Opret kreditnota

I tracezilla kan du oprette en kreditnota på flere måder. Den rigtige metode afhænger af årsagen til krediteringen.

Scenarie/årsag:

  • Prisen på en vare skal rettes (og evt. justering i antal varer), og der skal oprettes ny faktura

  • En rabat skal tilføjes

  • En rabat skal ændres

  • Antal af varer skal justeres

  • Kunden blev faktureret for en vare, som de ikke har modtaget

  • En salgsordre skal annulleres

  • Der er ved en fejl oprettet en faktura til den forkerte kunde

  • En eller flere varer skal sendes retur (se vejledningen returordre)

  • En kunde skal krediteres for nogle varer, som ikke skal tilbage på lager

  • En kunde skal krediteres for alle varer på en ordre, som ikke skal tilbage på lager f.eks. beskadiget under transport

  • Kreditnota til en samlefaktura (faktura baseret på flere salgsordrer)

 

Bemærk! Hvis der er fejl i en faktura som skal sendes via EDI eller EAN, skal der oftest laves en kreditnota til hele fakturaen, som beskrevet i afsnittet Prisen på en vare skal rettes.

Er du i tvivl, kan du sende en e-mail til support@tracezilla.com – beskriv venligst årsagen til kreditering og informér om salgsordrens nummer.

 

 

Prisen på en vare skal rettes

Når prisen på en vare skal ændres f.eks. fra 10 kr. til 8 kr. pr. stk skal der oprettes en kreditnota til hele fakturaen.

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. Send kreditnotaen til kunden.
  5. Klik på Gå til ordre.
  6. Klik på Genåbn ordre i øverste højre hjørne.
  7. Klik på varelinjen, hvor prisen skal redigeres. Varelinjen åbnes, så lot-nummeret bliver synligt.
  8. Klik på den blå knap med tre prikker. Vælg Redigér.
  9. Ret i feltet Enhedspris. Klik Gem.
  10. Bemærk! Hvis der er tilføjet servicelinjer til ordren, skal du huske at genberegne. Klik på fanen Servicelinjer og klik derefter på Genberegn i højre side.
  11. Når alle rettelser i prisen er foretaget, klik da på Opret +/- faktura.
  12. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  13. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proforma fakturaen kan slettes - det kan en faktura ikke.
  14. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend fakturaen til kunden.

 

 

En rabat skal tilføjes

Hvis du har glemt at tilføje en rabat på en ordre, kan du enten

  • kreditere hele fakturaen, tilføje rabatlinjen og oprette en ny faktura
  • eller oprette en kreditnota, som kun indeholder rabatlinjen

Kreditér og opret ny faktura

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. Send kreditnotaen til kunden.
  5. Klik på Gå til ordre.
  6. Klik på fanen Servicelinjer.
  7. Klik på Opret servicelinje.
  8. Udfyld felterne. Du kan eventuelt se i vejledningen for servicelinjer. Husk negativt fortegn (minus).
  9. Klik på Genberegn i højre side af servicelinjerne.
  10. Klik på Opret +/- faktura.
  11. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  12. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proforma fakturaen kan slettes - det kan en faktura ikke.
  13. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend fakturaen til kunden.

 

Opret en kreditnota med rabatlinjen

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på Genåbn ordre.
  3. Klik på fanen Servicelinjer.
  4. Klik på Opret servicelinje.
  5. Udfyld felterne. Du kan eventuelt se i vejledningen for servicelinjer. Husk negativt fortegn (minus).
  6. Klik på Genberegn i højre side, hvis der er tilføjet flere servicelinjer.
  7. Klik på Opret +/- faktura. Når ændringen resulterer i en negativ total (beløb med negativt fortegn) vil dokumentet blive udstedt som en kreditnota.
  8. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  9. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proformaen kan slettes - det kan en kreditnota ikke.
  10. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend kreditnotaen til kunden.

 

 

En rabat skal ændres

Hvis du er kommet til at skrive en forkert procentsats eller et forkert beløb på en rabatlinje (servicelinje), skal der oprettes en kreditnota til hele fakturaen, rabatlinjen ændres og der oprettes en ny faktura.

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. Send kreditnotaen til kunden.
  5. Klik på Gå til ordre.
  6. Klik på fanen Servicelinjer.
  7. Klik på Redigér ud for den rabatlinje som skal rettes.
  8. Ret i feltet Procent/Pris. Husk negativt fortegn (minus). Ret evt. også i feltet Linjetekst. Klik på Gem.
  9. Klik på Genberegn i højre side, hvis der er tilføjet flere servicelinjer.
  10. Klik på Opret +/- faktura.
  11. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  12. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proforma fakturaen kan slettes - det kan en faktura ikke.
  13. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend fakturaen til kunden.

