Indkøbsordre

For at få varer ind på dit lager, skal du oprette en indkøbsordre og oprette de købte varepartier på indkøbsordren. Hvis du ønsker at købe direkte til produktion eller salg, kan du gøre brug af direkte forsendelse.

Under dine virksomhedsindstillinger kan du sætte nogle standardindstillinger for dine ordrer.

Du får vist dine indkøbsordrer ved at klikke Indkøb i topmenuen og vælge Ordrer i rullemenuen.

Opret indkøbsordre

  1. Vælg Indkøb i topmenuen og klik på Ordrer i rullemenuen.
  2. Klik på knappen Opret Indkøbsordre øverst i højre hjørne.

    Opret indkøbsordre

  3. Vælg Leverandør. Hvis en lokation allerede er udfyldt for leverandøren, vil den automatisk blive udfyldt. Hvis der er flere lokationer, skal du vælge den rette.

    Opret indkøbsordre - vindue

  4. Vælg Ordredato. Feltet vil som udgangspunkt blive udfyldt med dags dato.
  5. Tjek at valutakurs er udfyldt og korrekt, hvis det er relevant. Hvis ikke valutakursen er udfyldt, vil indkøbsprisen ikke blive vist på ordren som en del af de budgetterede omkostninger.
  6. Indtast evt. Leverandørens ref.
  7. Vælg evt. Betalingsbetingelser.
  8. Hvem ejer denne ordre vil som udgangspunkt være sat til den bruger, der opretter ordren.
  9. Tilføj evt. en Kontakt på ordren. Denne skal være tilknyttet partneren på forhånd.
  10. Klik på fanen Leveringsoplysninger øverst i dialogvinduet.

    Indkøbs - Leveringsoplysninger

  11. Tjek at den rigtige lokation står anført under Leveres til partner, og at oplysningerne under Afhentes fra partner er korrekt.
  12. Udfyld speditør og leveringsdato. Du kan vælge at udfylde standard leveringsbetingelser i form af INCO-terms®.
  13. Tilgængelighedsdatoen er den dato, hvor varepartiet er på lokationen og kan indgå i ordrer fx produktionsordrer. Varepartierne er tilgængelige efter de er leveret og har været igennem en modtagekontrol.
  14. Under fanen Bemærkninger kan du eventuelt tilføje en bemærkning til ordren. OBS! Denne bemærkning vil fremgå af ordredokumenter. Du har desuden mulighed for at tilføje ordre-tags og interne kommentarer. Disse interne kommentarer vil ikke fremgå af ordredokumenter.

    Indkøb - Bemærkninger

  15. Klik på Gem for at oprette indkøbsordren.

Når ordren er oprettet, vil du se ordrevisningen. Du kan skifte mellem at få vist Ordre- og Leveringsdetaljer under fanerne i ordrehovedet øverst til venstre.

Øverst midt på siden har du adgang til relevante dokumenter på ordren i Hurtigadgang til dokumenter, og nedenunder får du vist nogle Nøgletal for de omkostninger, der er knyttet til ordren. Læs om nøgletallene her.

Opret varepartier

  1. Gå til fanen Indkøbte varepartier og klik på knappen Opret varepartier.
  2. Vælg Vareart.

  3. Indtast antal varepartienheder.

    Indkøb - antal enheder

  4. Angiv antal varepartier der modtages.

    Hvis du har modtaget nogle varer med flere forskellige lot-numre (varepartinumre) har du modtaget flere varepartier. Angiv også Antal fx kolli, kg, stk, dvs. hvor mange enheder, der går på et vareparti. Hvis du ønsker at ændre kasseenheden, men ikke kan, så læs her. Du kan læse mere om måleenheder i relation til varearter her.

  5. Du kan herefter angive indkøbsprisen pr. enhed i feltet Enhedspris.

    Dette kan du vælge at gøre pr. kasseenhed eller pr. måleenhed. Hvis du har lavet en prisliste og knyttet den til leverandøren, så vil prisen automatisk blive udfyldt.

  6. Hvis du ikke har låst forholdet mellem måleenhed og kasseenhed, skal du endvidere angive Antal måleenheder pr. kasseenhed.

    Hvis du fx har æblemost i 1 litersflasker pakket i rammer af 6 stk., vil kasseenheden være kolli og måleenheden stk. Måleenheder pr. kasseenhed vil være 6.

  7. I udgangspunktet vil Forsyningsstatus være sat til Bekræftet. Du kan ændre denne status til Forventet eller Kladde. Læs mere om varepartierne forsyningsstatus længere nede.
  8. Under Vareattributter kan du definere egenskaber for de enkelte attributter. Hvilke attributter, der skal være tilgængelige defineres for hver vareart. Du kan læse om attributter her.
  9. Under fanen Oprindelsesland, datoer etc. angives varepartiets Oprindelsesland, Anvendes inden eller Bedst før, som er varens dato for holdbarhed og evt. produktionsdato. Dette er nødvendigt for at kunne styre lagerbeholdningen efter FEFO - First Expired, First Out.
  10. Klik på Gem, når du har udfyldt oplysningerne for varepartiet. Varepartiet vil nu komme frem som en varepartilinje under fanen Indkøbte varepartier.

