Få kontroll på ditt lagervärde

Julen står snart för dörren, nyåret följer snabbt därefter – och plötsligt är det januari. För alla er som räknar samma månader i kalenderåret och räkenskapsåret innebär januari vanligtvis en värdering av lagret till årsredovisningen. Det märker vi också i tracezillas support, där vi varje år i januari får många frågor om lagervärde. I år har vi därför beslutat att skriva en guide som samlar den viktigaste kunskapen om lagervärde i tracezilla och hänvisar vidare till våra olika vägledninger i ämnet.Vi hoppas att guiden gör den kommande värderingen lättare att ta sig an - och den är naturligtvis också till för er som behöver värdera lagret vid en annan tidpunkt på året, eller gör det varje månad.

Lagervärde i tracezilla

Med tracezilla automatiseras och optimeras beräkningen av ditt lagervärde, eftersom information om lagerbehållning, kostnader och kostpriser samlas på ett ställe och uppdateras i realtid. Det minskar tidsåtgången och risken för manuella fel - men kom ihåg att beräkningarna inte blir bättre än den data du har gjort tillgänglig för systemet.

Rapportens flikar

Lagervärderingsrapporten finns under Finans > Lagervärdering. Rapporten består av sex dataflikar. Flikarna Per artikel, Per varuparti, Sammanfattning, Rörelser och Periodisering innehåller det totala lagervärdet beräknat på två olika sätt (se mer nedan), medan flikarna Ingående och Utgående visar bakgrundsdata för fliken Sammanfattning, Rörelser. Om du har en integration till ett ekonomisystem är det lagervärdet i fliken Sammanfattning, Rörelser som kan överföras till ekonomisystemet, och det är därför den fliken du bör utgå ifrån. De sex flikarna kan hämtas var för sig i en utskriftsvänlig version samt laddas ner. Snart kommer det också att bli möjligt att ladda ner alla sex flikar i en och samma fil.

Du kan läsa mer om de enskilda flikarna här.

Rapportens filter

På rapportens vänstra sida finns en filtersektion. Här kan du filtrera på en enskild artikel samt artikelkategori och artikeltaggar, och du kan även generera rapporten för en viss rörelsetyp (t.ex. inköp, retur eller försäljning) eller en viss lagerplats. Observera att filtren kan resultera i olika värden i de olika flikarna, beroende på hur lagervärdet beräknas. Läs om rapportens två beräkningsmetoder nedan.

Förväntade vs. faktiska självkostnadspriser. Om du har aktiverat tillägget faktiska självkostnadspriser. kan du i filtersektionen välja om lagervärdet ska beräknas baserat på faktiska eller förväntade självkostnadspriser. Välj endast faktiska självkostnadspriser om du faktiskt löpande hämtar in kostnader i tracezilla och matchar dem med dina ordrar. Om du inte har en systematisk registrering av faktiska självkostnadspriser blir lagervärdet vanligtvis missvisande eller direkt felaktigt om faktiska självkostnadspriser väljs för värderingen.

Ingående månad och brytmånad Lagervärdet beräknas endast för hela, avslutade månader. Om ingen period anges i filtret utgår rapporten från den senast avslutade månaden. Du kan definiera en annan period som du vill se lagervärdet för. Den valda ingående månaden avgör vilket ingående värde som visas i fliken Sammanfattning, Rörelser, samt hur mycket data som inkluderas i flikarna Periodisering, Ingående och Utgående. Brytmånaden definierar vilken månad lagervärdet beräknas för. Den valda brytmånaden bör alltid motsvara den brytmånad som lagervärdet är beräknat utifrån, eftersom självkostnadspriset för icke-spårbara artiklar normalt förändras över tid. Högst upp i filtersektionen kan du se vilken brytmånad lagervärdet är beräknat för. Om du vill titta på en annan månad bör du därför räkna om rapporten med denna brytmånad - men var uppmärksam på att detta är en stor beräkning som, beroende på datamängden, kan ta 10-15 minuter att genomföra, och att det inte är möjligt att spara ny data i systemet under denna period.

