HACCP, IFS, BRC, ISO 22000 – hvad kræver de reelt af jeres IT-systemer?

Når en fødevarevirksomhed skal certificeres eller op til audit, opdager mange, at kravene i praksis handler mindre om selve produktionen og mere om, hvorvidt de kan dokumentere den. Certificeringerne stiller krav til data og processer – og det er her, jeres systemer kommer i spil.

Kort om de vigtigste certificeringer

HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points) er den grundlæggende metode til at identificere og styre risici i fødevareproduktion. Det er ikke en certificering i sig selv, men fundamentet for de fleste af de øvrige standarder.

IFS (International Featured Standards) og BRC (British Retail Consortium) er begge certificeringer, der ofte kræves af store detailkæder, før de vil handle med en leverandør. De stiller krav til kvalitetsstyring, sporbarhed og dokumentation.

ISO 22000 er en international standard for fødevaresikkerhedsledelse, der kombinerer HACCP-principper med et bredere ledelsessystem.

Fælles for dem alle er, at de kræver systematisk dokumentation af, hvordan I styrer risici – ikke bare at I gør det.

De dokumentationskrav, der går igen

Uanset hvilken standard I arbejder efter, går en række krav igen:

• Sporbarhed: Kan I dokumentere, hvor råvarer kommer fra, og hvor færdigvarer ender?
• Egenkontrol: Er kontrolmålinger (temperatur, hygiejne, kritiske kontrolpunkter) registreret systematisk – og ikke kun på papir i en mappe?
• Afvigelseshåndtering: Hvad sker der, når en kontrol fejler? Er der en dokumenteret proces for at reagere, og bliver den fulgt?
• Leverandørgodkendelse: Kan I vise, at jeres leverandører er vurderet og godkendt efter faste kriterier?

Hvordan et ERP-system automatiserer dokumentation

Mange virksomheder oplever, at den største byrde ved certificering ikke er selve produktionen, men tiden brugt på at samle dokumentation forud for et audit. Et ERP-system, der har egenkontrol og kvalitetsdata indbygget som en del af de daglige arbejdsgange, betyder, at dokumentationen opstår automatisk – i stedet for at være en separat opgave, kvalitetsafdelingen skal huske at udføre.

Det gælder for eksempel automatisk logning af temperaturmålinger, digital registrering af egenkontroller direkte på produktionsgulvet, og systemer, der flagger afvigelser med det samme i stedet for at de opdages ved den næste manuelle gennemgang.

Hvad sker der, hvis kravene ikke er opfyldt?

Konsekvenserne spænder fra mindre anmærkninger ved et audit til tab af certificering – hvilket for mange virksomheder betyder tab af adgang til centrale kunder og markeder. I værste fald kan mangelfuld dokumentation forlænge en recall unødigt, fordi I ikke hurtigt kan afgrænse problemets omfang.

Selvtjek: 5 spørgsmål før jeres næste audit

1. Kan I fremvise egenkontroldata for de seneste 12 måneder uden at skulle lede efter det i flere systemer?
2. Er jeres kritiske kontrolpunkter (CCP’er) dokumenteret digitalt, eller stadig på papir?
3. Kan I vise en komplet audit trail for en tilfældig batch – fra råvare til færdigvare?
4. Har I en dokumenteret proces for afvigelser, og bliver den faktisk fulgt i praksis?
5. Hvor lang tid vil det tage jer at samle den nødvendige dokumentation, hvis auditor ringede i morgen?

Hvis svarene giver anledning til bekymring, er det værd at undersøge, om jeres nuværende systemer reelt understøtter certificeringskravene – eller om dokumentationen stadig er afhængig af manuelt arbejde.