HACCP, IFS, BRC, ISO 22000 – vad kräver de egentligen av era IT-system?

När ett livsmedelsföretag ska certifieras eller genomgå en revision upptäcker många att kraven i praktiken handlar mindre om själva produktionen och mer om huruvida de kan dokumentera den. Certifieringarna ställer krav på data och processer – och det är här era system kommer in i bilden.

Kort om de viktigaste certifieringarna

HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) är den grundläggande metoden för att identifiera och styra risker inom livsmedelsproduktion. Det är inte en certifiering i sig, utan grunden för de flesta av de övriga standarderna.

IFS (International Featured Standards) och BRC (British Retail Consortium) är båda certifieringar som ofta krävs av stora detaljhandelskedjor innan de vill handla med en leverantör. De ställer krav på kvalitetsstyrning, spårbarhet och dokumentation.

ISO 22000 är en internationell standard för livsmedelssäkerhetsledning som kombinerar HACCP-principer med ett bredare ledningssystem.

Gemensamt för dem alla är att de kräver systematisk dokumentation av hur ni styr risker – inte bara att ni gör det.

De dokumentationskrav som återkommer

Oavsett vilken standard ni arbetar efter återkommer ett antal krav:

• Spårbarhet: Kan ni dokumentera varifrån råvaror kommer, och var färdiga varor hamnar?
• Egenkontroll: Är kontrollmätningar (temperatur, hygien, kritiska styrpunkter) registrerade systematiskt – och inte bara på papper i en pärm?
• Avvikelsehantering: Vad händer när en kontroll misslyckas? Finns det en dokumenterad process för att reagera, och följs den?
• Leverantörsgodkännande: Kan ni visa att era leverantörer är bedömda och godkända enligt fasta kriterier?

Hur ett affärssystem automatiserar dokumentation

Många företag upplever att den största bördan vid certifiering inte är själva produktionen, utan tiden som läggs på att samla ihop dokumentation inför en revision. Ett affärssystem som har egenkontroll och kvalitetsdata inbyggt som en del av det dagliga arbetsflödet innebär att dokumentationen uppstår automatiskt – istället för att vara en separat uppgift som kvalitetsavdelningen måste komma ihåg att utföra.

Det gäller till exempel automatisk loggning av temperaturmätningar, digital registrering av egenkontroller direkt på produktionsgolvet, och system som flaggar avvikelser omedelbart istället för att de upptäcks vid nästa manuella genomgång.

Vad händer om kraven inte uppfylls?

Konsekvenserna spänner från mindre anmärkningar vid en revision till förlorad certifiering – vilket för många företag innebär förlorad tillgång till viktiga kunder och marknader. I värsta fall kan bristfällig dokumentation förlänga en återkallelse i onödan, eftersom ni inte snabbt kan avgränsa problemets omfattning.

Självtest: 5 frågor inför er nästa revision

1. Kan ni visa egenkontrolldata för de senaste 12 månaderna utan att behöva leta i flera system?
2. Är era kritiska styrpunkter (CCP:er) dokumenterade digitalt, eller fortfarande på papper?
3. Kan ni visa ett komplett audit trail för en slumpmässig batch – från råvara till färdig produkt?
4. Har ni en dokumenterad process för avvikelser, och följs den faktiskt i praktiken?
5. Hur lång tid skulle det ta er att samla ihop den nödvändiga dokumentationen om revisorn ringde imorgon?

Om svaren ger anledning till oro är det värt att undersöka om era nuvarande system verkligen stödjer certifieringskraven – eller om dokumentationen fortfarande är beroende av manuellt arbete.