Beräkningsmetoder

Lagervärdet beräknas enligt två olika beräkningsmetoder;

(1) Som en beräkning baserad på det totala värdet av lagerin- och utflöde

(2) Som summan av värdet av alla individuella partier, där värdet av varje parti beräknas som kostpris * mängd. Denna beräkningsmetod visas även per artikel, där värdet per parti summeras för varje enskild artikel.

Beräkningsmetod (1) visas i flikarna Sammanfattning, Rörelser, Periodisering (där värdet är fördelat på olika faser; på väg från leverantör, i lager m.m.), Ingående och Utgående. Beräkningsmetod (2) visas i flikarna Per parti och Per artikel. Eftersom det är två olika beräkningsmetoder kan det förekomma mindre avvikelser i det totala lagervärdet. Större avvikelser tyder dock på registreringsfel. Det rör sig typiskt om fel i datum som till exempel gör att värdet av en artikel både räknas som råvara och som producerad vara. Läs mer om hur tracezilla beräknar kostpris här.

Vad påverkar lagervärdet

Orderdatum

Det är inte statusen på en order eller ett parti som avgör om värdet av ett visst parti ingår i lagervärdet. Det är istället ordernas datum som är avgörande.

Om det finns ett bokföringsdatum på en order är detta styrande för lagervärdet. På en inköpsorder eller produktionsorder kan ett bokföringsdatum läggas till när ordern redigeras. På försäljningsorder läggs ett bokföringsdatum till när ordern faktureras - oavsett om varan är levererad eller inte. Bokföringsdatumet sätts till samma datum som det första fakturadatumet.

Om det inte finns något bokföringsdatum på en order är det orderns leveransdatum som är styrande för lagervärdet. Det innebär att även om en order inte har mottagits, kommer orderns värde att ingå i lagervärdet om leveransdatumet ligger inom den beräknade perioden. Ordrar i utkaststatus ingår inte i beräkningarna.

Observera att när lagervärdet beräknas baserat på faktiska självkostnadspriser är det kostnadernas fakturadatum som definierar när ett parti värdemässigt räknas med i lagervärdet. Värdet av lagerin räknas aldrig som lagerut innan lagerin har ägt rum. Om ett inköpsunderlag först tas emot efter att ett lagerut har skett, kommer detta lagerut först att bokföras i den period då kostnaden har bokförts.

Ändringar i ordrar i avslutade månader

Lagervärdet räknas om varje natt. Senaste tidpunkt för omräkning framgår högst upp i filtersektionen. Om ändringar har gjorts i ordrar som hör till den period som lagervärdet beräknas för måste rapporten räknas om innan ändringarna inkluderas.

En ändring kan till exempel vara (listan är inte uttömmande):

Kreditering av en försäljningsorder
Retur av en vara (både inköp och försäljning)
Ändring av leveransdatum på inköp eller tillägg av bokföringsdatum
Ändring av datum på försäljningsorder
Tillägg av en rad, ändring av antal eller att en rad har tagits bort
En ingående order har fått en budgetpost tillagd
En lagerjustering har lagts till eller tagits bort
Ett pris på en ingående order har ändrats

Goda råd för att säkerställa korrekt lagervärde i tracezilla

Beräkning av lagervärde är komplext, och lagervärdet påverkas som beskrivet av ett antal handlingar i tracezilla. Nedan har vi beskrivit ett antal goda råd som hjälper dig att säkerställa ett så korrekt lagervärde som möjligt samt möjligheten att kunna reda ut avvikelser/förskjutningar/efterregleringsposter i förhållande till ditt ekonomisystem, om du överför ditt lagervärde från tracezilla till ekonomisystemet - något som annars kan vara en tidskrävande process och som tracezillas support inte kan göra åt dig.

