Vaffelexpressen: Från manuell orderhantering via sms till digital B2B-webshop med tracezilla

Kort sagt

• Bransch: Import och försäljning av våfflor och glasstillbehör till glassbutiker och glassbarer (livsmedelsbranschen)
• Utmaning: Manuellt och pappersbaserat arbetssätt med orderhantering via sms samt manuell registrering av punktskatter och förpackningar
• Lösning: tracezilla ERP med B2B Commerce-webshop, automatisk beräkning av punktskatter, förpackningsrapportering och inköpsmodul
• Resultat: Merförsäljning genom bättre kundöverblick, färre fel i orderhanteringen och snabbare rapportering av punktskatter och förpackningar

Vad gör Vaffelexpressen?

Vaffelexpressen säljer allt en glassbar behöver, förutom själva glassen. Med ett brett urval av våfflor och alla möjliga toppings – som strössel, såser, gräddbullar och fluff – levererar de i egna bilar till glassbutiker och glassbarer på Själland, Lolland och Falster i Danmark. Familjeföretaget har 27 års erfarenhet av import och försäljning av glasstillbehör till sina danska kunder, med fokus på att erbjuda den bästa kundservicen. Arbetssättet, som alltid har varit manuellt och pappersbaserat, har nu blivit uppdaterat och systematiserat – och det sparar medarbetarna mycket tid.

Varför valde Vaffelexpressen tracezilla?

I augusti 2024 började vi processen med att optimera vårt företag. Vi insåg att ett lagersystem och en webbutik skulle göra vårt arbete enklare. Därför sökte vi efter ett lagerhanteringssystem och upptäckte att en av våra tidigare kunder är en glad och nöjd användare av tracezilla. Men grädden på moset (eller på glassen) var förpackningshanteringen. I tracezilla kan man nämligen registrera förpackningar på ett smart sätt, vilket gör det mycket enklare för oss att skapa rapporter enligt producentansvaret för förpackningar.

Vilken tracezilla-funktion har gett störst värde för Vaffelexpressen?

B2B-shop skapar merförsäljning

Med B2B Commerce i tracezilla har vi skapat en webbutik där kunderna kan logga in, se alla produkter och lägga beställningar direkt online. Jämfört med tidigare, då vi fick beställningar via sms och knappade in dem manuellt i vårt ekonomisystem, så sparar vi väldigt mycket tid. Vi undviker också många fel. Webbutiken ger dessutom kunderna möjlighet att upptäcka hela vårt sortiment, och vi upplever att vi får merförsäljning på flera varor eftersom kunderna får bättre överblick.

Smart registrering av punktskatter och förpackningar

Vi har lagt in all data på artiklar som det är punktskatt på, som exempelvis engångsbägare. Punktskatten beräknas utifrån vikten och genom att ange den på de aktuella varorna kan vi enkelt och snabbt skapa en rapport på allt det vi måste rapportera in till staten. Samma sak med mängden förpackningar – från pappkartonger och tejp till fraktetiketter – där typen och mängden registreras på varje enskild artikel. Det är enkelt när allt ligger i systemet så vi slipper väga förpackningarna varje gång.

Inköpsmodulen ger bättre överblick

Vi är också väldigt nöjda med hela inköpsmodulen. Tidigare hade vi inte koll på vad vi behövde köpa in, men nu är det enkelt att se vad vi har på lager och vad vi ska beställa hem.

Lättanvänd och flexibel lösning

Gränssnittet är otroligt användarvänligt och teamet hos tracezilla tar alltid emot idéer och förbättringsförslag. De har till exempel gjort det möjligt för våra kunder att skapa favoriter i webbutiken efter ett önskemål från oss. Supporten är också alltid redo att hjälpa till om det är något vi inte förstår. I grund och botten är vi helt enkelt jättenöjda, det har verkligen förändrat vårt arbetssätt.

Elisabeth Pedersen, E-handelschef och säljkonsult, Vaffelexpressen — vaffelexpressen.dk

Resultat med tracezilla

• Merförsäljning på flera varor tack vare bättre kundöverblick i webbutiken
• Mycket tid sparad genom att ersätta manuell orderhantering via sms med B2B-webshop
• Färre fel i order- och registreringsprocessen
• Enkel och snabb rapportering av punktskatter och producentansvar för förpackningar
• Bättre överblick över lager och inköpsbehov