Försäljningsorder och försäljningserbjudande
För att sälja varor till en kund måste du skapa en försäljningsorder. För att se dina försäljningsorder, klicka på Försäljning i toppmenyn och välj Ordrar.
Skapa orderhuvud
- Klicka på Försäljning i toppmenyn och välj Ordrar från antingen dropdown-menyn eller sidomenyn.
- Klicka på Skapa försäljningsorder uppe till höger.
- Börja med att fylla i orderhuvudet. Se en förklaring av varje fält nedan.
- Om du vill skapa ett säljerbjudande måste du ändra status på beställningen från Order till Offert
- Klicka på Spara.
| Fältnamn | Förklaring |
|---|---|
| Orderdetaljer | |
| Kund | Välj partner som varorna säljs till. Du kan skapa en ny partner genom att klicka på +. |
| Faktura till | Genom att kryssa i Faktura ska skickas till annan partner än kund kan du välja en annan partner som fakturamottagare. Detta kan vara aktuellt om kunden är en butik men fakturan ska skickas till den övergripande organisationen. Det händer ofta inom till exempel detaljhandeln. |
| Beställningsdatum | Beställningsdatumet är automatiskt förifyllt med dagens datum. Beställningsdatum är det datum då kunden har beställt varan, dvs. det datum då beställningen skapas. |
| Valuta | Fältet är redan ifyllt baserat på den valda valutan i partnerns inställningar. Du kan också välja en annan valuta från listan. Du söker i listan genom att till exempel skriva EUR på ditt tangentbord. |
| Valutakurs | Kontrollera att växelkursen är korrekt. Växelkursen erhålls från Europeiska centralbanken. |
| Rekvisitionsnr | Här kan du ange kundens ordernummer eller annan viktig referens, som ska framgå av dokument. Du kan söka på referensnumret i orderöversikten. |
| Betalningstid | Fältet är förifyllt baserat på det valda villkoret i partnerns inställningar. Om du väljer Netto 14 dagar har kunden 14 dagar på sig att betala från det datum då fakturan utfärdats till dess den förfaller. |
| Vem äger denna order | Fältet är automatiskt förifyllt baserat på dina beställningsinställningar. Detta är användaren som är kontaktperson från ditt företag. |
| Kontakt | Fältet är förifyllt baserat på den valda kontakten i partnerns inställningar. Du kan skapa en ny kontakt genom att klicka på +. Om en e-postadress anges på kontakten kan kontakten ta emot dokument. |
| Status | Välj om beställningen är en offert, ett utkast eller en beställning. Vanligtvis används utkaststatusen för att indikera att beställningen ännu inte har slutförts. |
| Leveransdetaljer | |
| Leverera till partner | Välj partner och ställe (adress) varorna transporteras till. |
| Hämtning från partner | Välj partner och ställe (adress/ lager) varorna plockas från. |
| Speditör | Välj det företag som ansvarar för frakten av varorna, om du inte skickar varorna själv eller kunden hämtar varorna. |
| Leveransdatum | Välj eller ange datum då varorna levereras/mottas på leveransadressen. |
| Leveranstid | Välj ett leveransvillkor enligt Inco-villkor. |
| Hämtningsdatum | Välj datum då varorna plockas från lagret. |
| Anmärkningar | |
| Anmärkningar | Du har möjlighet att lägga till anmärkningar till beställningen. Dessa kommer att synas på orderdokumenten. |
| Intern kommentar | Om du lägger till en kommentar här så kommer den bara att synas i systemet. Kunden kommer inte att kunna se kommentaren. |
| Taggar | Du kan lägga till en intern tagg, som kan användas för att sortera ut beställningar i samma kategori. |
Lägg till varupartier i försäljningsordern
- På fliken Sålda partier kan du lägga till varorna som ska säljas.
- Klicka på Lägg till varurad
- I dropdown-menyn väljer du hur du vill välja lagerhållningsenhet.
- Aktiva SKU:er: välj mellan alla lagerhållningsenheter som är aktiva (ej blockerade) och som är tillåtna för försäljningsorder.
- Har partnerrelation: Om du har skapat en relation på en SKU till en partner, kan du se en lista med de SKU:er som du vanligtvis säljer till denna kund.
- Med partnerpriser: Om du har skapat en prislista specifikt för denna kund, kan du se en lista över SKU:erna där ett pris har angetts.