(1) Uppdatera alla ordrar (även returordrar) med datum i den period som lagervärdet ska beräknas för. Det vill säga, om en order i praktiken är avslutad ska den också mottas/levereras/faktureras i tracezilla. Om en order inte är avslutad ska ordern återspegla verkligheten, både vad gäller datum och varuplacering, eftersom det senare är avgörande för korrekt lagerinventering:

Inköpsordrar: Flytta leveransdatum till det förväntade leveransdatumet om varorna inte har levererats som förväntat.
Produktionsordrar: Skicka råvaror till produktion om varorna har plockats.
Lagerordrar: Markera varor som plockade på lagerordrar
Försäljningsordrar: Markera varor som plockade på försäljningsordrar eller registrera varor som levererade

(2) Säkerställ att alla ingående ordrar har fått relevanta kostnader registrerade - dvs. att det finns korrekta priser på inköpsordrar och att eventuella övriga kostnader såsom frakt, tull m.m. är registrerade. Detsamma gäller för produktionsordrar, där produktionskostnader eventuellt kan registreras.

(3) Gör en lagerinventering - och följ gärna dessa råd:

Räkna varorna som separata partier, eftersom kostpriset för de enskilda partierna kan variera.
Räkna hela lagret på en gång och undvik om möjligt lagerrörelser (inköp/produktion/försäljning/retur/lagerflytt) under denna period.
Registrera inventeringen i tracezilla omedelbart.
Var uppmärksam på att lagerinventeringens effekt på lagervärdet kan ses i den månad som inventeringen registreras i, när månaden är avslutad. Det är därför rimligt att inventera lagret i slutet av den månad som du därefter vill beräkna lagervärdet för. Läs mer om lagerinventering här.

(4) Räkna om lagervärderingsrapporten om du har gjort ändringar i ordrar för den relevanta perioden samma dag som du vill beräkna lagervärdet.

(5) Validera din data. Ladda till exempel ner fliken Per varuparti som xlsx-fil. I filen kan du enkelt lägga till ett filter på kolumnerna. I kolumn H (Kvantitet) kan du leta efter negativa tal - det betyder antingen att det finns öppna ordrar som bör uppdateras, eller att registrering av inköp saknas (endast icke-spårbara artiklar). I kolumn I eller J (Värdering/Per styck) kan du leta efter negativt värde, värde = 0 samt för lågt värde:

Negativt värde: negativt lager
Värde = 0: Saknad registrering av inköpspris samt eventuellt relevanta budgetposter på de relevanta ingående ordrarna (förekommer mycket ofta på importinköpsordrar som skapats i samband med go live)
För lågt värde: Bristfällig registrering av antingen inköpspris och/eller budgetposter

(6) Ladda ner rapporten i xlsx-format (alla flikar eller som minimum Sammanfattning, Rörelser samt Per varuparti), namnge filen med värderingsdatum och spara den för eventuell senare användning. Gör detta varje gång du beräknar och använder ditt lagervärde.

(7) För en ändringslogg över ändringar som görs i ordrar som datummässigt tillhör perioder där lagervärdet är beräknat. Detta gör det lättare för dig att senare hitta orsaker till avvikelser/efterregleringsposter.

(8) Var uppmärksam på att försäljningspris och självkostnadspris inte är samma sak. Lagervärdet på dina säljbara varor är inte det värde du kan sälja varorna för, utan den kostnad som har uppstått för att få varorna i lager.

(9) Andra orsaker till avvikelser/förskjutningar i förhållande till ditt ekonomisystem kan vara:

En stor del av lagret är registrerat utan spårbarhet. Kostpriset för varor utan spårbarhet beräknas som ett genomsnitt baserat på historiska ordrar, och genomsnittet förändras vanligtvis månad för månad.
Saknad eller ändrad information i integrationsinställningarna till ekonomisystemet

Goda råd för överföring av lagervärde till ekonomisystem

När lagervärdet har beräknats i tracezilla kan lagerjusteringsposterna som beskrivs överföras till ditt ekonomisystem som en bokföringsjournal, om det finns en aktiv standardintegration mellan de två systemen. För svenska kunder är det möjligt att integrera till Fortnox via en standardintegration.

Du kan läsa mer om överföring av lagervärde till Fortnox i den här vägledningen