Inköpsorder

Om inköpsordern

En inköpsorder är vanligtvis den första ordern som skapas i relation till orderhantering. En inköpsorder anger varorna som går in i ditt lager för vidare bearbetning innan varorna säljs. Därefter skapar du varupartier som är nyckeln för att säkerställa spårbarhet för dina varor genom hela leveranskedjan.

Om du vill göra ett köp direkt för produktion eller försäljning kan du använda direktfrakt.

I dina företagsinställningar kan du ställa in några standardinställningar för dina beställningar.

Skapa orderhuvud

För att skapa en inköpsorder måste du fylla i beställningshuvudet med information om beställningsdetaljerna såsom leverantör, datum och leveransvillkor.

  1. Navigera till Köp > Beställningar för att se dina inköpsorder eller skapa en ny.
  2. Klicka på knappen Skapa inköpsorder i det övre högra hörnet för att skapa en ny.
  3. På den första fliken, Beställningsinformation, måste du fylla i följande fält:

Titel Förklaring
Leverantör Välj den partner som är leverantör. En dropdown-meny visas om du klickar i skrivfältet. Du kan börja skriva namnet på partnern och förslag visas när du skriver. Om du inte har skapat partnern ännu kan du klicka på + och skapa partnern.

Ange även leverantörens plats t.ex. adressen.
Beställningsdatum Beställningsdatum är det datum då beställningen gjordes. Datumet fylls i automatiskt med det datum då beställningen skapades i tracezilla. Du kan skriva över datumet om du beställt varorna från leverantören något annat datum.
Valuta Välj valuta från dropdown-menyn. Du kan skriva en bokstav när dropdown-menyn är öppen för att hitta valutan snabbare.
Växelkurs När du har valt valuta behöver du inte göra något mer åt växelkursen förutom att kontrollera att kursen är korrekt. Du kan uppdatera kursen genom att klicka på de två pilarna som bildar en cirkel. Växelkursen uppdateras dagligen enligt Europeiska centralbanken.
Leverantörsreferens Du kan ange en referens som ett ordernummer eller fakturanummer i fältet. Detta är valfritt.
Betalningsvillkor Välj betalningsvillkor för betalning av varorna till leverantören i fältet Betalningsvillkor. Uppgifterna framgår vanligtvis av fakturan från leverantören. Du kan välja en standardbetalningsperiod för denna partner i partnerinställningarna. Betalningsvillkoret kommer automatiskt att visas och du behöver inte välja villkoren manuellt varje gång du skapar en inköpsorder.
Vem äger denna beställning Den person som äger beställningen är tracezilla-användaren som är kontaktperson. Det är oftast den som beställt varan eller den som ansvarar för kontakten till leverantörsföretaget. Fältet fylls i automatiskt med tracezilla-användaren som skapade beställningen men du kan helt enkelt välja en annan användare i fältet.
Kontakt Välj leverantörens Kontaktperson. Det kan vara den du har varit i kontakt med angående beställning av varorna. Kontakter som är kopplade till partnern skapas i partnerinställningarna. I partnerinställningarna kan du välja en standardkontakt. Klicka i fältet för att se de kontakter som redan skapats. Om du inte har skapat kontakten ännu kan du klicka på +.
Status Ställ in Status för inköpsordern. Du kan välja antingen Order, Utkast eller Offert. Om du väljer statusen Offert kommer det associerade dokumentet att bli en offertförfrågan. Om du väljer statusen Order eller Utkast är det associerade dokumentet en orderbekräftelse. I händelse av Order-status, kommer leveransstatusen för de skapade varulinjerna i varupartiet att bekräftas och du kommer att kunna disponera partierna i andra beställningar. I händelse av statusen Utkast kommer leveransstatusen för de skapade varulinjerna i varupartiet stå som förväntade och du kommer inte att kunna förfoga över partiet i andra beställningar.

Leveransdetaljer

Gå till nästa flik i orderhuvudet, Leveransdetaljer.

   
Leverera till partner Välj den partner varorna levereras till. Det är ofta din egen partner eller en extern tillverkare som varorna levereras till.

