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Documentation de tracezilla

Commande d'achat

À propos de la commande d’achat

Une commande d’achat est généralement la première commande créée en relation avec la gestion des commandes. Une commande d’achat spécifie les marchandises qui entrent dans votre inventaire pour un traitement ultérieur avant de vendre les marchandises. Par la suite, vous créez des lots & nbsp; qui sont essentiels pour assurer la traçabilité de vos marchandises tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Si vous souhaitez effectuer un achat directement pour la production ou la vente, vous pouvez utiliser une expédition directe.

Dans les paramètres de votre entreprise, vous pouvez définir certains paramètres par défaut pour vos commandes.

Créer un en-tête de commande

Pour créer une commande d’achat, vous devez remplir l’en-tête de la commande avec les informations concernant les détails de la commande tels que le fournisseur, les dates et les conditions de livraison.

  1. Accédez à Achats & gt; Commandes pour visualiser vos commandes d’achat ou en créer une nouvelle.
  2. Cliquez sur le bouton Créez une commande d’achat dans le coin supérieur droit pour en créer une nouvelle.
  3. Dans le premier onglet, Détails de la commande, vous devez remplir les champs suivants :

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Fournisseur Sélectionnez le partenaire qui est le fournisseur. Un menu déroulant apparaîtra si vous cliquez dans le champ de saisie. Vous pouvez commencer à taper le nom du partenaire et des suggestions apparaîtront au fur et à mesure que vous tapez. Si vous n’avez pas encore créé le partenaire, vous pouvez cliquer sur + et créer le partenaire.

Indiquez également l’emplacement du fournisseur, par ex. l’adresse.
Date de commande La date de la commande est la date à laquelle la commande a été passée. La date est automatiquement renseignée avec la date de création de la commande dans l’application tracezilla. Vous pouvez écraser la date si vous avez commandé les marchandises auprès du fournisseur à une autre date.
Devise Sélectionnez la Devise dans le menu déroulant. Vous pouvez taper une lettre lorsque le menu déroulant est ouvert pour trouver la devise plus rapidement.
Taux de change Lorsque vous avez sélectionné la devise, vous n’avez rien d’autre à faire concernant le taux de change sauf à vérifier que le taux est correct. Vous pouvez mettre à jour le taux en cliquant sur les deux flèches formant un cercle. Le taux de change est mis à jour quotidiennement selon la Banque Centrale Européenne.
Référence des fournisseurs Vous pouvez saisir une référence comme un numéro de commande ou un numéro de facture dans le champ. Ceci est facultatif.
Délai de paiement Sélectionnez le terme que vous devez payer pour les marchandises au fournisseur dans le champ Terme de paiement. L’information apparaît généralement sur la facture du fournisseur. Vous pouvez sélectionner une condition de paiement par défaut pour ce partenaire dans les paramètres du partenaire. Les conditions de paiement apparaîtront automatiquement et vous n’aurez pas à sélectionner les conditions manuellement à chaque fois que vous créez une commande d’achat.
À qui appartient cette commande Le propriétaire de la commande est l’utilisateur de tracezilla qui est la personne de contact. Il s’agit généralement de la personne qui a commandé le produit ou de la personne responsable du contact avec l’entreprise fournisseur. Le champ est rempli automatiquement avec l’utilisateur tracezilla qui a créé la commande, mais vous pouvez simplement sélectionner un autre utilisateur dans le champ.
Contact Sélectionnez les fournisseurs Contact personne. Il peut s’agir de la personne avec laquelle vous avez été en contact concernant la commande des marchandises. Les contacts associés au partenaire sont créés dans les paramètres du partenaire. Dans les paramètres du partenaire, vous pouvez choisir un contact par défaut. Cliquez dans le champ pour voir les contacts déjà créés. Si vous n’avez pas encore créé le contact, vous pouvez cliquer sur +.
Statut Définissez le Statut de la commande d’achat. Vous pouvez sélectionner soit Ordre, Brouillon ou Devis. Si vous sélectionnez le statut Devis le document associé sera une demande de devis. Si vous sélectionnez le statut Ordre ou Brouillon le document associé est une confirmation de commande. En cas de statut Ordre, le statut d’approvisionnement des lignes de lot créées sera confirmé et vous pourrez disposer des lots dans d’autres commandes. En cas de statut Brouillon , le statut d’approvisionnement des lignes de lot créées sera attendu et vous ne pourrez pas disposer du lot dans d’autres commandes.

