Vaffelexpressen: Fra papirdrevet arbejdsgang til digital B2B-webshop og mersalg med tracezilla

Kort fortalt

• Branche: Salg og distribution af vafler og tilbehør til isbutikker og iscaféer
• Udfordring: Manuel, papirdrevet arbejdsgang med ordrer via sms og manuel indtastning samt besværlig håndtering af afgifter og emballageregnskab
• Løsning: tracezilla ERP med B2B-webshop (B2B Commerce), automatisk afgifts- og emballageregistrering samt indkøbsmodul
• Resultat: Mersalg via webshoppen, tidsbesparelse, færre tastefejl og bedre overblik over lager, indkøb og indberetninger

Hvad laver Vaffelexpressen?

Vaffelexpressen sælger alt en isbutik skal bruge, på nær isen. Med et bredt udvalg af vafler og alverdens toppings – som krymmel, saucer, flødeboller og guf – leverer de i egne biler til isbutikker og iscaféer på Sjælland, Lolland og Falster. Familievirksomheden har 27 års erfaring med import og salg af istilbehør til de danske kunder, og går meget op i at levere den allerbedste kundeservice. Arbejdsgangen, som i alle år har været præget af en manuel og papirdrevet tilgang, er nu blevet opdateret og systematiseret – og det sparer medarbejderne meget tid.

Hvorfor skiftede Vaffelexpressen til tracezilla?

I august 2024 startede vi processen med at optimere vores virksomhed. På det tidspunkt var vi godt klar over at et lagersystem og en webshop ville gøre vores arbejde nemmere. Vi søgte derfor efter lagerstyringssystemer og opdagede at én af vores tidligere kunder er en glad og tilfreds bruger af tracezilla. Men flødeskummet på kagen (eller isen) var emballagehåndteringen. I tracezilla er der nemlig en smart måde at registrere emballage på, hvilket gør vores indberetning i forhold til det udvidede producentansvar meget nemmere.

Hvilken tracezilla-funktion har givet størst værdi for Vaffelexpressen?

B2B-webshop giver mersalg

Med B2B Commerce i tracezilla har vi oprettet en webshop, hvor kunderne kan logge ind, se alle produkter og lave deres ordrer direkte online. I forhold til tidligere, hvor de sendte sms’er med ordrer og vi manuelt tastede dem ind i vores regnskabssystem, så sparer det os rigtig meget tid. Vi undgår også mange tastefejl. Webshoppen giver derudover vores kunder mulighed for at gå på opdagelse i hele vores sortiment, og vi oplever at vi får mersalg på flere varer, da kunderne får bedre overblik.

Smart registrering af afgifter og emballage

Vi har lagt al data ind på produkter med afgifter på, som fx engangskopper. Afgiften er baseret på vægten, og ved at registrere den på de pågældende varer, kan vi hurtigt og nemt trække en rapport på alt det vi skal indrapportere til staten. Det samme gælder mængden af emballage – fra papkasser og tape til fragtlabels – hvor typen og mængden bliver registreret på de enkelte varer. Det er nemt når alt ligger i systemet, så vi slipper for at skulle ud og veje det hele hver gang.

Indkøbsmodulet giver bedre overblik

Hele indkøbsmodulet er vi også rigtig glade for. Før har vi ikke haft overblik over hvad vi skal købe ind, men nu er det nemt at se hvad vi har på lager og hvad vi skal have bestilt hjem.

Brugervenlig og fleksibel løsning

Brugerfladen er utrolig nem, og teamet hos tracezilla er altid parate til at kigge på idéer og forbedringer. De har for eksempel gjort det muligt for vores kunder at oprette favoritter i webshoppen efter et ønske fra vores side. Supporten står også altid klar til at hjælpe, hvis der er noget vi ikke forstår. I bund og grund er vi bare megaglade, det er en kæmpe ændring i vores måde at arbejde på.

Elisabeth Pedersen, E-commerce manager og salgskonsulent, Vaffelexpressen — vaffelexpressen.dk

Resultater med tracezilla

• Mersalg på flere varer, da kunderne får bedre overblik i B2B-webshoppen
• Stor tidsbesparelse og færre tastefejl ved overgang fra sms-ordrer og manuel indtastning til online bestilling
• Nem og hurtig indberetning af afgifter baseret på registreret vægt pr. vare
• Enkel håndtering af emballageregnskab i forbindelse med det udvidede producentansvar
• Bedre overblik over lager og indkøb via indkøbsmodulet