Välj även mottagaradressen i fältet partnerplats. Om du inte har skapat partnern eller platsen kan du klicka på +. Det är mycket viktigt att du ser till att det är rätt plats du har valt i fältet. Varorna lagras på vald plats, och i den senare processen kan varorna endast väljas och plockas från den platsen.
Hämtning från partner Välj den partner som levererar varorna. Välj också platsen.
Speditör Du kan välja den partner som ansvarar för frakten av varorna. Välj även leveransadress i platsfältet. Partnernamnet och platsadressen kommer att visas på dokumenten. Det är valfritt att fylla i uppgifterna. Om du inte redan har skapat partnern kan du klicka på +.
Leveransdatum Välj datum då varorna levereras till den plats som valts i fältet Leverera till partner. Beroende på vilken webbläsare du använder tracezilla i kan du antingen ange datumet eller välja det från popup-kalendern.
Leveransperiod Från dropdown-menyn kan du välja de leveransvillkor som har avtalats med leverantören. I dropdown-menyn hittar du INCOTERMS®, som är en uppsättning fördefinierade termer utfärdade av International Chamber of Commerce som definierar köparens och säljarens ansvar i förhållande till handel. Du kan ange en anpassad text och texten kommer att visas på dokument. Du kan ställa in standardleveransvillkor för partnern i partnerinställningarna.
Hämtningsdatum Välj datum då varorna hämtas från den plats som valts i fältet Hämtning från partner. Beroende på vilken webbläsare du använder tracezilla i kan du antingen ange datumet eller välja det från popup-kalendern.
Tillgänglighetsdatum Välj datum då varorna är tillgängliga på den plats som anges i fältet leverera till. Tillgänglighetsdatum kommer ofta att vara detsamma som datum för mottagande och kontroll av leveranser innan varorna kan användas för vidare bearbetning.

Det är mycket viktigt att det valda datumet är korrekt, eftersom det påverkar när varorna finns i lager och kan ingå i andra beställningstyper, t.ex produktionsorder eller försäljningsorder.

Anmärkningar

Du kan ange Anmärkningar eller lägga till Taggar i beställningen i fliken Anmärkningar. Text som skrivits in i Anmärkningar kommer att visas på dokument. Om du vill lägga till en kommentar till beställningen, som inte ska synas på dokument, kan du göra en Intern kommentar.

Inköpsorder på fliken Kommentarer

Om du har ingått ett avtal med leverantören, eller om leverantören har skrivit en kommentar på orderbekräftelsen eller fakturan kan du skriva in texten här. Anmärkningen kommer att finnas på dokument. Detta är valfritt.

Du kan lägga till en tagg till beställningen. Du kan använda taggar för att organisera och strukturera innehåll. Det kan också användas för kategorisering. Detta gör det lättare att hitta en grupp av beställningar i översikter. Taggar är för internt bruk i tracezilla. Om du inte har skapat taggen kan du klicka på +. Detta är också valfritt.

 

Kom ihåg att klicka på knappen Spara när du har fyllt i uppgifterna i orderhuvudet. Du kan ändra en del av informationen vid ett senare tillfälle om det behövs.

Skapa orderrader

Orderrader innehåller det som du ska beställa. Du skapar en orderrad för varje sak (varor, frakt, prover) som ingår i beställningen.

I allmänhet skiljer tracezilla mellan varurader och tjänstrader. Varuraderne får varor i lager och tjänstrader är för tjänster som frakt som visas på fakturan. Tjänsterna påverkar inte lagernivåerna.

Skapa varurader

  1. Gå till fliken Köpta varupartier och klicka på knappen Skapa varuparti.
  2. I dialogrutan väljer du den lagerhållningsenhet (SKU) du vill skapa ett varuparti för och hur många varupartier du vill skapa. Om SKU:n inte finns ännu kan du skapa dem allt eftersom.
  3. Välj Antal varupartier.
  4. Ange antalet varupartienheter i ett varuparti.
  5. Om du inte låst fastställt mellan måttenhet och varupartienhet måste du även ange antalet måttenheter per varupartienhet.
  6. Ange inköpspriset per enhet. Om du skapade en prislista och länkade den till leverantören, kommer priset att fyllas i automatiskt.
  7. Som standard ställs Leveransstatus in på Bekräftad. Du kan ändra denna status till Förväntad eller Utkast. För att kunna disponera ett varuparti måste statusen vara Bekräftad.
  8. I avsnittet Attribut kan du ställa in värden för de individuella attributen. Du anger på SKU vilka attribut som ska vara tillgängliga. Du kan läsa om attribut här.
  9. Under fliken Ursprungsland, Datum, Övrigt kan du ange Användning före/Bäst före och Tillverkningsdatum, om relevant. Detta är nödvändigt för att hantera ditt lager med hjälp av FEFO-principen - Först Förfaller först ut.
  10. Klicka på Spara.