Détails de livraison

Passez à l’onglet suivant dans l’en-tête de la commande, Détails de livraison.

Livraison au partenaire Sélectionnez le partenaire auquel les marchandises sont livrées. C’est souvent votre propre partenaire ou un fabricant externe auquel les produits sont livrées.

Sélectionnez également l’adresse du destinataire dans le champ Emplacement du partenaire. Si vous n’avez pas créé le partenaire ou l’emplacement, vous pouvez cliquer sur +. Il est très important que vous vous assuriez que c’est le bon emplacement que vous avez choisi sur le terrain. Les produits sont stockées à l’emplacement sélectionné et, dans le processus ultérieur, les produits ne peuvent être sélectionnées et prélevées qu’à partir de cet emplacement.
Retrait du partenaire Sélectionnez le partenaire qui livre les produits. Sélectionnez également l’emplacement.
Transitaire Vous pouvez sélectionner le partenaire qui est responsable de l’expédition des marchandises. Sélectionnez également l’adresse de livraison dans le champ de localisation. Le nom du partenaire et l’adresse de l’emplacement apparaîtront sur les documents. Il est facultatif de remplir les informations. Si vous n’avez pas encore créé le partenaire, vous pouvez cliquer sur +.
Date de livraison Sélectionnez la date à laquelle les produits sont livrées à l’emplacement sélectionné dans le champ Livraison au partenaire. Selon le navigateur dans lequel vous utilisez tracezilla, vous pouvez soit entrer la date, soit la sélectionner dans le calendrier contextuel.
Délai de livraison Dans le menu déroulant, vous pouvez sélectionner les conditions de livraison qui ont été convenues avec le fournisseur. Dans le menu déroulant, vous trouverez INCOTERMS®, qui est un ensemble de termes prédéfinis émis par la Chambre de commerce internationale qui définit les responsabilités de l’acheteur et du vendeur en relation avec le commerce. Vous pouvez saisir un texte personnalisé et le texte apparaîtra sur les documents. Vous pouvez définir des conditions de livraison standard pour le partenaire dans les paramètres du partenaire.
Date de retrait Sélectionnez la date d’enlèvement des produits à l’emplacement sélectionné dans le champ Retrait chez le partenaire. Selon le navigateur dans lequel vous utilisez tracezilla, vous pouvez soit saisir la date, soit la sélectionner dans le calendrier contextuel.
Date de disponibilité Sélectionnez la date à laquelle les produits sont disponibles à l’endroit indiqué dans le champ livrer à. La date de disponibilité sera souvent la même que la date de réception et de vérification des livraisons avant que les produits ne puissent être utilisées pour un traitement ultérieur.

Il est très important que la date sélectionnée soit correcte, car elle a un effet lorsque les produits sont en stock et disponibles pour être éliminés dans d’autres types de commandes, par exemple ordres de production ou commandes de vente.

Remarques

Allez dans le troisième onglet, Remarques.

Si vous avez passé un accord avec le fournisseur ou si le fournisseur a saisi un commentaire sur la confirmation de commande ou la facture, vous pouvez saisir le texte ici. La remarque apparaîtra sur les documents. Ceci est facultatif.

Vous pouvez ajouter une balise à la commande. Vous pouvez utiliser des balises pour organiser et structurer le contenu. Il peut également être utilisé pour la catégorisation. Cela facilite la recherche d’un groupe de commandes dans les aperçus. Les balises sont à usage interne dans tracezilla. Si vous n’avez pas créé la balise, vous pouvez cliquer sur +. Ceci est également facultatif.

 

N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez renseigné les informations dans l’en-tête de la commande. Vous pouvez modifier certaines informations ultérieurement, si nécessaire.

 

Créer des lignes de commande

Les lignes de commande contiennent les articles que vous avez commandés. Vous créez une ligne de commande pour chaque article (produits, fret, échantillons) inclus dans la commande.

