Få styr på din lagerværdi

Julen står snart for døren, nytåret følger hurtigt efter, og inden vi får set os om, er det blevet januar. For alle jer, der tæller samme måneder i kalenderåret og regnskabsåret, plejer januar at byde på en opgørelse af lagerværdien til årsregnskabet. Det plejer vi også at kunne mærke i tracezillas support, hvor vi hvert år i januar modtager mange spørgsmål angående lagerværdi. I år har vi derfor besluttet at skrive en guide til jer, som samler den vigtigste viden om lagerværdi i tracezilla og viser videre til vores forskellige vejledninger om emnet. Vi håber, at guiden gør den forestående opgørelse lettere at gå til - og den er selvfølgelig også til alle jer, der skal opgøre lagerværdi på et andet tidspunkt af året, eller gør det hver måned.

Lagerværdi i tracezilla

Med tracezilla automatiseres og optimeres opgørelsen af din lagerværdi, fordi information om lagerbeholdning, omkostninger og kostpriser samles ét sted og opdateres i realtid. Det mindsker tidsforbruget og risikoen for manuelle fejl - men husk, at beregningerne ikke bliver bedre end de data, du har gjort tilgængelige for systemet.

Rapportens faner

Lagerværdisætningsrapporten findes under Finansiel > Lagerværdisætning. Rapporten består af seks faner med data. Fanerne Oversigt, Bevægelser, Periodisering, Pr. vareparti og Pr. vareart indeholder den samlede lagerværdi beregnet på to forskellige måder (se mere nedenfor), mens fanerne Indgående og Udgående viser baggrundsdata for fanen Oversigt, Bevægelser. Hvis du har en integration til et regnskabssystem, vil det være lagerværdien i fanen Oversigt, Bevægelser, som kan overføres til regnskabssystemet, og det er derfor den fane, du bør tage udgangspunkt i. De seks faner kan enkeltvis hentes i en printvenlig version samt downloades. Snart vil det også blive muligt at downloade alle seks faner i én samlet fil. Du kan læse mere om de enkelte faner her.

Rapportens filtre

I rapportens venstre side findes en filtersektion. Her kan du filtrere på en enkelt vareart samt varekategori og vareartstag, ligesom du kan generere rapporten for en bestemt bevægelsestype (fx indkøb, retur eller salg) eller en bestemt partnerlokation.

Forventede vs. faktiske kostpriser Hvis du har aktiveret udvidelsen faktiske kostpriser, vil du i filtersektionen kunne vælge, om lagerværdien skal opgøres på baggrund af faktiske eller forventede kostpriser. Vælg kun faktiske kostpriser, hvis du faktisk løbende henter udgifter ind i tracezilla og matcher dem med dine ordrer. Hvis du ikke har en systematisk registrering ift. faktiske kostpriser, vil lagerværdien typisk være meget mangelfuld, hvis faktiske kostpriser vælges til opgørelsen.

Primo- og skæringsmåned Lagerværdien opgøres kun for hele, afsluttede måneder. Hvis der ikke fastsættes en periode i filteret, tager rapporten udgangspunkt i seneste afsluttede måned. Du kan definere en anden periode, du ønsker at se lagerværdien for. Den valgte primo måned afgør hvilken primo værdi, der vises i fanen Oversigt, Bevægelser, samt hvor meget data der medtages i fanerne Periodisering, Indgående og *Udgående. Skæringsmåneden definerer hvilken måned, lagerværdien opgøres for. Den valgte skæringsmåned bør altid være ens med den skæringsmåned, lagerværdien er beregnet på baggrund af, da ikke-sporbare vares kostpris typisk vil ændre sig over tid. Øverst i filtersektionen kan du se, hvilken skæringsmåned lagerværdien er beregnet for. Hvis du vil kigge på en anden måned, bør du derfor genberegne rapporten med denne skæringsmåned - men vær opmærksom på, at det er en stor beregning, som afhængigt af datamængden i kontoen kan tage 10-15 minutter at gennemføre, og at det ikke er muligt at gemme nye ting i systemet i denne periode.

