Inköpsorder
Om inköpsordern
För att få in varor på lager för att sälja dem eller förbruka dem i produktioner, måste du skapa en inköpsorder i tracezilla.
Om du vill göra ett köp direkt för produktion eller försäljning kan du använda Dropshipping-funktionen i tracezilla.
I dina företagsinställningar kan du ställa in några standardinställningar för ordrar (EN). Du kan t.ex. välja att statusen alltid är Utkast som standard när du skapar en inköpsorder.
Skapa inköpsorder
Orderdetaljer
För att skapa en inköpsorder måste du fylla i orderhuvudet med information om orderdetaljerna såsom leverantör, datum och leveransvillkor.
- Navigera till Inköp > Ordrar för att se dina inköpsordrar eller skapa en ny order.
- Klicka på knappen Skapa inköpsorder i det övre högra hörnet för att skapa en ny.
- I den första fliken, Orderdetaljer, måste du fylla i följande fält:
| Fält | Förklaring |
|---|---|
| Leverantör | Välj den partner som säljer varorna. När du skriver i fältet, kommer en dropdown-meny fram. Om du inte har skapat partnern ännu kan du klicka på + och skapa partnern. Ange även leverantörens plats |
| Orderdatum | Det datum då ordern skapas. Datumet fylls i automatiskt med dagens datum. Du kan ändra datumed vid behov. |
| Valuta | Välj valuta här. |
| Valutakurs | Valutakursen hämtas automatiskt när du väljer valuta Du kan uppdatera kursen genom att klicka på den gula uppdateringsikonen vid behov. Växelkursen uppdateras dagligen enligt Europeiska centralbanken. |
| Leverantörens ref. | Här kan du ange en referens som ett ordernummer eller fakturanummer. Detta är valfritt. |
| Betalningsvillkor | Välj betalningsvillkor för betalning av varorna till leverantören i fältet Betalningsvillkor. Du kan välja en standardinställning för denna partner i partnerinställningarna. Då kommer fältet automatiskt fyllas i och du slipper göra det manuellt varje gång. |
| Vem äger denna order | Här ska du välja den tracezilla-användare som äger ordern/ är kontaktperson. Det är oftast den som beställt varan eller den som ansvarar för kontakten till leverantörsföretaget. Fältet fylls i automatiskt utifrån den inställning som är valt i orderinställningarna. |
| Kontakt | Välj leverantörens Kontaktperson. Kontakter som är kopplade till partnern skapas i partnerinställningarna. I partnerinställningarna kan du välja en standardkontakt. Klicka i fältet för att se de kontakter som redan skapats. Om du inte har skapat kontakten ännu kan du klicka på +. |
| Status | Ställ in Status för inköpsordern. Du kan välja antingen Utkast, Offert, Offertförfrågan, Begäran om bekräftelse eller Order. Om du väljer Order, kommer leveransstatusen för de skapade varupartierna stå som bekräftade och du kommer att kunna disponera partierna till andra ordrar. Om du väljer Utkast kommer leveransstatusen för de skapade varupartierna stå som förväntade, och du kommer inte kunna använda partierna till andra ordrar. |
Leveransdetaljer
| Leverera till partner | Välj den partner varorna levereras till. Det är ofta din egen partner eller en extern tillverkare som varorna levereras till. Välj även mottagaradressen. Om du inte har skapat partnern eller platsen kan du klicka på +. Det är mycket viktigt att du ser till att det är rätt plats du har valt i fältet. Varorna lagras på vald plats, och i den senare processen kan varorna endast väljas och plockas från den platsen. |
| Hämtning från partner | Välj den partner som levererar varorna. Välj även en plats. |
| Speditör | Du kan välja den partner som ansvarar för frakten av varorna. Välj även leveransadress i platsfältet. Partnernamnet och platsadressen kommer att visas på dokumenten. Det är valfritt att fylla i uppgifterna. Om du inte redan har skapat partnern kan du klicka på +. |
| Leveransdatum | Välj datum då varorna levereras till den plats som valts i fältet Leverera till partner. Datumväljarens utseende beror på vilken browser du använder. |
| Leveransvillkor | Välj leveransvillkor. I dropdown-menyn hittar du INCOTERMS. Du kan även ange en anpassad text och texten kommer att visas på dokument. Du kan ställa in standardleveransvillkor för partnern i partnerinställningarna. |
| Uppämtningsdatum | Välj datum då varorna hämtas från den plats som valts i fältet Hämtning från partner. BDatumväljarens utseende beror på vilken browser du använder. |
| Tillgänglighetsdatum | Välj datum då varorna är tillgängliga på den plats som anges i fältet Leverera till partner. |
Anmärkningar
Du kan ange Anmärkningar eller lägga till Taggar i ordern i fliken Anmärkningar. Dina anmärkningar kommer att visas på dokument. Om du vill lägga till en kommentar till ordern, som inte ska synas på dokument, kan du skapa en Intern kommentar i det gula fältet.
Om du har ingått ett avtal med leverantören, eller om leverantören har skrivit en kommentar på orderbekräftelsen eller fakturan kan du skriva in texten här. Anmärkningen kommer att finnas på dokument. Detta är valfritt.
