har fået tilføjet et tag i forrige trin.

    Vær opmærksom på, at det kan tage nogle minutter, hvis et stort antal varearter skal uploades.

Hvis du allerede har oprettede produkter i din Shopify webshop, skal nogle varearter evt. redigeres som beskrevet i Trin 7. Ellers gå til Trin 8.

 

Trin 7: Rediger varearter til webshoppen

Bemærk! Hvis du allerede har oprettet produkter i Shopify, som har andre varenumre end i tracezilla, eller hvis varearten sælges i styk i Shopify, men er sat op i kolli i tracezilla, skal du følge nedenstående trin.

  1. Klik på Lager i topmenuen og vælg Varearter i rullemenuen.
  2. Klik på den blå knap ud for en vareart, som sælges via Shopify og klik Konfigurer.
  3. Gå til fanen Partnerrelationer i dialogvinduet.
  4. I feltet Partner skal du finde din nyoprettede webshop-partner.
  5. Sæt flueben ved K for kunde.
  6. I feltet Varenr. kan du nu indtaste varenummeret, som varearten har på Shopify webshoppen.
  7. Dette gøres for alle varearter, hvor varenummeret eller kolli ikke stemmer overens med webshoppen. Du kan tildele varearterne tags samtidig, så du kan sortere i varearterne i søgefelterne til venstre i oversigten over varearter. Klik på fanen Navne og ident. og klik på +-symbolet ud for Tags.

 

Trin 8: Læg varer ind på dit webshop-lager

Når integrationen er slået til, vil en daglig samleordre blive genereret automatisk, og varepartier trækkes automatisk fra dit webshop-lager. Du skal selv sørge for at lægge varer ind på dit webshop-lagerlokation. Det gør du via en lagerordre ved at følge nedenstående punkter:

OBS! Hvis du vil lægge dine varearter over på webshop-lageret i styk, men de er sat op i kolli i tracezilla, skal du først gå til dine varearter og redigere dem. Se trin 5 i denne vejledning. Herefter kan du tilføje varerne til dit webshop-lager.

  1. Vælg Lager i topmenuen og klik på Flyt varer i rullemenuen.
  2. Klik på Opret lagerordre øverst i højre hjørne.
  3. I feltet Leveres til partner skal du vælge dit virksomhedsnavn og klikke på dit webshop-lager.
  4. I feltet Afhentes fra partner skal du vælge din virksomhedsprofil og derefter din lagerlokation.
  5. Det er vigtigt at du sætter flueben i boksen ud for Udtag varer til lager uden sporbarhed.
  6. Du kan vælge at sætte status til Kladde eller til Ordre.
  7. Når du har oprettet lagerordren kan du under fanen Flyttede varer klikke på Tilføj varepartilinje.
  8. Under feltet Vælg vareart kan du begynde at skrive navnet på din vareart og vælge den fra listen.
  9. Under Hvordan skal varepartierne udvælges? Kan du vælge Specificér vareparti fra listen, hvis du gerne vil vælge et specifikt vareparti. Varepartier bliver som udgangspunkt valgt efter FEFO (First Expired, First Out) dvs. det vareparti med den ældste udløbsdato vælges.
  10. Indtast det antal af en vare som skal flyttes.
  11. Klik på Gem. Du kan nu tilføje flere varepartier til lagerodren eller klikke på Luk vindue.
  12. Klik på Modtag ordre.

Du kan redigere dine varearter, som du sælger på webshoppen, således at der altid er et vist minimum tilbage på dit lager. Det kaldes sikkerhedslager og opsættes i indstillingerne for varearten under fanen Mål og enheder. Sikkerhedslageret sætter et minimumsantal, som skal være på lager før eksterne integrationer såsom webshops må disponere af varen.

 

Mere om Shopify integrationen

  • Integrationen synkroniserer 1 gang i timen.

  • Du vil kunne se dit webshop-lager ved at vælge Lager i topmenuen og klikke på Varepartier i rullemenuen. I søgemenuen i venstre side kan du under filteret Lokation indtaste din webshop-lokation for kun at se dine varer på webshop-lageret i oversigten.

  • Når varer købes i din webshop vil de blive lavet til en samleordre i tracezilla, der har status som en kladde. Der laves en ny samleordre hver dag. Hvis du bekræfter en samleordre vil den blot oprette en ny ordre. Samleordren vil modsvare ordren på din webshop med hensyn til vareart, antal og pris. I samleordren vil der kunne fremgå varepartier, der ikke er på dit webshop-lager. Der vil være en kommentar markeret med rød ved det enkelte vareparti, hvis ikke dine varer er ført over på dit webshop-lager.

  • Du vil kan finde samleordrer under dine salgsordrer ved at klikke Salg i topmenuen og vælge Ordrer i rullemenuen. Du kan eventuelt bruge felterne til venstre for at søge i dine salgsordrer.

  • 3 dage efter samleordren er oprettet vil salgsordren automatisk afsluttes i tracezilla-applikationen. Hvis du i integrationens opsætning har valgt Ja ved feltet Opret fakturaer når daglige samleordrer afsluttes, vi der oprettes en faktura. Hermed vil salget indgå i mængderegnskabet. Husk, at hvis du har klikket på Bekræft ordre vil salgsordren ikke automatisk afsluttes. Bekræftede ordrer vil du selv manuelt skulle afslutte ordren ved at klikke på Afslut uden faktura, eller ved at oprette faktura.

  • NB! Det er vigtigt at du sikrer dig at varearterne i tracezilla hedder præcis det samme i Shopify for at synkroniseringen fungerer. Ellers skal der oprettes en partnerrelation (se Trin 7).

 

Indhold