Beregningsmetoder

Lagerværdien opgøres efter to forskellige beregningsmetoder;

(1) Som en opgørelse på baggrund af den samlede værdimæssige lagertilgang og -afgang

(2) som summen af værdien af alle individuelle varepartier, hvor værdien af det enkelte vareparti beregnes som kostpris x mængde. Denne beregningsmetode vises også pr. vareart, hvor værdien pr. vareparti er sammenlagt for hver enkelt vareart.

Beregningsmetode (1) vises i fanerne Oversigt, Bevægelser og Periodisering, hvor værdien er fordelt på forskellige faser (på vej fra leveradør, på lager m.v.), mens beregningsmetode (2) vises i fanerne Pr. vareparti og Pr. vareart. Fordi det er to forskellige beregningsmetoder kan der godt være små afvigelser i den totale lagerværdi. Større afvigelser tyder dog på registreringsfejl. Det vil typisk være fejl i datoer, der fx gør, at værdien af en vare både medregnes som en råvare og som en produceret vare. Hvad med modsat? Læs mere om, hvordan tracezilla beregner kostpris her.

Hvad påvirker lagerværdien

Ordredatoer

Det er ikke en ordres eller et varepartis status, der bestemmer, om værdien af et bestemt vareparti indgår i lagerværdien. Det er derimod ordrernes datoer, der er afgørende. Hvis der er fremgår en bogføringsdato på en ordre, vil denne være styrende ift. lagerværdien. På en indkøbsordre eller produktionsordre kan en bogføringsdato tilføjes, når ordren redigeres. På salgsordrer tilføjes en bogføringsdato, når ordren faktureres - uanset om varen er leveret eller ej. Bogføringsdatoen fastsættes til samme dato som første fakturadato. Hvis der ikke er en bogføringsdato på en ordre, vil det være ordrens leveringsdato, der er styrende ift. lagerværdien. Det vil sige, at selv hvis en ordre har kladdestatus og altså ikke er modtaget, så vil ordrens værdi indgå i lagerværdien, hvis leveringsdatoen ligger en den opgjorte periode. Bemærk, at når lagerværdien opgøres med udgangspunkt i de faktiske kostpriser, er det udgifternes fakturadato, der definerer, hvornår et vareparti værdimæssigt tælles med i lagerværdien. Værdien af lagertilgangen vil aldrig blive talt med som lagerafgang, før lagertilgangen har fundet sted. Såfremt et købsbilag først modtages efter en lagerafgang har fundet sted, vil denne lagerafgang først blive bogført i den periode, hvor udgiften er blevet bogført.

Ændringer i ordrer i afsluttede måneder

Lagerværdien genberegnes hver nat. Seneste tidspunkt for genberegning fremgår øverst i filter-sektionen. Hvis der er foretaget ændringer i ordrer, der hører til den periode, lagerværdien opgøres for, skal rapporten genberegnes, før ændringerne medtages. En ændring kan fx være:

Kreditering af en salgsordre
Retur af en vare (både indkøb og salg)
Ændring af leveringsdato på indkøb eller tilføjelse af bogføringsdato
Ændring af datoer på salgsordre
Tilføjelse af en linje, rettelse i antal eller en linje er blevet fjernet
En indgående ordre har fået tilføjet en budgetpost
En lagerjustering er blevet tilføjet eller fjernet
En pris på en indgående ordre er rettet

Gode råd til at sikre korrekt lagerværdi i tracezilla

Beregning af lagerværdi er kompleks, og lagerværdien påvirkes som beskrevet at af en række handlinger i tracezilla. I det følgende har vi beskrevet en række gode råd, der sikrer dig den mest korrekte lagerværdi samt muligheden for at kunne opklare afvigelser/forskydninger/efterreguleringsposter ift. dit regnskabssystem, hvis du overfører din lagerværdi fra tracezilla og til regnskabssystemet - noget der ellers kan være en tidskrævende proces, og som tracezillas support ikke kan gøre for dig.

(1) Ajourfør alle ordrer (også returordrer) med datoer i den periode, som lagerværdien skal opgøres for. Dvs. hvis en ordre reelt er afsluttet, så skal den også modtages/leveres/faktureres i tracezilla. Hvis en ordre ikke er afsluttet, skal ordren afspejle virkeligheden, fx:

Indkøbsordrer: Flyt leveringsdato til den forventede leveringsdato, hvis varerne ikke er blevet leveret som forventet.
Produktionsordrer: Afsend råvarer til produktion, hvis varerne er plukket.
Lagerordrer: Markér varer som plukket på lagerordrer
Salgsordrer: Markér varer som plukket på salgsordrer eller registrer varer som leveret

(2) Sørg for at alle indgående ordrer har fået de relevante omkostninger registreret - dvs. at der er korrekte priser på indkøbsordrer og evt. øvrige omkostninger til fx fragt, told m.v. er registreret. Det samme gælder for produktionsordrer, hvor der evt. kan registreres produktionsomkostninger.

