Standardtekster til dine dokumenter og e-mails

I tracezilla kan du gøre brug af standard tekster i e-mails og på dokumenter eller du kan tilpasse teksterne efter egne præferencer.

Du kan også tilføje særligt vigtige tekster og betingelser nederst på dokumenter.

 

Tilpas meddelelsen i e-mails

Når du sender et dokument per mail f.eks. en faktura, kan du ændre i standardmeddelelsen fra gang til gang. Du kan også ændre standardmeddelelsen permanent.

Standard meddelelse

Du kan tilpasse meddelelsen til alle dine typer af dokumenter f.eks. faktura, følgeseddel, ordrebekræftelse for salg osv.

  1. Klik på virksomhedsnavnet i øverste højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger.
  2. Klik Oversættelser.
  3. Filtrer efter EMAIL_MESSAGE.
  4. Klik på den blå knap illustreret som papir og blyant for at redigere.
  5. Klik på Gem, når du har indtastet teksten.

Bemærk! For at meddelelsen automatisk tilpasser sig modtager af e-mailen, og indeholder dokumentnumre og referencer som er fortløbende og variable, skal du lade kodestrenge forblive intakte. Eksempler på kodestrenge:

(( recipient_partner_name ))

(( document_number ))

[SIGNATURE]

Du kan også personliggøre signaturen ved at indsætte følgende kode og redigere informationen mellem koden:

[SIGNATURE]

 

 

Angiv vigtige oplysninger nederst på dokumenter

Du kan indsætte vigtige oplysninger i bunden af dine dokumenter f.eks. erklæringer ift. eksporterede varer, autorisationsnumre mv.

Det vil typisk være obligatoriske tekster, som indsættes på dokumenter såsom følgesedler og fakturaer, for at opfylde gældende krav i henhold til lovgivning.

  1. Klik virksomhedsnavnet i øverste højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger.
  2. Klik Oversættelser i sektionen Dokumenter og skabeloner.
  3. Øverst i visningen står hvilket sprog der vises. Vælg det sprog, som du gerne vil indsætte teksten for. Du kan tilføje flere sprog ved at aktivere dem i dine indstillinger for sprog.
  4. Scroll ned til den tekststreng, som du vil indsætte teksten for eller brug det øverste filter Filtrere oversættelser til at begrænse visningen. Hvis du gerne vil indsætte en standardtekst på dine fakturaer, skal du finde tekststrengen CONDITION_INVOICE.
  5. Klik på den blå knap i højre side for at redigere.
  6. Indsæt den ønskede tekst i dialogboksens skrivefelt og klik på Gem.

 

For økologikontrollerede virksomheder

Økologikontrollerede fødevarevirksomheder skal ved transport til andre virksomheder angive kontrolkodenummeret på kontrolinstansen, og angivelsen kan foretages på transportemballagens mærkning eller på et partidokument (dokument som medfølger varepartiet).

Det understøtter tracezilla ved at du kan:

  • Inkludére betegnelsen “økologisk” eller “ØKO” i navnet på din vareart.
  • Indsætte en standardtekst på dine partidokumenter fx “Økologikontrolmyndighed: Fødevarestyrelsen, DK-ØKO-100”.

Fødevarevirksomheder, der kontrolleres af Fødevarestyrelsen, anvender kodenummeret DK-ØKO-100. Danske primærbedrifter der kontrolleres af Landbrugsstyrelsen, anvender kodenummeret DK-ØKO-050.

 

 

Fakturatekst

Vil du tilføje en tekst med betingelser på din faktura? Eller vil du kunne angive bankoplysninger for flere end tre valutaer?

Så kan du indsætte en kombination af tekst og såkaldte variable (koder).

  1. Klik på virksomhedsnavnet i øverste højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger.
  2. Klik Oversættelser.
  3. Filtrer efter CONDITION_INVOICE.
  4. Klik på den blå knap illustreret som papir og blyant for at redigere.
  5. Klik på Gem, når du har indtastet teksten.

Eksempel på angivelse af betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser: - forfald Ved for sen betaling påregnes rente i henhold til gældende lovgivning.

Indsæt betingelser og betalingsoplysninger

I dine dokumentindstillinger kan du angive bankoplysninger for op til tre valutaer. Hvis du har behov for at angive bankoplysninger for flere valutaer f.eks. DKK, EUR, USD, GBP, AUD osv. kan du i stedet indsætte oplysningerne i Oversættelserne.

Eksempel på bankoplysninger baseret på valuta

Tekst på faktura

 

 

Brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til at indsætte en særlig tekst eller har du spørgsmål til ovenstående?

Skriv gerne en e-mail til supporten. Kunder kan skrive til mailadressen support@tracezilla.com

Du kan hjælpe os med at hjælpe dig, hvis du sætter teksten ind i mailen og beskriver i hvilke tilfælde teksten skal fremgå f.eks. om teksten er betinget af kundens land.

Indhold