Affärssystem för livsmedel: Vad ett ERP för livsmedelsbranschen ska klara
Ett affärssystem för livsmedel är ett ERP-system som stödjer de processer som livsmedels- och dryckesföretag är beroende av – lot- och batchspårbarhet, hållbarhetshantering, recept, kvalitetskontroll och återkallelser – utöver standardmodulerna för order, lager, inköp och ekonomi. Skillnaden mot ett generiskt affärssystem ligger inte i namnet, utan i om de livsmedelsspecifika processerna är en del av det dagliga arbetet eller måste hanteras i kalkylblad vid sidan av.
Varför livsmedelsföretag behöver mer än ett generiskt affärssystem
Alla affärssystem kan registrera en kundorder eller räkna lager. Det som skiljer livsmedelsbranschen åt är att varje produkt har egenskaper som påverkar hur den måste hanteras:
Den måste kunna spåras. EU-lagstiftningen kräver att livsmedelsföretag vet vem de fått varor från och vem de levererat till – ner på partinivå (förordning (EG) nr 178/2002, artikel 18).
Den har en hållbarhet. Varorna har ett bäst före-datum eller en sista förbrukningsdag, och lagret ska plockas efter utgångsdatum, inte bara efter mottagningsdatum.
Den tillverkas av varierande råvaror. Recept ger olika utbyte beroende på råvaran, och ingredienser behöver ibland bytas ut.
Den granskas. Livsmedelskontrollen, er egenkontroll och certifieringar som IFS, BRCGS och ISO 22000 förväntar sig dokumentation som kan tas fram snabbt.
Ett generiskt affärssystem kan ofta anpassas för att hantera detta, men anpassningar kostar pengar, tar tid och måste underhållas vid varje uppgradering.
Kärnfunktioner i ett affärssystem för livsmedel
Lot- och batchspårbarhet
Den viktigaste funktionen. Systemet ska registrera lot-nummer vid varumottagning, koppla råvarupartier till de produktionsbatcher de används i och registrera vilka partier som skickas till vilka kunder. Det gör lotspårbarhet till en sökning i stället för en utredning.
Hållbarhet och FEFO
Systemet ska spara bäst före-datum per parti och föreslå plock enligt First Expired, First Out (FEFO). Bra system visar också vilka varor som närmar sig sitt datum, så att de kan säljas, prissänkas eller användas innan de blir svinn.
Recept och produktion
Livsmedelsproduktion arbetar med recept och styckelistor som måste kunna hantera utbyte, svinn och ersättningar. En produktionsorder ska förbruka de faktiska råvarupartierna och skapa en ny batch, så att kostnad och spårbarhet registreras i samma steg.
Kvalitetskontroll och dokumentation
Mottagningskontroll, kvalitetskontroller och avvikelser ska registreras på det parti de gäller. På så sätt byggs dokumentationen för HACCP, IFS, BRCGS och ISO 22000 upp som en del av det dagliga arbetet.
Återkallelser
När ett problem upptäcks ska systemet på några minuter visa vilka produkter, batcher och kunder som berörs – och vilka varor som fortfarande finns i lager. Se även så hittar ni en felaktig batch på minuter.
Livsmedelsspecifika grunddata
Allergener, näringsdeklaration och ingrediensförteckning för märkning enligt förordning (EU) nr 1169/2011, flera enheter (st, kolli, kg, pallar) och certifieringar som ekologiskt. Företag som säljer ekologiska varor behöver också en ekologisk massbalans.
Integrationer
Livsmedelsföretag arbetar sällan ensamma. Vanliga integrationer är EDI med handelskedjor, webbutiker, bokföringssystem, lager- och fraktsystem och, för dryckesföretag, punktskattesystem som EMCS.
Vilka livsmedelsföretag behöver ett affärssystem?
Affärssystem för livsmedel är relevant i hela leveranskedjan, inte bara i produktionen:
Livsmedelsproducenter – från små hantverksproducenter till industriella tillverkare – som behöver recept, produktionsbatcher och intern spårbarhet.
Importörer och grossister som behöver lotspårning, hållbarhetshantering och snabb orderhantering utan att själva producera.
Dryckesproducenter som bryggerier, destillerier och musterier, som även hanterar punktskatter.
Varumärkesägare som låter en legotillverkare producera, men som fortfarande har det juridiska ansvaret för spårbarheten.
En vanlig anledning är tillväxt: när antalet artiklar, kunder eller partier når en punkt där kalkylbladen inte hänger med, eller när en kund eller ett certifieringsorgan begär dokumentation som tar dagar att ta fram.
Branschspecifikt vs. standardaffärssystem
Affärssystem för livsmedel finns i två huvudformer: nischsystem som utvecklats för ett enda segment, och standardaffärssystem som stödjer de processer livsmedelsföretag behöver. Nischsystem kan passa ett snävt behov väl, men kan ha svårt att hänga med om företaget växer in i nya produktkategorier. Ett standardsystem med inbyggt stöd för partier, hållbarhet och spårbarhet kan användas av företag både inom och utanför livsmedelsbranschen och är oftast lättare att hålla uppdaterat. Många av samma processer – batchspårbarhet, utgångsdatum och återkallelser – är också centrala i ett affärssystem för läkemedel.
Vad är skillnaden mellan ett affärssystem och ett affärssystem för livsmedel?
Ett affärssystem för livsmedel stödjer – utöver standardmoduler som order, lager och ekonomi – de livsmedelsspecifika processerna: lotspårbarhet, hållbarhet, FEFO-plock, recept, kvalitetsdokumentation och återkallelser.
Är det ett lagkrav att ha ett affärssystem som livsmedelsföretag?
Nej. Lagen kräver spårbarhet, inte ett visst system. Men de flesta företag märker att när de hanterar fler än en handfull artiklar och partier blir det långsamt och felbenäget att uppfylla kraven på spårbarhet och dokumentation utan ett system.
Behöver små livsmedelsföretag ett affärssystem?
Många små producenter börjar med kalkylblad och ett separat bokföringsprogram. Ett affärssystem blir aktuellt när spårbarhet, lager och order börjar ta mer tid än själva produktionen, eller när kunder och kontrollmyndigheter kräver dokumentation som är svår att ta fram manuellt.
Hur hjälper ett affärssystem vid en återkallelse?
Genom att registrera vilka råvarupartier som ingår i vilka batcher, och vilka batcher som levererats till vilka kunder, kan systemet visa hela omfattningen av en återkallelse på några minuter – så att bara de berörda varorna dras tillbaka.