(3) Tæl lageret op - og følg gerne disse råd:

Tæl varerne op som separate varepartier, da kostprisen for de enkelte varepartier kan variere.
Tæl hele lageret op på én gang, og undgå om muligt lagerbevægelser (indkøb/produktion/salg/retur/lagerflyt) denne periode.
Registrer optællingen i tracezilla med det samme.
Vær opmærksom på, at lageroptællingens effekt på lagerværdien kan ses i den måned, lageroptællingen er registreret i, når måneden er afsluttet. Det vil derfor give mening at tælle lageret op sidst i den måned, du derefter ønsker at opgøre lagerværdien for. Læs mere om lageroptælling her og her.

(4) Genberegn lagerværdisætningsrapporten, hvis du har foretaget ændringer på ordrer for den relevante periode på samme dag, som du vil opgøre lagerværdien.

(5) Validér dine data. Download fx fanen Pr. vareparti som xlsx-fil. I filen kan du let tilføje et filter på kolonnerne. I kolonne H (Antal) kan du kigge efter negative tal - det betyder enten at der nogle åbne ordrer, som bør ajourføres, eller at der mangler registrering af indkøb (kun ikke-sporbare varearter). I kolonne I eller J (Værdisætning/Pr. Enhed) kan du kigge efter negativ værdi, værdi = 0 samt for lav værdi:

Negativ værdi: negativt lager
Værdi = 0: Manglende registrering af indkøbspris samt evt. relevante budgetposter på de relevante indgående ordrer (forekommer rigtig tit på import indkøbsordrer, som er oprettet i forbindelse med go live)
For lav værdi: Mangelfuld registrering af enten indkøbspris og/eller budgetposter

(6) Download rapporten i xlsx-format (alle faner eller som minimum Oversigt, Bevægelser samt Pr. vareparti), navngiv filen med dato for opgørelse og gem til den evt. senere brug. Gør dette hver gang du opgør og anvender din lagerværdi.

(7) Før ændringslog for ændringer foretaget i ordrer, der datomæssigt tilhører perioder, hvor lagerværdien er opgjort. Det gør det lettere for dig at finde årsager til afvigelser/efterreguleringsposter senere hen.

(8) Vær opmærksom på, at salgspris og kostpris ikke er det samme. Lagerværdien af dine salgbare varer er ikke den værdi, du kan sælge varerne for, men den omkostning der har været for at få varerne på lager.

(9) Andre årsager til afvigelser/forskydninger ift. dit regnskabssystem kan være:

En stor del af varelageret er registreret uden sporbarhed. Kostprisen for varer uden sporbarhed beregnes som en gennemsnits på baggrund af historiske ordrer, og gennemsnittet vil typisk ændre sig måned for måned.
Manglende eller ændrede informationer i integrationsopsætningen til regnskabsystemet

Gode råd til overførsel af lagerværdi til regnskabssystem

Når lagerværdien er opgjort i tracezilla, kan lagerjusteringsposterne som beskrevet overføres til dit regnskabssystem som en bogføringskladde, hvis der er en aktiv standard-integration mellem de to systemer. For danske kunder er det muligt at integrere til e-conomic via en standardintegration, og der tages derfor udgangspunkt i e-conomic i nedenstående gåde råd.

Sørg for, at integrationsopsætningen er korrekt, og at alle relevante konti er udfyldt i opsætningens punkt 7. Læs vores vejledning til e-conomic integration her.
De konti, der skal bruges til de forskellige lagerjusteringsposter, skal være tracezilla-specifikke og må ikke anvendes til anden data, da tracezilla i såfald kan overskrive denne data, når lagerjusteringsposterne.
Overførte bogføringskladder, som alligevel ikke skal bogføres, skal slettes for ikke at forstyrrer senere data. Læs mere om overførsel af lagerjusteringsposter her.