EMA’S: Fra upræcis kostprisberegning til fuld synlighed over omkostninger med tracezilla

Kort fortalt

• Branche: Handel og distribution af eksotisk frugt og grønt til supermarkeder og cateringkunder
• Udfordring: Adskilte, ikke-sammenkoblede systemer til køb/salg og bogføring, upræcis lagerstyring og manuel, usikker kostprisberegning
• Løsning: tracezilla ERP – sammenkoblet køb, salg, lagerstyring og sporbarhed med automatisk kostprisberegning via recepter
• Resultat: Eksakte kostpriser pr. produkt og markant større synlighed over virksomhedens omkostninger

Hvad laver EMA’S?

EMA’S er en familievirksomhed, der blev grundlagt i 1994. Virksomheden består af to firmaer - EMA’S Danmark, der håndterer indkøb, salg samt styring af programmer og administration - og et datterselskab i Holland, der fungerer som lager og distributionscenter til kunder i hele Europa.

Hele rejsen startede med Carambola-frugten, hvor EMA’S var pionerer. Virksomheden er vokset over tid til at importere mange forskellige produkter fra lande i hele verden.

Blandt EMA’S kunder finder man supermarkeder og cateringfirmaer i bl.a. Danmark og Sverige. Supermarkedskunder er typisk interesserede i ét særligt produkt, leveret i bestemte pakninger. Cateringkunderne vil ofte have flere forskellige produkter og efterspørgslen kan variere alt efter sæson. EMA’S primære styrke er at kunne give kunderne et serviceniveau, hvor de med kort varsel kan få rigtig mange forskellige varer leveret hurtigt.

Hvorfor skiftede EMA’S til tracezilla?

En tidligere ansat foreslog, at vi skulle henvende os til tracezilla for at få vores behov for et nyt og moderne ERP-system, der kan håndtere sporbarhed, dækket. Da vi hørte, at tracezilla også er udviklet til fiskebranchen, så tænkte vi, at hvis de kan klare alt det med fangstområder, så kan de nok også godt klare vores behov.

Noget af det vigtige tracezilla har at byde på, er deres support, direkte kontakt samt villighed at løse udfordringer meget hurtigt. De lytter og løser! Uanset hvilket ERP-system man kommer fra og hvilket man starter op, er der altid en masse ting der skal rettes til i forhold til den enkelte virksomheds behov. Det har tracezilla været enormt hurtige til, og de er gode til at få opgaverne på plads.

tracezilla er et webbaseret ERP-system hvilket betyder, at vi alle sammen kan være logget på samtidig. Vi er flere medarbejdere, der bruger det hele tiden på forskellige måder. Nogle arbejder meget med køb og salg, andre bruger det til pakning og sporbarhed, modtagelse af varer, etiketter og pluk til nye leverancer eller lagerstyring. Derfor er det supervigtigt, at man kan være online og opdateret hele tiden. Det er også meget smart, at man hurtigt kan se hvem der har lavet hvad, eller om der har været nogle problemstillinger undervejs.

Hvilken tracezilla-funktion har givet størst værdi for EMA’S?

Der er så mange funktioner, vi ikke har været vant til at have. F.eks. at have muligheden for at rette i indkøbsordrer. Hvis vi får en vare ind, som vi tror er produceret i Holland og som vi har solgt til alle vores kunder med oprindelsesland Holland, men som viser sig være blevet produceret i Spanien - så kan vi bare gå ind og rette indkøbet til Spanien, og så slår det automatisk igennem alle steder. Og det at vi har rettet indkøbet, bliver også dokumenteret. Før tracezilla-tiden skulle vi slette alle indkøb og lave nye linjer og rette alle salgsordrer enkeltvis. Det er en virkelig stor hjælp for os.

Tidligere brugte vi et specialudviklet system til køb og salg sammen med C5 som bogføringsprogram. Det var så vanskeligt at styre, da systemerne ikke var koblet sammen og vi manglede præcision i lagerstyringen. Det gode ved tracezilla er, at det er tæt forbundet med økonomisystemet, så når man laver noget i tracezilla har det direkte konsekvenser i økonomisystemet. Og lageret er hele tiden opdateret.

Noget af det vi også gerne ville have bedre styr på, er lagerstyring af vores pakkematerialer og paller. Det har vi fået i tracezilla. Det med at vi kan bruge recepter i tracezilla og sige, at når vi pakker denne vare, skal vi også bruge f.eks. en pose, en kasse og en label osv. Det gør det hele mere præcist og vi kan få beregnet en eksakt kostpris pr. produkt. Omkostningerne bliver meget mere synlige nu.

Vi har også fået adgang til en masse statistik- og rapportmuligheder i forhold til indkøb, salg og kostpriser, hvilket vi ikke har haft før. Det hjælper os til at analysere vores virksomhed og resultaterne hele vejen igennem. Det er virkelig nogle redskaber vi ikke har haft før.

Kenneth Blicher, Adm. direktør, EMA’S — www.emas.dk

Interviewet er også bidraget til af Inge Greve (Administration/Regnskab/Certificeringer) og Alexandra Andreasson (Teknisk/Certificeringer/Fødevaresikkerhed), EMA’S.

Resultater med tracezilla

• Eksakte kostpriser beregnet automatisk pr. produkt via recepter, der inkluderer pakkematerialer
• Langt større synlighed over virksomhedens omkostninger
• Hurtigere og bedre dokumenterede rettelser af indkøbs- og salgsordrer, der automatisk slår igennem alle steder
• Lagerstyring tæt koblet til økonomisystemet, så lageret altid er opdateret
• Adgang til statistik- og rapportmuligheder for indkøb, salg og kostpriser