En règle générale, tracezilla fait la distinction entre les lignes de lot et les lignes de service. Les lignes de lot mettent les produits en stock et les lignes de service sont pour des services comme le fret apparaissant sur la facture. Les services n’affectent pas les niveaux d’inventaire.

Créer des lignes de lot

  1. Allez dans l’onglet Lots achetés et cliquez sur le bouton Créer un lot.
  2. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’UGS’ pour lequel vous souhaitez créer un lot et le nombre de lots que vous souhaitez créer. Si l’UGS’ n’existe pas encore, vous pouvez le créer au fur et à mesure.
  3. Sélectionnez la Quantité de lots.
  4. Entrez le nombre d’unités de lot dans un lot.
  5. Si vous n’avez pas verrouillé la relation entre l’unité de mesure et l’unité de lot, vous devez également indiquer le nombre d’unités de mesure par unité de lot.
  6. Indiquez le prix d’achat par unité. Si vous avez créé une liste de prix et que vous l’avez liée au fournisseur, le prix se remplira automatiquement.
  7. Par défaut, le Statut de l’approvisionnement sera défini sur Confirmé. Vous pouvez changer ce statut en Prévu ou Brouillon. Pour pouvoir disposer d’un lot, le statut doit être Confirmé.
  8. Dans la section Attributs, vous pouvez définir des valeurs pour les attributs individuels. Vous définissez sur l’UGS quels attributs doivent être disponibles. Vous pouvez en savoir plus sur les attributs.
  9. Sous l’onglet Pays d’origine, Dates, Divers vous pouvez indiquer A utiliser avant/A consommer de préférence avant et Date de fabrication, le cas échéant. Ceci est nécessaire pour gérer votre inventaire selon la date d’expiration’ - le principe FEFO: Première Expiration premier sorti.
  10. Cliquez sur Enregistrer.

Unité de gestion des stocks Vous pouvez choisir entre trois options dans le champ supérieur qui ont un impact sur les SKU que vous pouvez sélectionner dans le champ ci-dessous.

UGS actives - vous pouvez trouver l’UGS parmi tous les UGS configurées comme actives. Les UGS inactives ne peuvent pas être sélectionnés dans le champ ci-dessous.

A une relation de partenaire - En sélectionnant des UGS avec des relations de partenaire, le menu déroulant est limité à afficher les UGS qui ont été configurés avec une relation partenaire pour le fournisseur spécifique sélectionné dans l’en-tête de la commande.

Avec des prix partenaires - En sélectionnant des UGS avec des relations partenaires, le menu déroulant est limité à afficher les UGS qui ont un prix entré dans la liste de prix associé au partenaire sélectionné dans l’en-tête de la commande.
Quantité Saisissez la quantité de pièces, colli, sacs, litre ou kg que vous avez commandés en fonction de l’unité de mesure que vous avez sélectionnée lors de la configuration de l’UGS.
Prix unitaire (devise) Saisissez le prix unitaire, par ex. au kg, colli etc. Vous pouvez créer et associer une liste de prix à un partenaire. Ensuite, le prix des marchandises sera rempli automatiquement. En savoir plus sur les listes de prix.
Activer la traçabilité Nous recommandons que la traçabilité soit toujours activée lors de la commercialisation de produits alimentaires ou d’autres produits pour lesquels la loi exige la traçabilité.
Quantité des lots Entrez le nombre d’unités de lot dans un lot.
Y compris les unités gratuites Si vous avez reçu une quantité de marchandises et que certaines de ces marchandises étaient gratuites, vous pouvez l’indiquer ici. Les informations apparaîtront sur les documents.
Statut de l’offre Indiquer le status d’approvisionnement des marchandises. Lorsque le statut d’approvisionnement est confirmé, cela signifie que les lots peuvent être éliminés dans d’autres commandes, car il a été confirmé qu’ils seront en stock.

Lorsque le statut d’approvisionnement est attendu, les lots ne peuvent pas être éliminés dans d’autres commandes. Par exemple, vous avez peut-être commandé des marchandises et vous vous attendez donc à ce qu’elles soient bientôt en stock, mais vous n’avez pas encore reçu la confirmation de commande ou vous n’êtes pas sûr que le fournisseur puisse livrer la quantité de marchandises souhaitée.

