Partners

Partners är alla typer av kontakter - kunder, leverantörer, speditörer, certifieringsorgan etc. Din egen profil läggs även till som partner och markeras som Min profil i partneröversikten.

För att gå till dina partners, klicka på Partners i toppmenyn. Du kan söka efter en specifik partner med hjälp av filtren till vänster på skärmen.

Hur man lägger till en partner

  1. Klicka på Partners i toppmenyn.
  2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet.
  3. Fälten Namn och Land är obligatoriska och måste fyllas i.

    Lägg till partner
  4. Du kan välja den valuta som primärt används vid handel med partnern i avsnittet Standardvaluta.
  5. Språk måste vara aktiverat i Företagsinställningar innan du kan välja dem.
  6. Du kan lägga till taggar till din partner. Läs mer om taggar här. Du kan använda taggar för att organisera och strukturera innehåll.
  7. Ange VAT-ID för din partners företag.
  8. Fyll i partnerns kontaktuppgifter i avsnitten E-post, Telefon och Fax.
  9. Om så önskas kan du lägga till partnerns webbadress också.
  10. Under fliken Priser, villkor… går det att välja prislistor för partnern. Du kan ta reda på mer om prislistor här.
    Lägg till prislista
  11. Du kan lägga till en kreditgräns för partnern. Detta är kopplat till gäldenärens saldo som visas i partnervyn. Saldot kan synkroniseras automatiskt med ditt ekonomisystem via integrationer. Inställning av kreditgräns kommer att visa en varning på försäljningsorder, om kreditgränsen överskrids.
  12. Du kan välja en Fakturaåtgärd. Detta är en handling som utlöses när en faktura skapas. T.ex. kan du välja att när en faktura skapas för denna partner ska den skickas som e-post eller visas som PDF.
  13. Du kan välja Standardbetalningsvillkor, t.ex. Netto 14 dagar. Om du väljer Anpassad eller Betala i förskott måste du skriva in en text på raden under, t.ex. “50% betalning i förskott”.
  14. Du kan också välja Standardleveransvillkor. Läs mer om INCOTERMS här.
  15. Under fliken Relationer kan du ange standardåtgärder för beställningar som involverar partnern. När du skapar en beställning med partnern kommer vissa uppgifter automatiskt att fyllas i. Du kan ändra dem i beställningen om du behöver göra ett undantag. Det är valfritt att lägga till relationer till en partner. Du kan också lägga till en övergripande partner. Läs om detta längre ner i denna vägledning.
  16. När du har fyllt i informationen klickar du på Spara och lägg till plats. Det krävs inte att du lägger till en plats omedelbart men när du använder en partner för att skapa en beställning måste du välja en plats.

Lägg till plats

  1. Ange partnerns platsnamn, t.ex. Huvudkontor, centrallager, avdelning eller liknande. Platsnamnet är för internt bruk i tracezilla vilket hjälper dig att skilja mellan platserna och välja rätt plats när du skapar beställningar. Platsnamnet kommer inte att visas i dokument.
  2. En plats kan tilldelas en referenskod som du själv väljer, som kan användas som en förkortning för platsen. Referenskoden är endast avsedd för intern användning i tracezilla och kommer inte att visas på dokument.
  3. I fältet Kontaktinformation kan du ange en valfri information om partnern, t.ex. telefonnummer, e-postadress etc. Kontaktuppgifterna är endast för internt bruk och kommer inte att synas på dokument. Om du vill att kontaktuppgifter ska synas på dokument är det möjligt att lägga till specifika kontakter till partnern. Läs om detta längre ner i denna vägledning.
  4. Du kan ange ett globalt platsnummer (GLN - Global Location Number) som t.ex. används vid fakturering via EDI. Du kan läsa mer om GLN här. Kom ihåg att även ange en EDI-metod.
  5. Välj en EDI-metod, om ett GLN/EAN har angetts ovan.