Opret servicelinje

Ønsker du at oprette en service, der ikke har indflydelse på lagerbeholdning, kan du oprette en servicelinje. Læs mere om servilinjer her.

Du kan skifte mellem visning af fanerne Indkøbte varepartier, Servicelinjer, Leveringer, Budget, Udgifter, Dokumenter og Filer på ordren.

Under Hurtig adgang til dokumenter kan du se de dokumenter der vedrør ordren, og du kan tilføje en ordrebekræftelse ved at klikke på Indkøbsordre og vinge de relevante oplysninger af, som skal fremgå af dokumentet.

Anmodning om tilbud

Du kan vælge at oprette en anmodning om tilbud i stedet for en indkøbsordre.

  1. Vælg Indkøb i topmenuen og klik på Ordrer i rullemenuen.
  2. Klik på knappen Opret indkøbsordre i øverste højre hjørne.
  3. Under Status skal du vælge Tilbud fra listen. anmodning om tilbud
  4. Udfyld informationerne for ordren. Du skal som minimum vælge partner og lokation under Leverandør, Leveres til partner og Afhentes fra partner samt vælge Afhentningsdato og Leveringsdato.
  5. Herefter skal du oprette varepartier til ordren som beskrevet ovenfor.

Du kan senere ændre status under ordredetaljerne ved at klikke på Rediger i ordreoversigten og ændre status fra Tilbud til Ordre eller Annulleret.

 

Tilret ordre inden modtagelse

Når en ordre ankommer til lokationen, er det vigtigt at tilpasse ordren til dét, der reelt bliver leveret.

 

Tilpas mængde af modtagne varer

Hvis du ikke modtager det antal varer, der oprindeligt er ordret på indkøbsordren, kan du nemt ændre dette inden modtagelse.

  1. Sørg for at ordren har status ‘Ordre’ ved at bekræfte ordren
  2. Klik på varepartilinjen ved det vareparti, der skal justeres.
  3. Klik på ikonet til højre, der viser 3 prikker og en pil, og vælg Redigér i rullemenuen.
  4. Juster antal i feltet Forsynet antal. Du vil fortsat kunne se hvad du forventede at modtage i Forventet antal
  5. Klik Gem
  6. Varepartiet er nu tilpasset, og de resterende varepartier kan tilpasses hvis nødvendigt.
  7. Differencen mellem det forventede og det leverede vil fremgå i rapporten Indkøb under menupunktet indkøb i topmenuen

 

Opdel varepartier

Hvis du modtager en vareart, der er leveret i flere varepartier, f.eks. med forskellige holdbarhedsdatoer, kan du opdele varepartilinjen, og dermed tilføje forskellige data for flere varepartier af samme modtagne vareart.

  1. Gå ind på ordren, der skal tilpasses.
  2. Klik på varepartilinjen, der skal opdeles.
  3. Klik på ikonet til højre, der viser 3 prikker og en pil, og vælg Opdel linje i rullemenuen.
  4. Indtast antallet for det ene vareparti.
  5. Klik Gem. Det resterende antal vil stå som et vareparti for sig i indkøbsordren.
  6. Opdel linjen for det resterende vareparti yderligere, hvis der modtages mere end to varepartier af samme vareart.

 

Dellevering/restordre

Hvis din leverandør ikke har fremsendt hele ordren, kan der foretages en delvis modtagelse, hvorefter ordren vil stå som Delvist modtaget, indtil restordren leveres på et senere tidspunkt.

  1. Gå ind på ordren, der skal tilpasses.
  2. Klik Modtag ordre øverst i højre hjørne.
  3. Klik på fanen Leveringer.
  4. Klik på ikonet med tre prikker og en pil til højre i linjen, og vælg Gå til leverance.
  5. I varepartilinjen for varepartier, der ikke er fuldt leveret, klikkkes Redigér.
  6. I Antal nedjusteres antallet til det der er leveret. Hvis en vareart slet ikke er leveret, indtastes 0.
  7. Klik Gem.
  8. Gentag evt. ved andre manglende varer.

Indkøbsordren vil nu have status Delvist modtaget, og der er oprettet en ekstra levering på ordren. Når resteordren leveres, klikkes Modtag ordre, og ordren vil efterfølgende være fuldt modtaget og afsluttet.

 

Tilføj sporbarhedsoplysninger

Når din ordre ankommer, kan du med fordel tilføje spor med det samme. Dette kan nemt gøres via indkøbsordren.

  1. Gå ind på indkøbsordren.
  2. Klik på varepartilinjen, for den relevante vareart.
  3. Vælg Tilføj spor (Batch-nr, certifikat, m.fl.).
  4. Vælg Sporingssystem.
  5. Alt efter hvilket sporingssystem der vælges, indtastes Nøgle, Mærkat, Partner/Certifikat m.m.
  6. Hvis det valgte spor skal fastholdes fremadrettet, sæt da flueben i boksen. Det medfører f.eks. at hvis et spor tilknyttes en råvare, der senere indgår i en produktion, vil sporet også blive tilknyttet færdigvaren.