   
Lagerhållningsenhet Du kan välja mellan tre alternativ i det övre fältet som påverkar vilka lagerhållningsenheter (SKU:er) du kan välja i fältet nedan.

Aktiva SKU:er - du kan hitta SKU:er bland alla SKU:er som är inställda som aktiva. Inaktiva (avslutade) SKU:er kan inte väljas i fältet nedan.

Har partnerrelation - Genom att välja SKU:er med partnerrelationer är dropdown-menyn begränsad till att visa de SKU:er som har konfigurerats med en partnerrelation för den specifika leverantören som valts i orderhuvudet.

Med partnerpriser - Genom att välja SKU:er med partnerrelationer är dropdown-menyn begränsad till att visa SKU:er som har ett pris inskrivet i prislistan kopplad till den partner som valts i orderhuvudet.
Mängd Ange antal stycken, colli, påsar, liter eller kg du har beställt beroende på vilken måttenhet du valde när du satte upp SKU:n.
Enhetspris (valuta) Ange priset per enhet t.ex. per kg, kolli etc. Du kan skapa och koppla en prislista till en partner. Då kommer priset för varorna att fyllas i automatiskt. Läs mer om prislistor.
Aktivera spårbarhet Vi rekommenderar att spårbarhet alltid är aktiverad vid handel med livsmedel eller andra produkter för vilka lagen kräver spårbarhet.
Mängd partier Ange antalet partienheter i ett varuparti.
Inklusive gratis enheter Om du har fått en mängd varor och några av dessa varor var gratis kan du ange det här. Informationen kommer att finnas på dokument.
Leveransstatus Ange varornas leveransstatus. När leveransstatus är bekräftad betyder det att varorna kan avyttras i andra beställningar, eftersom det har bekräftats att de kommer att komma i lager.

När leveransstatus står som förväntad kan varorna inte avyttras i andra beställningar. Du kan till exempel ha beställt några varor och därför förväntar du att de finns i lager inom kort, men du har ännu inte fått orderbekräftelsen eller är osäker på om leverantören kan leverera önskad mängd varor.

När leveransstatus står som utkast, kan partierna inte disponeras i andra beställningar. Statusen är användningsbar när du vill beställa varor men fortfarande är i färd med att ta reda på vilken mängd varor som kommer att behövas.

Det är viktigt att använda rätt leveransstatus när flera användare arbetar tillsammans i systemet, så att det inte råder någon tvekan om huruvida varor har beställts eller inte.
Attribut Du kan tilldela attribut till dina varupartier. Ett attribut kan vara specifikation, storlek, förpackning eller kvalitet, men även information om leverantörens SKU-kod, lagerfack, tullstatus eller EU-tullkod. Du måste aktivera ett attribut för att indikera det på ett parti. Läs mer här.

Skapa tjänstrader

Lägg till en tjänstrad till inköpsordern för att indikera en tjänst relaterad till ordern.

En tjänst är något som ett företag eller institution erbjuder sina kunder gratis eller till ett pris och som inte leder till höjning av lagernivåerna. Det finns olika typer av tjänster. Den vanligaste tjänsten är frakt och tillhörande kostnader.

En tjänst kan också vara en demonstration av varor, t.ex. varuprover, informationsmaterial eller när en anställd från ett företag fysiskt visar upp varor. En tjänst kan också vara utlåning av utrustning som fat och kyl.