    - UBL: Internationell standard, för utbyte av affärsdokument i XML-filformat. T.ex. orderbekräftelse, transportbokning och fakturering.
    - EdiFact: FN-standard för utbyte av data mellan affärspartners. T.ex. orderbekräftelse, transportbokning och fakturering.
    - Peppol: Internationell standard som används för att fakturera myndigheter.
  6. Fältet Mottagarens namn anges endast om partnernamnet ska ersättas med ett annat namn på dokument. Se exempel här.
  7. Ange adressinformationen.
    OBS! Om du vill att namnet på en specifik avdelning ska synas på dokument som fakturor eller om namnet innehåller viktig information som är viktig för att varor ska levereras till rätt plats, t.ex. om det finns en avdelning med ett specifikt namn kan du ange avdelningens namn i den övre adressraden följt av adressen (gatunamn och nummer) i den nedre raden.
  8. Du kan ange att alla varor på en (lager)plats inte ska vara spårbara. Klicka på fliken Avancerat för att markera rutan. Då blir allt gods som flyttas till denna plats utan spårbarhet även om godset tidigare varit spårbart, t.ex. för användning av iPos-integrationen. Plats utan spårbarhet
  9. Klicka på Spara för att skapa platsen.

Övergripande organisation

Om du har lagt till flera partners från samma organisation, på grund av t.ex. olika momsregistreringsnummer, eller olika betalningsvillkor, kan du lägga till dessa partners till en överordnad organisation. Det kan vara användbart om du vill se övergripande data i rapporter, t.ex. försäljningsrapporter för en organisation eller för att använda prognosfunktionen.

Du måste först upprätta den överordnade organisationen som en ny partner, enligt beskrivningen i början av denna vägledning. Det är obligatoriskt att lägga till Namn och Land. Du kan självklart ange all annan information som du finner relevant.

  1. Navigera till Partners.
  2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet.
  3. När organisationen är korrekt tillagd, letar du upp en av de partners som ska ingå i den övergripande organisationen.
  4. Klicka på Redigera i fältet Grundläggande information.
  5. Klicka på fliken Relationer.
  6. I fältet Organisation, välj den nyligen tillagda överordnade partnerorganisationen.
  7. Klicka på Spara.

Relationer

Under fliken Relationer kan du lägga till några vanliga händelser av vad som ska ske, när en beställning för just denna partner skapas.

Genom att lägga till relationer till en partner kommer fälten i en beställning, som involverar partnern, att fyllas i automatiskt. Detta förenklar ditt arbetsflöde. Det är också möjligt att lägga till relationer till din egen partnerprofil.

Du kan skriva självklart ändra fördefinerad info på en order, om ett undantag behöver göras.

Exempel

Om du ofta använder samma speditör till och från en specifik kund eller leverantör:

  • På kundens partnerprofil: Ställ in Ordertyp till Försäljning Ställ in Partnerroll till Speditör. Välj standard speditör i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

  • På leverantörens partnerprofil: Ställ in Beställningstyp till Köp. Ställ in Partnerroll till Speditör. Välj standard speditör i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

Om du säljer varor till en butik under ett livsmedelskedja via EDI, och fakturan ska skickas direkt till livsmedelskedjan och inte till butiken:

  • På butikens partnerprofil: Ställ in Ordertyp till Försäljning. Ställ in Partnerroll till Faktura. Välj livsmedelskedjan i fältet Partner. Välj plats för partnern som ska faktureras. Klicka på Spara.

Om du har ett specifikt lager du oftast tar emot varor till och ett specifikt lager du som regel skickar varor från:

  • På din egen partnerprofil: Ange ordertyp till Köp. Ställ in partnerroll på Leverera till. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för leveransen (din egen) Klicka på Spara.
  • Klicka på Lägg till en ny. Ställ in Ordertyp till Försäljning. Ställ in Partnerroll till Hämtning från. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för upphämtningen (din egen). Det är möjligt att välja samma lager i båda raderna. Klicka på Spara.

Blockering

Du kan blockera en partner. Detta kan vara användbart t.ex. om du inte längre har ett kontrakt med en tidigare partner. Klicka på Redigera och välj fliken Blockering. Bocka av fönstret Partner är blockerad! När du gör det får du möjlighet att ange en ersättningspartner.

Certifikat

Du kan lägga till Certifikat relaterade till din partner. Detta är relevant, t.ex. om du tillverkar, eller köper och säljer ekologiska varor. Om så är fallet är du skyldig att skaffa och spara uppgifter om dina leverantörers intyg om ekologisk produktion. Det certifieringsorgan/kontrollorgan som utfärdar certifieringen bör också upprättas som partner i ansökan. Läs mer om certifikat.