 

 

Antal af varer skal justeres / Kunden blev faktureret for en vare, som de ikke har modtaget

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på Genåbn ordre.
  3. Klik på varelinjen, hvor antallet skal redigeres. Varelinjen åbnes, så lot-nummeret bliver synligt.
  4. Klik på den blå knap med tre prikker. Vælg Redigér.
  5. Ret i feltet Antal. Klik Gem. Varerne kommer tilbage i lagerbeholdningen.
  6. Bemærk! Hvis der er tilføjet servicelinjer til ordren, skal du huske at genberegne. Klik på fanen Servicelinjer og klik derefter på Genberegn i højre side.
  7. Når alle rettelser er foretaget, klik da på Opret +/- faktura.
  8. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  9. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proformaen kan slettes - det kan en kreditnota ikke.
  10. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend kreditnotaen til kunden.

 

 

En salgsordre skal annulleres

Følg nedenstående trin, hvis en kunde er blevet faktureret for en ordre, som skal annulleres, og varerne er ikke afsendt til kunden.

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota i øverste højre hjørne. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. a: Vil du tilføje en kommentar til kreditnotaen? Undlad at sende kreditnotaen efter oprettelse. Klik på Gå til kreditnota. Klik derefter på Redigér midt på skærmen. Indtast en tekst i feltet Bemærkning. Klik Gem. Klik på Opret fakturadokument. Tryk på E-mail i højre side og bekræft med Send.

    b: Vil du ikke tilføje en kommentar, sendes kreditnotaen efter oprettelse.

  5. Klik på Gå til ordre.
  6. Klik på Genåbn ordre i øverste højre hjørne.
  7. Sæt flueben ved alle varelinjerne. Klik på Slet og derefter Slet valgte.

Bemærk venligst, at de varer, der tidligere var disponeret på ordren, bliver ført tilbage i lagerbeholdningen.

Er der tale om direkte forsendelse/videresalg fra din leverandør til kunden, skal indkøbsordren formentlig også annulleres.

 

Hvis indkøbsordren også skal annulleres

  1. Gå til den pågældende indkøbsordre.
  2. Klik på en varelinje, så linjen folder sig ud. Tryk på den blå knap til højre og vælg Redigér
  3. Ret i feltet Antal til 0. Klik Gem.
  4. Trin 2 og 3 gentages for hver varepartilinje.
  5. Klik på Redigér ud for ordrehovedet.
  6. Ret Status til Afsluttet. Du kan evt. tilføje en kommentar på fanen Bemærkninger. Klik på Gem.

 

 

Der er ved en fejl oprettet en faktura til den forkerte kunde

De overordnede trin er:

  1. Der skal oprettes en kreditnota til hele fakturaen.
  2. Kunden som er angivet i ordrehovedet skal ændres.
  3. Der skal oprettes en ny faktura til den rigtige kunde.

Her er de tre punkter brudt ned i de konkrete trin:

Der skal oprettes en kreditnota til hele fakturaen

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota i øverste højre hjørne. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. Send kreditnotaen efter oprettelse.

 

Kunden som er angivet i ordrehovedet skal ændres

  1. Klik på Gå til ordre.
  2. Klik på Genåbn ordre i øverste højre hjørne.
  3. Klik på Rediger ud for ordrehovedet.
  4. Tryk på det lille kryds ud for den forkerte kundes navn og indtast den rigtige kundes navn. Vælg kunden i feltet og den givne lokation.
  5. Gå til fanen Leveringsoplysninger. Ret til den rigtige kundes leveringsadresse her også.
  6. Klik på Gem.

 

Der skal oprettes en ny faktura til den rigtige kunde

  1. Klik på Opret +/- faktura.
  2. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte.
  3. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proforma fakturaen kan slettes - det kan en faktura ikke.
  4. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura.
  5. Afsend fakturaen til kunden.

 

 

En kunde skal krediteres for nogle varer, som ikke skal tilbage på lager

Der kan være mange årsager til, at varerne ikke skal føres tilbage på lager. Varerne kan eksempelvis være beskadiget under transport.

