Vägledningar

Dokumentation av tracezilla

Inköpsorder

För att få in varor på lager för att sälja dem eller förbruka dem i produktioner, måste du skapa en inköpsorder i tracezilla.

Om du vill göra ett köp direkt för produktion eller försäljning kan du använda Dropshipping-funktionen i tracezilla.

I dina företagsinställningar kan du ställa in några standardinställningar för ordrar (EN). Du kan t.ex. välja att statusen alltid är Utkast som standard när du skapar en inköpsorder.

Skapa inköpsorder

Orderdetaljer

För att skapa en inköpsorder måste du fylla i orderhuvudet med information om orderdetaljerna såsom leverantör, datum och leveransvillkor.

  1. Navigera till Inköp > Ordrar för att se dina inköpsordrar eller skapa en ny order.
  2. Klicka på knappen Skapa inköpsorder i det övre högra hörnet för att skapa en ny.
  3. I den första fliken, Orderdetaljer, måste du fylla i följande fält:

Skapa inköpsorder i tracezilla

Fält Förklaring
Leverantör Välj den partner som säljer varorna. När du skriver i fältet, kommer en dropdown-meny fram. Om du inte har skapat partnern ännu kan du klicka på + och skapa partnern.

Ange även leverantörens plats
Orderdatum Det datum då ordern skapas. Datumet fylls i automatiskt med dagens datum. Du kan ändra datumed vid behov.
Valuta Välj valuta här.
Valutakurs Valutakursen hämtas automatiskt när du väljer valuta Du kan uppdatera kursen genom att klicka på den gula uppdateringsikonen vid behov. Växelkursen uppdateras dagligen enligt Europeiska centralbanken.
Leverantörens ref. Här kan du ange en referens som ett ordernummer eller fakturanummer. Detta är valfritt.
Betalningsvillkor Välj betalningsvillkor för betalning av varorna till leverantören i fältet Betalningsvillkor. Du kan välja en standardinställning för denna partner i partnerinställningarna. Då kommer fältet automatiskt fyllas i och du slipper göra det manuellt varje gång.
Vem äger denna order Här ska du välja den tracezilla-användare som äger ordern/ är kontaktperson. Det är oftast den som beställt varan eller den som ansvarar för kontakten till leverantörsföretaget. Fältet fylls i automatiskt utifrån den inställning som är valt i orderinställningarna.
Kontakt Välj leverantörens Kontaktperson. Kontakter som är kopplade till partnern skapas i partnerinställningarna. I partnerinställningarna kan du välja en standardkontakt. Klicka i fältet för att se de kontakter som redan skapats. Om du inte har skapat kontakten ännu kan du klicka på +.
Status Ställ in Status för inköpsordern. Du kan välja antingen Utkast, Offert, Offertförfrågan, Begäran om bekräftelse eller Order. Om du väljer Order, kommer leveransstatusen för de skapade varupartierna stå som bekräftade och du kommer att kunna disponera partierna till andra ordrar. Om du väljer Utkast kommer leveransstatusen för de skapade varupartierna stå som förväntade, och du kommer inte kunna använda partierna till andra ordrar.

Leveransdetaljer

Fält Förklaring
Leverera till partner Välj den partner varorna levereras till. Det är ofta din egen partner eller en extern tillverkare som varorna levereras till.

Välj även mottagaradressen. Om du inte har skapat partnern eller platsen kan du klicka på +. Det är mycket viktigt att du ser till att det är rätt plats du har valt i fältet. Varorna lagras på vald plats, och i den senare processen kan varorna endast väljas och plockas från den platsen.
Hämtning från partner Välj den partner som levererar varorna. Välj även en plats.
Speditör Du kan välja den partner som ansvarar för frakten av varorna. Välj även leveransadress i platsfältet. Partnernamnet och platsadressen kommer att visas på dokumenten. Det är valfritt att fylla i uppgifterna. Om du inte redan har skapat partnern kan du klicka på +.
Leveransdatum Välj datum då varorna levereras till den plats som valts i fältet Leverera till partner. Datumväljarens utseende beror på vilken browser du använder.
Leveransvillkor Välj leveransvillkor. I dropdown-menyn hittar du INCOTERMS. Du kan även ange en anpassad text och texten kommer att visas på dokument. Du kan ställa in standardleveransvillkor för partnern i partnerinställningarna.
Uppämtningsdatum Välj datum då varorna hämtas från den plats som valts i fältet Hämtning från partner. BDatumväljarens utseende beror på vilken browser du använder.
Tillgänglighetsdatum Välj datum då varorna är tillgängliga på den plats som anges i fältet Leverera till partner.

Anmärkningar

Du kan ange Anmärkningar eller lägga till Taggar i ordern i fliken Anmärkningar. Dina anmärkningar kommer att visas på dokument. Om du vill lägga till en kommentar till ordern, som inte ska synas på dokument, kan du skapa en Intern kommentar i det gula fältet.

Inköpsorder på fliken Kommentarer

Om du har ett avtal med leverantören, eller om leverantören har skrivit en kommentar på orderbekräftelsen eller fakturan kan du skriva in texten här. Anmärkningen kommer att finnas på dokument. Detta är valfritt.

Du kan lägga till en tagg på ordern. Du kan använda taggar för att organisera och strukturera innehåll. Det kan också användas för kategorisering. Detta gör det lättare att hitta ordrar i orderöversikten. Taggar är för internt bruk i tracezilla.

 

Kom ihåg att klicka på Spara när du har fyllt i uppgifterna i orderhuvudet. Du kan ändra redigera informationen vid ett senare tillfälle om det behövs.