Du kan lägga till en tagg till ordern. Du kan använda taggar för att organisera och strukturera innehåll. Det kan också användas för kategorisering. Detta gör det lättare att hitta ordrar i orderöversikten. Taggar är för internt bruk i tracezilla.
Kom ihåg att klicka på knappen Spara när du har fyllt i uppgifterna i orderhuvudet. Du kan ändra en del av informationen vid ett senare tillfälle om det behövs.
Skapa orderrader
Orderrader innehåller det som du ska beställa. Du skapar en orderrad för varje sak (varor, frakt, prover) som ingår i beställningen.
I allmänhet skiljer tracezilla mellan varurader och tjänstrader. Varuraderne får varor i lager och tjänstrader är för tjänster som frakt som visas på fakturan. Tjänsterna påverkar inte lagernivåerna.
Skapa varupartier
- Gå till fliken Inköpta varupartier och klicka på knappen Skapa varupartier.
- I dialogrutan väljer du den artikel (SKU) du vill skapa ett varuparti för och hur många varupartier du vill skapa. Om artikeln inte finns ännu kan du skapa den genom att klicka på +-tecknet.
- Välj Antal varupartier.
- Ange Kvantitet per varuparti.
- Ange inköpspriset per enhet i fältet Enhetspris (EUR). Om du har skapat en prislista och länkat den till leverantören, kommer priset att fyllas i automatiskt.
- Som standard ställs Leveransstatus in på Bekräftad. Du kan ändra denna status till Förväntad eller Utkast. För att kunna disponera ett varuparti måste statusen vara Bekräftad.
- I avsnittet Ursprung och attribut kan du ställa in värden för de individuella attributen. Om du har valt ett standardvärde för ett attribut i artikelns inställningar, kommer värdet vara ifyllt.
- Under fliken *Datum kan du ange Bäst före eller Sista förbrukningsdag och Tillverkat.
- Klicka på Spara.
| Artikel | Du kan välja mellan tre alternativ i det övre fältet som påverkar vilka lagerhållningsenheter (SKU:er) du kan välja i fältet nedan. Aktiva SKU:er: Här ser du alla artiklar som är inställda som aktiva. Inaktiva (avslutade) artiklar kan inte väljas i fältet nedan. Har partnerrelation: Genom att välja artiklar med partnerrelationer begränsas dropdown-menyn till de artiklar som har en partnerrelation (i artiklens inställningar) med den specifika leverantören som valts i orderhuvudet. Med partnerpriser: Genom att välja SKU:er med partnerrelationer är dropdown-menyn begränsad till att visa SKU:er som har ett pris inskrivet i prislistan kopplad till den partner som valts i orderhuvudet. |
| Kvantitet | Ange antal stycken, colli, påsar, liter eller kg du har beställt beroende på vilken måttenhet du valde när du satte upp SKU:n. |
| Enhetspris (valuta) | Ange priset per enhet t.ex. per kg. Du kan skapa och koppla en prislista till en partner. Då kommer priset för varorna att fyllas i automatiskt. |
| Aktivera spårbarhet | Det är viktigt att välja Ja här om du köper livsmedel eller andra varor som är i kontakt med livsmedel. |
| Antal varupartier | Ange antalet varupartier i ett varuparti. |
| Varav gratis enheter | Här kan du ange antalet varor som du får gratis. Informationen kommer att finnas på dokument. |
| Leveransstatus | Ange varornas leveransstatus. Bekräftad betyder det att varorna kan väljas till andrar ordrar. Förväntat kan vara relevant om du t.ex. har beställt några varor som du förväntar att få in, men du har ännu inte fått orderbekräftelsenr. Utkast kan vara behövligt när du vet att du behöver beställa varor, men du är osäker på antalet. Det är viktigt att använda rätt leveransstatus, speciellt om ert företag har många tracezilla-användare. |
| Ursprung och attribut | Du kan tilldela attribut till dina varupartier. Ett attribut kan vara specifikation, storlek, förpackning eller kvalitet, men även information om tariffkod. Du måste aktivera ett attribut för att använda det på ett parti. Läs mer här om hur du aktiverar attribut för artiklar och varupartier. |
Skapa tjänstrader
Du kan lägga till tjänstrader till inköpsordrar. En tjänst är något som ett företag eller institution erbjuder sina kunder gratis eller till ett pris och som inte påverkar lagersaldot. Det finns olika typer av tjänster. Den vanligaste tjänsten är frakt och tillhörande kostnader.
En tjänst kan också vara varuprover eller informationsmaterial.
