Spor til sporbarhed
tracezilla holder styr på sporbarheden af dine varepartier. Idet hele systemet er bygget op om og styres på varepartier, vil sporbarheden af de produkter du forarbejder og sælger automatisk blive sikret, fordi du har lot-numre på hvert vareparti, som bliver anført på alle dokumenter. Du kan også vælge at føre et lager uden sporbarhed.
For at sikre sporbarheden tilbage til dine leverandører og evt. tidligere leverandører, kan du tilføje et spor til dit vareparti. Det kan f.eks. være i form af det lot-nummer, som varepartiet havde da du købte det.
Du kan tilføje andre spor som f.eks. containernummer, pallenummer eller et certifikat fra din leverandør. Læs om certifikater.
Et spor kan tilføjes til et vareparti eller til en levering.
- Du kan tilføje sporet til varepartiet via din indkøbsordre eller produktionsordre ved at markere varepartiet med flueben i venstre side og klikke på knappen Tilføj spor (batchnr. certifikat m.fl.).
- Du kan også tilføje sporet ved at gå ind på et vareparti og vælge fanen Spor.
- For at tilføje spor til en levering skal du gå ind på din levering og vælge fanen Spor.
- Klik på knappen Tilføj spor og vælg hvilket sporingssystem du ønsker at anvende.
- Du kan vælge Certifikat, Lot-nummer, Pallenummer, Containernummer, Track & Trace eller Andet. Udfyld nummeret i feltet Nøgle.
- Hvis du vælger Certifikat skal du vælge certificeringsorganet blandt dine partnere. Hvis certificeringsorganet ikke allerede er blandt dine partnere, kan du tilføje det ved at klikke på +-symbolet ud for feltet. Vælg derefter det rette certifikat.
Herunder kan du se en tabel over de tilgængelige sporingssystemer, med en tilhørende forklaring.
| Sporingssystem | Forklaring |
|---|---|
| Sporbarhed | |
| Batch-nummer | Du kan indtaste batch-nummeret i feltet Nøgle. Læs mere i ordbogen om batch. |
| Lot-nummer | Du kan indtaste lot-nummeret i feltet Nøgle. Læs mere i ordbogen om lot-nummer. Du kan vælge at dette nummer skal erstatte det autogenerede nummer på dokumenter - læs mere her. |
| Oprindelse | |
| Oprindelse, råvare | Hvis en råvare oprinder fra flere lande f.eks. ved pooling, kan oprindelsen angives som landekoder i henhold til ISO 3166. Find dem her. |
| Præferenceoprindelse | Dette er angivelsen af i hvilket land en vare oprindeligt har fået tildelt told tariffkode, jvf. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2015/2447 |
| Certificering | |
| Certifikat. | Du kan tilknytte et allerede oprettet certifikat f.eks. økologierklæring til et vareparti. Hvis du gerne vil medsende certifikatet f.eks. som PDF til sammen med en ordrebekræftelse eller faktura, skal dette være uploadet som fil til certifikatet og vælge hvem (leverandør, kunde, speditør, lager) certifikatet er tilgængelig for. Sælges flere produkter på samme salgsordre, hvoraf 1 vare er certificeret, giver det større gennemsigtighed at tilknytte certifikatreferencen til den specifikke vare. |
| Kontrolinstanskode | Sporet anvendes til at angive kodenummeret for en kontrolinstans f.eks. DK-øKO-100 (Fødevarestyrelsen, økologi). |
| Levering | |
| Pallenummer | I feltet Nøgle indtastes pallenummeret f.eks. SSCC. |
| Containernummer | I feltet Nøgle indtastes containernummeret i henhold til ISO 6346. |
| Track & trace | Sporet bruges til at spore og følge en forsendelse. I feltet Mærkat indtastes navnet på distributionsudbyderen. I Nøgle-feltet indtastes trackingnummeret. Sporet tilføjes til en levering. |
| Partner | |
| Ejer | Sporet er internt og vil ikke komme med på dokumenter. Sporet knyttes til en bestemt partner og anvendes, når der er tale om en vare der er blevet sendt fra en bestemt kunde. |
| Kunde | Sporet er internt og vil ikke komme med på dokumenter. Sporet knyttes til en bestemt partner og anvendes, når en vare er indkøbt til en bestemt kunde. |
| Andet | |
| Andet | Dette er ikke et sporingssystem, men giver mulighed for at du kan definere dit eget spor. I feltet Mærkat indtastes navnet på typen af spor. I feltet Nøgle indtastes den unikke kode/nummeriske værdi. |
Om sporingssystemerne
Et spor er søgbart, så når du klikker på Lager i topmenuen og derefter Varepartier i drop-down menuen vises en oversigt over det, som er på lager (og tidligere har været på lager, hvis der vælges Ja i Vis tomme varepartier). Her kan du bruge filteret i venstre side til at søge på sporets nøgle i filteret Spor.