Partnerkommentarer

tracezilla fungerar också som en samarbetsplattform för dig och dina kollegor. Du kan ange en kommentar till en partner, t.ex. en viktig anmärkning, eller särskilda villkor, som ni behöver att komma ihåg när en beställning behandlas till den specifika kunden/leverantören/producenten.

Partnerkommentarer är endast för internt bruk och kommer inte att visas i några dokument.

Kommentarerna kommer att visas som ett separat avsnitt på alla beställningar. Sektionen kan öppnas och stängas, så många kommentarer kommer inte att störa beställningsöversikten när sektionen förminskas.

Om det finns en en kommentar läggs till till den aktuella partnern, kommer kommentarsektionen att blinka långsamt rött sex gånger när man går in på ordern. Sedan är sektionen rödmarkerad för att påminna om att det finns en kommentar.

Om en ny partnerkommentar läggs till eller uppdateras kommer detta att framgå på en order under en månads tid. Det markeras med ett gult fält med texten Nya kommentarer under Partnerkommentarer i ordern.

Kontakter

Kontaktperson på dokument
När en kontakt har skapats kan kontakten anges som kontaktperson på dokument. Det kan exempelvis vara kontaktpersonen hos en kund som har beställt några varor. På så vis vet ni vem ni ska kontakta vid frågor gällande beställningen eller om det sker oförutsedda händelser, som gör att ni inte kan leverera alla varor samtidigt.

Håll koll på dina partners kontaktuppgifter
Du kan lägga till kontakter för att enklare hitta dem när du behöver kontakta en kund, leverantör, transportör eller andra samarbetspartners.

Lägg till en kontakt för att lägga till fler mottagare av e-postmeddelanden
När du skickar dokument med e-post från tracezilla kan du välja flera mottagare. Dessa måste läggas till individuellt som kontakter.

Du kan kryssa i vilka dokument kontakten ska ha. Alla kontakter som bockats av för dokumenttypen faktura, kommer alltså att få fakturor via e-post.

Exempel

En faktura ska skickas till två kontakter och en fakturamottagare (fakturapost), John Smith, Sarah Jensen och bookkeeping@test.com

John Smith läggs till som en kontakt med e-postadress johnsmith@test.com
Sarah Jensen läggs till som en kontakt med e-post sarah@example.com
Och en kontakt för fakturamottagaren bookkeeping@test.com läggs till.

Dokumenttyperna Faktura och Kreditnota bockas av för alla tre kontakter. Du bör alltid kontrollera att korrekta e-postadresser visas första gången du skickar ett e-postmeddelande till kunden.

Om ingen kontakt läggs till
Om inga kontakter har lagts till, eller om en specifik dokumenttyp inte har markerats, används e-postadressen från de grundläggande Företagsupplysningarna.

Du kan också lägga till eller ändra e-postadresser manuellt när dokument skickas med e-post.

Reskontra, intäkter och försäljning

Denna paragraf är relevant om du har en integration till ett redovisningssystem. På varje partner kan du se gäldenärens saldo och dina intäkter för den specifika partnern. För leverantörer, producenter och speditörer kan du se ditt totala inköps-/betalningsbelopp för partnern, och antalet försäljnings- och inköpsorder som involverar partnern.

Kundreskontra visar det fakturerade beloppet som ännu inte har betalats. Kundens saldo sjunker när fakturorna betalas. Kundreskontran synkroniseras kontinuerligt med ditt bokföringssystem. Genom att flytta markören över kundens saldo kan du se när det senast uppdaterades.

Intäkter viser hur mycket en kund har köpt för eller hur mycket företaget har handlat för hos en leverantör. Det är summan av försäljningsordrarnas/inköpordrarnas värde.

Försäljning och Inköp visar det totala antalet försäljningsordrar och inköpsordrar för partnern. Om du klickar på försäljning eller inköp kommer du att navigeras till en orderöversikt för partnern.

Bredvid ordrar, intäkter och kundreskontra finns en genväg för att skapa ordrar. Klicka på Skapa i det övre högra hörnet. En del av kundinformationen fylls automatiskt i.

Översikt