Gå till fliken Tjänstrad och klicka på Skapa tjänstrad. En dialogruta visas med följande fält:

   
Fördefinierad tjänst Om du har skapat en tjänst kan du välja tjänsten i fältet. Om du använder en fördefinierad tjänst behöver du inte fylla i övriga fält i dialogrutan.
Radtext Skriv in texten du vill ska synas på dokument som beskriver tjänsten. Texten kommer att placeras på samma rad som priset för tjänsten.
SKU på beställning Välj en SKU från varuraderna på ordern om du vill relatera tjänstraden till en specifik SKU. t.ex. rabatt på SKU:n och inte hela beställningen. Tjänstraden kommer att placeras under raden den är relaterad till på dokument.
Kategori Välj en kategori från dropdown-menyn t.ex. analys, frakt, rabatt etc. Kategorin definierar i vilken kolumn priset för tjänst-raden placeras i rapporter såsom försäljningsrapporten.
Taggar Om du har skapat en tagg som är relevant för tjänstraden kan du helt enkelt klicka på fältet och välja den från dropdown-menyn. Om du vill lägga till en tagg kan du klicka på +.
Beräkningsmetod Välj om du vill ange priset för tjänsten per enhet, som ett fast pris eller i procent.
(Per enhet) Välj måttenhet priset ska beräknas enligt t.ex. colli, kg, liter, st.
Pris/enhetspris/procentandel Namnet på detta fält varierar beroende på vilken beräkningsmetod du valt i fältet ovan. Ange fast pris, procent eller pris per enhet i fältet. Om priset är per enhet kommer du att kunna se totalpriset i det nedre grå fältet. Om tjänstraden är en rabatt, se till att använda skylten - t.ex. -10 %.

Den fortsatta behandlingen av inköpsordern

Du kan växla mellan flikarna Köpta varor, Tjänster, Leveranser, Budget, Kostnader, Dokument och Filer på beställningen.

Knapparna ovanför varuraderne

Knapparna ovanför varuraderne är relaterade till varuraderna. För att använda en knapp, markera helt enkelt rutan bredvid varuraden. Om du vill applicera en knapp på alla varurader i inköpsordern, bocka av rutan i den övre raden bredvid sökfiltret. Detta kommer att markera alla varurader.

Läs mer om användningen av knapparna nedan:

   
Lägg till spår Du kan lägga till ett spår på dit varuparti, vilket hjälper till att säkerställa spårbarhet, t.ex. ett batchnummer. Ett spårsystem definierar vilken typ av spårning du kan lägga till. Genom att välja Spårningssystem, Annat, kan du själv definiera ett spår. Namnet på spåret skrivs sedan in i fältet Etikett. I fältet Nyckel anger du informationen som är kopplad till spåret t.ex. ett nummer eller en identifikationskod.

Spårningen bör följa med: tillåter att färdiga varor ärver spår som tilldelats råvaror under produktion.

Du kan dock lägga till spåret i varupartiet efteråt. För att göra det, (1) klicka på Lager i toppmenyn och välj Varupartier. (2) Hitta det specifika partiet t.ex. genom att använda filtren till vänster. (3) Klicka på partiet. (4) Navigera till fliken Spår. (5) Klicka på Lägg till spår.
Sätt datum Genom att klicka på knappen kan du lägga till ett tillverkningsdatum och Sista förbrukningsdag eller Bäst före-datum till varupartiet. Vid handel med livsmedel görs en skillnad mellan Sista förbrukningsdag och Bäst före-datum. Sista förbrukningsdag anges vanligtvis på produkter som potentiellt inte är säkra att äta efter datumet. När det gäller Bäst före-datum kan produkten ätas efter utgångsdatumet. Efter utgångsdatum är konsumenten ansvarig för att själv bedöma om varan är säker att äta baserat på smak och lukt
Skapa som… Om du vill använda samma parti och antal kg, st, kolli på en annan typ av beställning kan du använda den här funktionen.

Välj den beställning du vill skapa varuraderna på i dialogrutan eller skapa en ny beställning genom att klicka på +.
Skriv ut etiketter Du kan skriva ut etiketter genererade av tracezilla för att sätta på dina varor i lager. Välj vilken typ av information som ska visas på din etikett genom att markera i menyn som visas. Det finns en QR-kod på din etikett som standard. Du kan skanna den med tracezillas molnbaserade applikation på telefonen. Sedan kan du se objektet och dess information på telefonen.
Ta bort valda Genom att klicka på knappen tar du bort de markerade varuraderna. Detta är en permanent åtgärd och därför måste du bekräfta din åtgärd i dialogrutan.