Pas på med at videreføre spor, da det kan forringe sporbarheden
Du kan sætte flueben ved Sporet skal fastholdes fremadrettet når du tilføjer et spor f.eks. et batchnr., men for nogle virksomheder, vil det ikke forbedre sporbarheden, at fastholde sporet.
Det er de færreste virksomheder, som skal bruge denne funktion. Måske er det relevant for din virksomhed, og kan bidrage til nemmere søgning, overblik og god sporbarhed. Hvis din virksomhed arbejder med fødevareproduktion, vil det oftest være forbundet med forringet sporbarhed, at videreføre spor fra råvarer til færdigvarer.
Årsagen er, at det “mudrer” jeres sporbarhedsoplysninger. Det gør det sværere for jer at identificere det enkelte vareparti, bruge søgefunktioner og rapporter samt optager meget plads på dokumenter.
Det giver mening at bruge funktionen, for virksomheder…
- som arbejder med cirkulære produkter f.eks. tekstilgenanvendelse, hvor leverandør af råmaterialet også er kunde af det forarbejdede materiale.
- som udlejer maskiner (f.eks. kaffemaskiner) og serienr. skal videreføres efter maskinen er flyttet fra jeres lager til kundens lager, som udlåner maskinen.
- som ompakker frugt eller grønt, hvor det oprindelige spor fra leverandøren af bulkvaren skal videreføres til den færdigpakkede vare, og etiketten bliver forsynet med dette spor.
Funktionen bør ikke benyttes, hvis…
- et spor tilføjes til råvarer eller halvfabrikata i producerende fødevarevirksomheder, hvor der eksempelvis indgår 10 ingredienser i en produktion.
Så vil de 10 spor videreføres til slutproduktet af produktionen, som derved vil få 11 eller flere spor tilknyttet. I tilfælde af tilbagekald eller tilbagetrækning vil det være svært at identificere det konkrete vareparti, som er problematisk, da der sagtens kan være 30+ søgeresultater, der fremkommer ved søgning på et enkelt spor.
Derudover vil sporene gøre, at optællingslister, plukkelister og andre dokumenter vil blive unødigt lange, når sporene bliver listet pr. linje. Oversigterne i tracezilla vil også blive meget længere, så færre søgeresultater kan ses på skærmbilledet samtidig.
Uanset er sporbarheden intakt
Hver gang der produceres eller indkøbes en vare, dannes et vareparti automatisk (varearter uden sporbarhed undtaget). tracezilla tildeler automatisk et lot-nummer til alle varepartier.
Der holdes styr på sporbarheden med dette unikke partinummer, som gør det muligt at danne en sporbarhedsrapport. Rapporten giver overblik over alle de relaterede varepartier bagud og frem i forsyningskæden. Derved kan du altid hente en fuld rapport i forbindelse med tilbagekaldelse, tilbagetrækning, kontrolbesøg eller blot nysgerrighed, uden at spor du selv tilføjer behøver at blive videreført.
Når råvarernes spor kun er på råvarerne, bliver det også lettere at identificere den korrekte råvare, som skal spores, hvis jeres leverandør f.eks. henvender sig med et tilbagekald. Ved søgning på et konkret batchnr. vil der i så fald kun fremkomme ét søgeresultat (kilden), som gør det muligt at lave en sporbarhedsrapport, der identificerer alle de øvrige relevante varepartier.