Skapa varupartier

  1. Gå till fliken Inköpta varupartier och klicka på knappen Skapa varupartier.
  2. I dialogrutan väljer du den artikel (SKU) du vill skapa ett varuparti för och hur många varupartier du vill skapa. Om artikeln inte finns ännu kan du skapa den genom att klicka på +-tecknet.
  3. Välj Antal varupartier.
  4. Ange Kvantitet per varuparti.
  5. Ange inköpspriset per enhet i fältet Enhetspris (EUR). Om du har skapat en prislista och länkat den till leverantören, kommer priset att fyllas i automatiskt.
  6. Som standard är Leveransstatus Bekräftad. Du kan ändra denna status till Förväntad eller Utkast. För att kunna disponera ett varuparti måste statusen vara Bekräftad.
  7. I avsnittet Ursprung och attribut kan du ställa in värden för de individuella attributen. Om du har valt ett standardvärde för ett attribut i artikelns inställningar, kommer värdet vara ifyllt.
  8. Under fliken *Datum kan du ange Bäst före eller Sista förbrukningsdag och Tillverkat.
  9. Klicka på Spara.

Skapa varupartier

 

Skapa tjänster

Du kan lägga till tjänstrader till inköpsordrar. Det finns olika typer av tjänster. Den vanligaste tjänsten är frakt.

En tjänst kan också vara varuprover eller informationsmaterial.

Gå till fliken Tjänstrader och klicka på Skapa tjänst. Du kan läsa mer om tjänster i denna vägledning.

Andra uppgifter

Du kan växla mellan flikarna Inköpta varupartier, Tjänstrader, Leveranser, Budget, Utgifter, Dokument och Filer.

Justera ordermängden vid behov

När en order levereras är det viktigt att anpassa ordern till vad som faktiskt levereras, om detta skiljer sig från det som ursprungligen beställdes.

 

Justera kvantiteten

  1. Gå till den specifika ordern som behöver justeras.
  2. Klicka på varuraden.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Redigera i dropdown-menyn.
  4. Redigera kvantiteten till vad som faktiskt levereras.
  5. Klicka på Spara.

Dela upp rad

Ibland är det nödvändigt att dela upp varupartirader. Det kan vara aktuellt om du t.ex.

  1. Gå till inköpsordern.
  2. Klicka på varuraden.
  3. Klicka på den blåa knappen.
  4. Klicka på Delad upp rad i drop-downmenyn.
  5. Ange mängden för det första varupartiet. Det återstående varupartiet kommer att genereras automatiskt.
  6. Klicka på Spara.
  7. Upprepa för alla varupartier som behöver delas upp.

Dela upp inköpta varupartier  

Delleverans och restorder

När en leverans är ofullständig, t.ex. på grund av fel eller restorder kan du ta emot ordern delvis.

  1. Klicka på Ta emot order. Hela ordern måste tas emot till en början.
  2. Klicka på fliken Leveranser.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Gå till leverans i dropdown-menyn.

Delleverans

  1. Klicka på Redigera till höger om det varuparti du vill dela upp.
  2. Justera Kvantitet till den kvantitet som faktiskt tas emot. Om hela partiet är i restorder, ange 0.
  3. Bocka av Lägg återstående kvantitet på nytt varuparti och klicka på Spara.
  4. Statusen ändras nu till Delvis mottagen. Du har möjlighet att klicka på knappen Ta bort ej mottagna, om resten av varorna inte kommer skickas. Alternativt kan du klicka på Skapa restorder för att skapa en ny inköpsorder för de resterande varorna.

Delleverans 2

 

Lägg till spår

När du tar emot ordrar, kan du lägga till spårbarhetsinformation på varupartierna.

  1. Hitta inköpsordern.
  2. Klicka på Lägg till spår på varupartiet.
  3. Välj spårningssystem.
  4. Ange nyckel, partner, certifikat osv. beroende på vilken typ av spår du lägger till.
  5. Bocka i rutan Spåret bör vidarebefordras vid behov. Det betyder att alla produktioner där varor från varupartiet ingår, ärver spåret.

 

Skriv ut etiketter

Med tracezilla kan du skriva ut interna etiketter med QR-kod samt GS1-kolli-etiketter.

  1. Gå till en inköpsorder.
  2. Bocka i rutan bredvid det varuparti som du vill skriva etiketter för.
  3. Klicka på Skriv ut etikett i det övre högra hörnet.
  4. Välj Etikettformat.
  5. Du kan ange anmärkningar. Detta kommer att visas på din etikett, om du väljer formatet Internt format.
  6. Klicka på Skriv ut etiketter
  7. Redigera utskriftsinställningarna vid behov.

Skicka och ta emot order

Du kan använda knapparna Skicka order och Ta emot order. Inköpsorderns leveransstatus

 

Retur av inköpta varor

Om några dina inköpta varor ska returneras till leverantören, kan du skapa en returorder. Du hittar en guide här

 

Massåtgärder

Du kan göra massändringar till flera varupartier med hjälp av massåtgärder. Bocka i varupartier och klicka på Massåtgärder för att välja massåtgärder.

Du kan:

  • Lägg till spår (varuparti, certifikat)
  • Ställ in datum
  • Uppdatera priser
  • Anpassa kvantiteter till mottagna

Du kan även ändra leveransstatus till:

  • Utkast
  • Förväntad
  • Bekfäftad

Du kan också flytta varupartier till:

  • Inköpsorder
  • Produktionsorder

Översikt