Justera beställningen innan du tar emot

När en beställning levereras är det viktigt att anpassa beställningen till vad som faktiskt levereras, om detta skiljer sig från det som ursprungligen beställdes.

 

Justera mängden varor

Om leveransen inte innehåller den beställda kvantiteten justeras den enkelt:

  1. Gå till den specifika beställningen som behöver justeras.
  2. Klicka på varuraden.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Redigera i dropdown-menyn.
  4. Anpassa kvantiteten till vad som faktiskt levereras.
  5. Klicka på Spara.
  6. Upprepa för andra varulinjer om det behövs.

Dela en rad

Det kan finnas mer än en anledning att dela upp et varuparti.

Till exempel:

  • Om en inköpsorder har mer än ett parti per SKU, kan varuraden delas för att lägga till separata spår eller Bäst före-datum med mera.
  1. Gå till inköpsordern.
  2. Klicka på varuraden.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger på varulinjen.
  4. Klicka på Delad rad i drop-downmenyn.
  5. Ange mängden för den första del av varupartiet. Det återstående varupartiet kommer att genereras automatiskt.
  6. Klicka på Spara.
  7. Upprepa åtgärden om fler än två varupartier har levererats.

 

Delleverans och restorder

När en leverans är ofullständig, t.ex. på grund av fel eller restorder kan du göra en delmottagning av beställningen.

  1. Klicka på Ta emot beställning. Hela beställningen måste tas emot till en början.
  2. Klicka på fliken Leveranser.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger och välj Gå till leverans i dropdown-menyn.
  4. Vid partiet som måste delas upp, klicka på Redigera till höger.
  5. Justera Kvantitet till den kvantitet som faktiskt tas emot. Om hela partiet är i restorder, ange 0.
  6. Fortsätt att justera alla nödvändiga partier. De avmarkerade kvantiteterna kommer att visas på en separat leverans, med leveransstatus Väntar. Vid mottagande av restordern ändras status till Levererat och beställningen kommer inte längre att synas i orderöversikten.

Skriv ut etiketter

Med tracezilla kan du skriva ut etiketter till varupartier med QR-kod för internt bruk samt GS1-kolli-etiketter.

  1. Gå till beställningen.
  2. Klicka på relevant varurad.
  3. Klicka på de tre prickarna och pilen till höger på raden och välj Gå till varuparti.
  4. Klicka på Skriv ut etikett i det övre högra hörnet.
  5. Välj Etikettformat.
  6. Du kan ange en valfri kommentar. Detta kommer att visas på din etikett.
  7. Klicka på Skriv ut etiketter
  8. Ett fönster visas med skrivarmenyn för skrivaren som är ansluten till din dator. Följ riktlinjerna för din skrivare.

Skicka och ta emot beställning

När du har tagit emot eller skickat en beställning kan du enkelt markera den som mottagen/avskickad genom att använda knapparna Skicka beställning och Ta emot beställning i det övre högra hörnet av beställningen. Läs mer om Leveranser.

 

Retur av köpta varor

Om mottagna varor ska returneras till en leverantör registreras detta på inköpsordern. På inköpsordern registreras varan som förlorad och orsaken skrivs ned. För att göra detta, följ dessa steg:

  1. Tryck på knappen Köp i toppmenyn och välj Beställningar.

  2. Sök efter den aktuella beställningen där du har registrerat den köpta varan.

  3. Gå till beställningen och klicka på Öppna beställning igen i det övre högra hörnet.

  4. Klicka på raden med varupartiet som ska returneras. Varuraden vecklas ut.

  5. Korrigera varuraden:

  • Om hela partiet ska lämnas tillbaka, klicka på den blå knappen med tre prickar och en pil. Välj sedan Redigera och förbrukningsstatusen korrigeras till Förlorad.

  • Om en del av objektet ska lämnas tillbaka, klicka den blå knappen med tre prickar och en pil. Välj sedan Dela rad. Ange returkvantiteten. Korrigera leveransstatus till Förlorad.

Justera enhetspriset till 0 om du får en återbetalning. Gå till nästa flik i Ursprungsland, Datum, etc. och ange orsaken till returen. Du har även möjlighet att bifoga en fil till inköpsordern. Klicka Ta emot beställning för att stänga inköpsordern.

Översikt