- Välj antal enheter som ska finnas på försäljningsordern.
- Ange försäljningspriset per enhet. Om du har skapat en prislista och länkat den till kunden, kommer priset att fyllas i automatiskt.
- Klicka på Spara och lägg till nästa parti. Annars klickar du på Stäng fönster.
Lägg till tjänstrader
Tjänstrader är rader på den order som kunden ska faktureras för, men som inte är fysiska föremål eller något som hålls i lager t.ex. häften/flyers.
Servicelinjer kan vara rabatt eller transportkostnader.
- Gå till fliken Tjänstrader.
- Klicka på Skapa tjänstrader.
- Du kan välja en redan skapad tjänst i fältet Fördefinierad tjänst eller fylla i fälten manuellt. Läs mer här.
- Kontrollera att fälten är korrekt ifyllda och klicka på Spara.
Välj varupartier
- Gå till fliken Sålda varupartier.
- Markera vänster sida så att alla varurader är markerade.
- Klicka på Föreslå varupartier. Systemet kommer nu att föreslå några varupartier (lots) baserat på utgångsdatum (alternativt inköps-/produktionsdatum baserat på FIFO).
- Du kan sedan kontrollera de valda varupartierne genom att klicka på Välj varupartier.
- I den nya översikten: Klicka på + på vänster sida bredvid SKU-koden så att raden vecklas ut. Om det finns varor tillgängliga kommer du nu att kunna fylla i fältet till höger med den mängd du behöver.
- Klicka på Spara överst.
- Klicka på Gå till order (eller så kan du välja att skriva ut en plocklista först).
Skapa följesedel, orderbekräftelse och faktura
- När du fysiskt har plockat ut varorna och varorna är skickade klickar du på Skicka order i det övre högra hörnet. Läs mer om Leveranser.
- Du kan skapa en följesedel genom att klicka på Följesedel i det gula avsnittet Snabb tillgång till dokument.
- Du kan också skapa en orderbekräftelse i avsnittet Snabb åtkomst till dokument. Alternativt, gå till fliken Dokument.
- För att skapa en faktura, klicka på Skapa faktura i det övre högra hörnet. Du kan följa instruktionerna här för att fylla i fälten.
Massåtgärder
När du har skapat en eller flera försäljningsorder kommer de upp i orderöversikten Försäljning > Ordrar.
Du kan markera rutan bredvid varje försäljningsorder och utföra handlingar som påverkar alla valda ordrar. Den här funktionen kallas massåtgärder.
- Använd filtren till vänster för att söka efter relevanta försäljningsorder.
- Bocka i rutan bredvid de relevanta ordrarna.
- Klicka på Massåtgärder ovanför raderna.
- Välj önskad åtgärd t.ex. Skriv ut följesedlar. Detta kan till exempel vara användbart om du behöver skriva ut följesedlar för de ordrar som ska plockas och packas ett visst datum.
Observera att en orderföljesedel innehåller både plockade varupartier, ej plockade varurader och tjänstrader.
Status efter fakturering
En försäljningsorder stängs automatiskt efter fakturering, om du inte väljer Slutför (ingen faktura) när du skapar en faktura. Detta kommer att resultera i att försäljningsordern får statusen Fakturerad - leverans saknas.
Fakturerat - varor som ska levereras! är en varning som påminner dig om att försäljningsordern saknar färdigbehandling. Leveransenstatusen måste ändras till Levererad för att försäljningsorderns status ska ändras till Fakturerad. Gå till fliken Leveranser, klicka på den blåa knappen med de tre prickarna och pilen och välj Redigera. Ändra status till Levererad och klicka på Spara.
När du klickar på Återöppna order på en fakturerad försäljningsorder visas följande meddelande i dialogrutan:
Det betyder att när du fortsätter att arbeta med en färdigbehandlad order måste du vara medveten om att statusen på leveransen har ändrats och försäljningsorderns status har ändrats.
Om du ändrar försäljningsordern efter fakturering får den statusen Delfakturerad.
Delvist fakturerad visas om du har ändrat försäljningsordern utan ändringen t.ex. ett extrapaket har fakturerats. Kontrollera att all information på försäljningsordern är korrekt. Du kan sedan välja att kreditera ordern, skapa en ny faktura eller klicka på Slutför (ingen faktura).