 

Med tracezilla kan du printe interne labels til varepartier med QR-koder, og desuden GS1 kollilabels.

  1. Gå ind på indkøbsordren.
  2. Klik på varepartilinjen.
  3. Klik på pilen til højre i varepartilinjen, og vælg Gå til vareparti i rullemenuen.
  4. Klik på Udskriv label.
  5. Vælg label-format.
  6. Indtastet evt. en bemærkning, der skal fremgå af dit label.
  7. Vælg de ønskede Sporingssystemer, der skal vises.
  8. Klik Udskriv labels.
  9. Du vil blive navigeret til et vindue, med printoplysninger, der er opsat for din tilknyttede printer.
  10. Følg instruktionerne i printer-vinduet.

 

Afsend og Modtag ordre

Når du har modtaget en ordre eller den er afsendt fra din leverandør, kan du nemt markere varepartierne som modtaget/afsendt ved hjælp af hurtigknapperne Afsend ordre og Modtag ordre i øverste højre hjørne på ordren. Læs mere under Leveringer.

 

Varepartiernes forsyningsstatus - forklaring

Forskel mellem varers forsyningsstatus kladde, forventet eller bekræftet: 

Når varer har status som bekræftet betyder det at de kan disponeres i ordrer, fordi det er bekræftet at de kommer på lager fx hvis du har bestilt varerne og fået en ordrebekræftelse fra din leverandør.

Når varer har status som forventet kan de ikke disponeres i ordrer. Det kan fx være at du har bestilt nogle varer og derfor forventer at de vil komme på lager, men du har endnu ikke modtaget ordrebekræftelsen.

Når varepartilinjer har status som kladde kan de heller ikke disponeres i ordrer. Statussen kan anvendes til når du gerne vil bestille varer, men stadig er ved at planlægge bestillingen. De tre forsyningsstatusser kan især være en fordel at benytte korrekt, når flere brugere arbejder sammen i systemet, for at der ikke opstår tvivl om hvorvidt varer er bestilt eller ikke.

 

Returnering af indkøbte varer

Hvis du har modtaget nogle varer fra en leverandør, som skal sendes retur, dokumenteres det på indkøbsordren.

Her registreres varerne som returneret og årsagen skrives ind. Derefter kan der oprettes en debetnota.

Det kan du gøre ved at følge denne fremgangsmåde:

  1. Klik på Indkøb i topmenuen og vælg Ordrer.

  2. Søg den pågældende ordre frem, hvor du har registreret det indkøbte vareparti.

  3. Gå ind på ordren og klik på Genåbn ordre i øverste højre hjørne.

    Bemærk venligst, at ordren skal være åben (have status som Ordre), for at kunne rette i orden og lave en debetnota.

  4. Klik på varepartilinjen ud for det eller de varepartier, som skal returneres. Varepartilinjen folder sig ud.

  5. Ret varepartilinje(n/erne) til:
  • Hvis hele varepartiet skal returneres, klikkes på den blå knap med tre prikker og en pil. Derefter vælges Rediger og forsyningsstatus rettes til Returneret.

  • Hvis en del af varepartiet returneres, klikkes på den blå knap med tre prikker og en pil. Derefter vælges Opdel linje. Skriv den returnerede mængde ind i feltet Antal. Ret forsyningsstatus til Returneret.

  1. Gå til den næste fane i dialogvinduet Oprindelsesland, datoer etc. Skriv årsagen til returneringen ind, så du altid kan finde tilbage til dokumentationen. Klik på Gem.
  2. Gå til fanen Dokumenter.
  3. Klik på Opret debetnota.
  4. Gennemse dokumentet. Klik på E-mail for at sende dokumentet til leverandøren.
  5. Klik på Modtag ordre for at afslutte indkøbsordren.

 

 

Massehandlinger

Det er muligt at foretage massehandlinger for flere varepartier på din indkøbsordre. Dette kan du gøre ved at sætte flueben ved de varepartilinjer, som handlingen vedrører. Derefter klikkes Massehandlinger, og den relevante handling vælges i rullemenuen.

Ved hjælp af funktionen kan du:

  • Tilføje spor (batch-nr, certifikat, m.fl.)
  • Sætte datoer
  • Genopfriske priser

Du kan desuden Ændre forsyningsstatus til:

  • Kladde
  • Forventet
  • Bekræftet

Hvis du har brug for at flytte et vareparti til en anden ordre, kan du benytte funktionen Flyt til. Dette kan f.eks. være relevant, hvis et vareparti er oprettet på en forkert indkøbsordre, og bør flyttes til den korrekte indkøbsordre. Du kan foretage flyt imellem indkøbsordrer og produktionsordrer.

Vær opmærksom på, at ordren, som et vareparti flyttes fra, skal være åben.

Markér det relevante vareparti, og vælg Flyt til:

  • Indkøbsordre
  • Produktionsordre

Efterfølgende kan du i rullemenuen vælge den ordre, du ønsker at flytte varepartiet til.

Indhold