Quand le le statut de l’approvisionnement est brouillon, les lots ne peuvent pas être éliminés dans d’autres commandes. Le statut est plein lorsque vous souhaitez commander des marchandises mais que vous êtes encore en train de déterminer quelle quantité de marchandises sera nécessaire.

Le statut d’approvisionnement peut être un avantage à utiliser correctement lorsque plusieurs utilisateurs travaillent ensemble dans le système, de sorte qu’il n’y a aucun doute quant à savoir si les marchandises ont été commandées ou non.
Attributs Vous pouvez attribuer des attributs à vos lots. Un attribut peut être une spécification, une taille, un emballage ou une qualité, mais également des informations sur le code UGS des fournisseurs, le bac de stockage, le statut douanier ou le code tarifaire de l’UE. Vous devez activer un attribut pour l’indiquer sur un lot. En savoir plus ici.

Créer des lignes de service

Ajoutez une ligne de service à la commande d’achat pour indiquer un service lié à la commande.

Un service est quelque chose qu’une entreprise ou une institution propose à ses clients gratuitement ou à un prix et qui n’entraîne pas d’élévation des niveaux de stocks. Il existe différents types de services. Le service le plus courant est le fret et les coûts associés.

Allez dans l’onglet Lignes de service et cliquez sur Créer une ligne de service. Une boîte de dialogue apparaîtra avec les champs suivants :

Service prédéfini Si vous avez créé un service, vous pouvez sélectionner le service dans le champ. Si vous utilisez un service prédéfini, vous n’avez pas à remplir les autres champs de la boîte de dialogue.
Ligne de texte Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents décrivant le service. Le texte sera placé sur la même ligne que le prix du service.
UGS sur commande Sélectionnez une UGS parmi les lignes de lot de la commande si vous souhaitez associer la ligne de service à un SKU spécifique. par exemple. une remise sur l’UGS et non sur la totalité de la commande. La ligne de service sera placée sous la ligne à laquelle elle est liée sur les documents.
Catégorie Sélectionnez une catégorie dans le menu déroulant, par ex. analyse, fret, remise, etc. La catégorie définit dans quelle colonne le prix de la ligne de service est placé dans les rapports tels que le rapport de vente.
Étiquettes Si vous avez créé une balise pertinent pour la ligne de service, vous pouvez simplement cliquer sur le champ et le sélectionner dans la liste déroulante. Si vous souhaitez ajouter une balise, vous pouvez cliquer sur +.
Méthode de calcul Sélectionnez si vous souhaitez indiquer le prix du service À l’unité, sous forme de prix fixe ou de pourcentage.
(Par unité) Sélectionnez l’unité de mesure dont le prix doit être calculé en fonction, par ex. colli, kg, litre, pcs.
Prix/prix unitaire/pourcentage Le nom de ce champ varie en fonction de la méthode de calcul que vous avez sélectionnée dans le champ ci-dessus. Indiquez le prix fixe, le pourcentage ou le prix unitaire dans le champ. Si le prix est à l’unité, vous pourrez voir le prix total dans le champ gris inférieur. Si la ligne de service est une remise, assurez-vous d’utiliser le signe -, par ex. -10%.

La poursuite du traitement de la commande d’achat

Vous pouvez basculer entre les onglets Lots achetés, Lignes de service, Livraisons, Budget, Dépenses, Documents et Fichiers sur la commande.

Les boutons au-dessus des lignes de lot

Les boutons au-dessus des lignes de lot sont liés aux lignes de lot. Pour appliquer un bouton, il suffit de cocher la case à côté de la ligne de lot. Si vous souhaitez appliquer un bouton sur toutes les lignes de lot du bon de commande, cochez la case dans la ligne supérieure à côté du filtre de recherche. Cela marquera toutes les lignes de lot.

