Så hittar ni en felaktig batch på minuter, inte dagar

En återkallelse är scenariot inget livsmedelsföretag vill hamna i – men de flesta kommer att göra det förr eller senare. Frågan är inte om det händer, utan hur snabbt och precist ni kan reagera när det gör det.

Vad kostar en återkallelse egentligen?

Priset för en recall handlar inte bara om de fysiska varor som måste dras tillbaka. Det handlar om timmarna som läggs på att ta reda på var problemet uppstod och hur långt det har spridit sig. Det handlar om anseendet hos återförsäljare och konsumenter. Och det handlar om böter och skärpt tillsyn från myndigheterna om ni inte kan dokumentera att ni reagerat snabbt och korrekt.

Ju längre tid det tar att avgränsa problemet, desto större blir skadan – både ekonomiskt och för anseendet.

Varför manuella system och kalkylblad inte räcker till

Många företag har ett spårbarhetssystem som fungerar bra i vardagen: ett kalkylblad här, en produktionslogg där, kanske ett fristående lagersystem. Problemet uppstår när dessa system måste samspela under tidspress. Att ta reda på vilka färdiga varor som innehåller en viss råvarucharge kräver ofta manuell korsreferens mellan flera system – och det tar tid ni inte har när en recall pågår.

Så fungerar batch-/chargehantering i ett modernt affärssystem

Ett affärssystem med inbyggd spårbarhet registrerar automatiskt vilka råvarucharger som ingår i vilka batcher, och vilka batcher som hamnar i vilka färdiga varor och hos vilka kunder. Det innebär att ni med några få klick kan besvara de frågor som är kritiska i en recall-situation:

• Vilka färdiga varor innehåller denna råvarucharge?
• Vilka kunder har fått dessa varor?
• Hur mycket av det aktuella partiet finns fortfarande i lager?

Från upptäckt till lösning

Föreställ er ett scenario: en leverantör meddelar att en råvarucharge kan vara kontaminerad. Med ett system som har full spårbarhet kan kvalitetsavdelningen inom några minuter se exakt vilka produktionskörningar chargen ingick i, och vilka kunder som fått varor från de aktuella batcherna. Istället för att behöva stoppa hela produktionen eller gå igenom veckors leveranser manuellt kan ni rikta insatsen precis dit problemet faktiskt finns.

Checklista: Är ert system redo för en recall imorgon?

• Kan ni identifiera alla produkter som innehåller en given råvarucharge på under 15 minuter?
• Kan ni se vilka kunder som fått en specifik batch, utan att fråga flera avdelningar?
• Är er spårbarhetsdata uppdaterad i realtid, eller finns det en fördröjning mellan produktion och registrering?
• Har ni testat er recall-process nyligen – eller är den bara teoretisk?

Om svaret på bara en av frågorna väcker oro är det värt att se närmare på hur väl ert nuvarande system stödjer spårbarhet.