Gå till fliken Tjänstrader och klicka på Skapa tjänst. En dialogruta visas med följande fält:
| Fördefinierad tjänst | Om du har skapat en tjänst kan du välja tjänsten i fältet. Om du använder en fördefinierad tjänst behöver du inte fylla i övriga fält i dialogrutan. |
| Radtext | Skriv in texten du vill ska synas på dokument som beskriver tjänsten. Texten kommer att visas bredvid priset på tjänsten. |
| Artikel på order | Välj en artikel i ordern, om du vill koppla tjänstraden till en specifik artikel. Det kan vara aktuellt om du vill ge rabatt på en vara, och inte hela ordern. Tjänstraden kommer att placeras under raden som den är kopplad till när du skapar dokument. |
| Kategori | Välj en kategori från dropdown-menyn t.ex. analys, frakt, rabatt etc. Kategorin definierar i vilken kolumn priset för tjänst-raden placeras i rapporter såsom försäljningsrapporten. |
| Taggar | Om du har skapat en tagg som är relevant för tjänstraden kan du helt enkelt klicka på fältet och välja den från dropdown-menyn. Om du vill lägga till en tagg kan du klicka på +. |
| Beräkningsmetod | Välj om du vill ange priset för tjänsten per enhet, som ett fast pris eller i procent. |
| (Per enhet) | Om du väljer Per enhet i fältet Beräkningsmetod, ska du välja måttenhet här. |
| Pris/ Enhetspris/ Procentandel | Namnet på detta fält varierar beroende på vilken beräkningsmetod du valt. Ange fast pris, procent eller pris per enhet i fältet. Om priset är per enhet kommer du att kunna se totalpriset i det nedre grå fältet. Om tjänstraden är en rabatt, se till att använda skylten - t.ex. -10 %. |
Andra uppgifter
Du kan växla mellan flikarna Inköpta varupartier, Tjänstrader, Leveranser, Budget, Utgifter, Dokument och Filer.
Inköpta varupartier > Knappar
Knapparna ovanför varuraderna är relaterade till varuraderna. För att använda en knapp, markera rutan bredvid varuraden. Markera den översta rutan för att markera alla varupartirader.
| Massåtgärder > Lägg till spår (varuparti, certifikat) | Du kan lägga till ett spår på dit varuparti, vilket hjälper till att säkerställa spårbarhet, t.ex. ett batchnummer. |
| Massåtgärder > Ställ in datum | Genom att klicka på knappen kan du lägga till ett tillverkningsdatum och Bäst före eller Sista förbrukningsdag på varupartiet. |
| Skapa som… | Du kan skapa ett varuparti som en varupartirad i en existerade eller ny order. Du kan välja att länka ordrarna genom att bocka i Skapa orderlänk. |
| Skriv ut etiketter | Du kan skriva ut etiketter till dina inköpta varor. |
| Ta bort valda | Genom att klicka på knappen tar du bort de markerade varuraderna. Detta är en permanent åtgärd och därför måste du bekräfta din åtgärd i dialogrutan. |
Justera ordermängden vid behov
När en order levereras är det viktigt att anpassa ordern till vad som faktiskt levereras, om detta skiljer sig från det som ursprungligen beställdes.
Justera kvantiteten
- Gå till den specifika ordern som behöver justeras.
- Klicka på varuraden.
- Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Redigera i dropdown-menyn.
- Redigera kvantiteten till vad som faktiskt levereras.
- Klicka på Spara.
- Upprepa för andra varupartier vid behov.
Dela upp rad
Ibland är det nödvändigt att dela upp varupartirader. Det kan vara aktuellt om du t.ex.
- Gå till inköpsordern.
- Klicka på varuraden.
- Klicka på den blåa knappen.
- Klicka på Delad upp rad i drop-downmenyn.
- Ange mängden för det första varupartiet. Det återstående varupartiet kommer att genereras automatiskt.
- Klicka på Spara.
- Upprepa för alla varupartier som behöver delas upp.
Delleverans och restorder
När en leverans är ofullständig, t.ex. på grund av fel eller restorder kan du ta emot ordern delvis.
- Klicka på Ta emot order. Hela ordern måste tas emot till en början.
- Klicka på fliken Leveranser.
- Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Gå till leverans i dropdown-menyn.
- Vid partiet som måste delas upp, klicka på Redigera till höger.
- Justera Kvantitet till den kvantitet som faktiskt tas emot. Om hela partiet är i restorder, ange 0.
- Bocka av Lägg återstående kvantitet på nytt varuparti och klicka på Spara.
- Statusen ändras nu till Delvis mottagen. Du har möjlighet att klicka på knappen Ta bort ej mottagna, om resten av varorna inte kommer skickas. Alternativt kan du klicka på Skapa restorder för att skapa en ny inköpsorder för de resterande varorna.
Skriv ut etiketter
Med tracezilla kan du skriva ut interna etiketter med QR-kod samt GS1-kolli-etiketter.
- Gå till en inköpsorder.
- Bocka i rutan bredvid det varuparti som du vill skriva etiketter för.
- Klicka på Skriv ut etikett i det övre högra hörnet.
- Välj Etikettformat.
- Du kan ange anmärkningar. Detta kommer att visas på din etikett, om du väljer formatet Internt format.
- Klicka på Skriv ut etiketter
- Redigera utskriftsinställningarna vid behov.
Skicka och ta emot order
Du kan använda knapparna Skicka order och Ta emot order.
Retur av inköpta varor
Om några dina inköpta varor ska returneras till leverantören, kan du skapa en returorder. Du hittar en guide här