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Gå til fanen Servicelinjer.
  3. Klik på Opret servicelinje.
  4. Skriv en tekst, som skal fremgå på dokumentet i feltet Linjetekst.
  5. I feltet Vareart på ordre vælges den vare, som kunden får refusion for.
  6. Vælg kategorien Finansiel.
  7. Vælg en Beregningsmetode f.eks. Pr enhed. Vælg en Enhed og Antal.
  8. Indtast pris. Husk at skrive foranstillet minus. Klik Gem.
  9. Klik på Opret +/- faktura i øverste højre hjørne. Når ændringen resulterer i en negativ total (beløb med minus fortegn) vil dokumentet blive udstedt som en kreditnota.
  10. Tjek at alle oplysninger i dialogvinduet er korrekte. Skriv eventuelt en bemærkning.
  11. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma ELLER klik på Opret faktura. Proformaen kan slettes - det kan en kreditnota ikke.
  12. Hvis du har klikket på Opret først som kladde kan du se dokumentet og derefter klikke på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend kreditnotaen til kunden.

 

 

En kunde skal krediteres for alle varer på en ordre, som ikke skal tilbage på lager

Der kan være mange årsager til, at varerne ikke skal føres tilbage på lager. Varerne kan eksempelvis være beskadiget under transport. I det tilfælde kan du følge nedenstående trin.

  1. Gå til den pågældende salgsordre.
  2. Klik på pilen ved siden af fakturaen. Vælg Gå til.
  3. Klik på Opret kreditnota i øverste højre hjørne. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. a: Vil du tilføje en kommentar til kreditnotaen? Undlad at sende kreditnotaen efter oprettelse. Klik på Gå til kreditnota. Klik derefter på Redigér midt på skærmen. Indtast en tekst i feltet Bemærkning. Klik Gem. Klik på Opret fakturadokument. Tryk på E-mail i højre side og bekræft med Send.

    b: Vil du ikke tilføje en kommentar, sendes kreditnotaen efter oprettelse.
  5. Klik på Gå til ordre.
  6. Klik på Afslut uden faktura.

 

 

Kreditnota til en samlefaktura

I tracezilla kan du oprette en samlefaktura, dvs. en samlet faktura for flere salgsordrer. Du kan læse mere om, hvordan du opretter en samlefaktura her.

  1. Klik på Salg i topmenuen og vælg Fakturaer i dropdown menuen.
  2. Brug filtrene i venstre side til at søge efter samlefakturaen. Søg f.eks. efter nummer eller en bestemt kunde.
  3. Klik ind på fakturaen. I øverste højre hjørne klikkes derefter på Opret kreditnota. Bekræft ved at klikke på Opret nu.
  4. Send kreditnotaen.

Bemærk venligst! Salgsordrerne som fakturaen var baseret på, vil have status som Delvist faktureret og vil stå blandt de åbne ordrer. Varerne på salgsordrene vil stadig være reserveret.

 

Hvis du skal oprette en ny faktura pga. en ændring

  1. Klik på Salg i topmenuen og gå derefter til Ordrer.
  2. Find den ordre, hvor der skal foretages en ændring.
  3. Foretag den relevante ændring i antal varer, pris på varer eller rabatlinjer.
  4. Bemærk! Hvis der er tilføjet servicelinjer til ordren, skal du huske at genberegne. Klik på fanen Servicelinjer og klik derefter på Genberegn i højre side.
  5. Klik på Salg i topmenuen og vælg Fakturaer.
  6. Klik på Opret samlefaktura øverst i højre hjørne.
  7. I dialogvinduets første linje, vælger du den kunde, du ønsker at fakturere.
  8. Vælg en fakturadato.
  9. Udfyld andre relevante informationer i vinduet.
  10. Klik på Opret først som kladde for at se en proforma. Klik på Vis dokument og kontroller at alle de relevante salgsordrer er medtaget og at dokumentet ser rigtigt ud.
  11. Klik på Synkronisér og dan færdig faktura. Afsend faktura til kunden

 

Hvis ordrerne helt skal annulleres

  1. Klik på Salg i topmenuen og gå derefter til Ordrer.
  2. Gå til den første af de salgsordrer, som samlefakturaen er baseret på.
  3. Klik på Genåbn ordre i øverste højre hjørne.
  4. Sæt flueben ved alle varelinjerne. Klik på Slet og derefter Slet valgte.
  5. Dette gentages for alle de salgsordrer, som var på den pågældende samlefaktura.

Bemærk venligst, at de varer, der tidligere var disponeret på ordren, bliver ført tilbage i lagerbeholdningen.

Indhold