En savoir plus sur l’utilisation des boutons ci-dessous :

Ajouter une trace Vous pouvez ajouter une trace à votre lot, ce qui permet d’assurer la traçabilité, par ex. un numéro de lot. Un système de trace définit le type de trace que vous pouvez ajouter. En sélectionnant Autre système de tracement, vous pouvez définir vous-même une trace. Le nom de la trace est alors renseigné dans le champ Libellé. Dans le champ Clé, saisissez les informations associées à la trace, par ex. un numéro ou un code d’identification.

La trace doit être avancée : permet aux produits finis d’hériter des traces attribuées aux lots de matières premières en raison de la production.

Cependant, vous pouvez ajouter la trace au beaucoup après. Pour ce faire, (1) cliquez sur Entrepôt dans le menu du haut et sélectionnez Lots. (2) Trouvez le lot spécifique, par ex. en utilisant les filtres à gauche. (3) Cliquez sur le lot. (4) Naviguez jusqu’à l’onglet Traces. (5) Cliquez sur Ajouter une trace.
Définir les dates En cliquant sur le bouton, vous pouvez ajouter une date de fabrication et une date de péremption ou de péremption au lot. Lors du commerce de produits alimentaires, une distinction est faite entre les dates de consommation et de péremption. Les dates de péremption sont généralement indiquées sur les produits qui ne peuvent pas être consommés sans danger après la date. En ce qui concerne les dates de péremption, le produit peut être consommé après la date de péremption. Après la date de péremption, le consommateur est responsable du jugement des marchandises s’il est sûr de manger en fonction du goût et de l’odeur.
Créer en tant que… Si vous souhaitez utiliser le même lot et la même quantité de kg, pcs, colli sur un autre type de commande ou ordre, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité.

Sélectionnez la commande ou ordre sur laquelle vous souhaitez créer les lignes de lot dans la boîte de dialogue ou créez une nouvelle commande en cliquant sur +.
Imprimer des étiquettes Vous pouvez imprimer des étiquettes générées par tracezilla pour mettre vos marchandises en stock. Sélectionnez le type d’information qui doit apparaître sur votre étiquette en cochant le menu qui apparaît. Il y a un QR code sur votre étiquette par défaut. Vous pouvez le scanner avec l’application cloud de tracezilla sur le téléphone. Ensuite, vous pouvez visualiser le lot et ses informations sur le téléphone.
Supprimer le choix En cliquant sur le bouton, vous supprimez la ou les lignes de lot marquées. Il s’agit d’une action permanente, c’est pourquoi vous devez confirmer votre action dans la boîte de dialogue.

Expédier et recevoir la commande

Lorsque vous avez reçu ou expédié une commande, vous pouvez facilement la marquer comme reçue/expédiée en utilisant les boutons Expédier la commande et Recevoir la commande dans le coin supérieur droit de la commande. En savoir plus sur Livraisons.

 

Retour des marchandises achetées

Si les marchandises reçues doivent être retournées à un fournisseur, cela est enregistré sur la commande d’achat. Sur la commande d’achat, la marchandise est enregistrée comme perdue et le motif est noté. Pour le faire, suivez ces étapes:

  1. Appuyez sur le bouton Achats dans le menu du haut et sélectionnez Commandes.

  2. Recherchez la commande en question où vous avez enregistré le lot acheté.

  3. Accédez à la commande et cliquez sur Rouvrir la commande dans le coin supérieur droit.

  4. Cliquez sur la ligne avec le lot à retourner. La ligne de lot se déroule.

  5. Corrigez la ligne de lot :

  • Si le lot entier doit être retourné, appuyez sur le bouton bleu avec trois points et une flèche. Sélectionnez ensuite Modifier et le status de l’offre est corrigé en Lost.

  • Si une partie du lot doit être retournée, appuyez sur le bouton bleu avec trois points et une flèche. Sélectionnez ensuite Split Line. Saisissez la quantité retournée. Corrigez le status de l’offre à Lost.

Ajustez le prix unitaire à 0 si vous obtenez un remboursement. Passez à l’onglet suivant dans Pays d’origine, dates, etc. et entrez la raison du retour. Vous avez également la possibilité de joindre un fichier à la commande d’achat. Appuyez sur Recevoir la commande pour fermer la commande d’achat.

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