Partners

Partners är alla typer av kontakter - kunder, leverantörer, speditörer, certifieringsorgan osv. Din egen profil läggs även till som partner och markeras som Min profil i partneröversikten.

För att gå till dina partners, klicka på Partners i toppmenyn. Du kan söka efter en specifik partner med hjälp av filtren till vänster.

Lägg till partner

1. Klicka på Partners i toppmenyn.
2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet.
3. Fälten Namn och Land är obligatoriska och måste fyllas i.
   
   
4. Du kan välja den valuta som primärt används vid handel med partnern i avsnittet Standardvaluta.
5. Språk måste vara aktiverat i Företagsinställningar innan du kan välja dem.
6. Du kan lägga till taggar till din partner. Du kan läsa mer om taggar här. Du kan använda taggar för att organisera och strukturera innehåll.
7. Ange VAT-ID för din partners företag.
8. Fyll i partnerns kontaktuppgifter i avsnitten E-post, Telefon, Fax och webbadress.
9. Under fliken Priser, villkor… går det att välja prislistor för partnern. Du kan läsa om prislistor här.
   
10. Du kan lägga till en kreditgräns för partnern. Detta är kopplat till gäldenärens saldo som visas i partnervyn. Saldot kan synkroniseras automatiskt med ditt ekonomisystem via integrationer. Inställning av kreditgräns kommer att visa en varning på försäljningsorder, om kreditgränsen överskrids.
11. Du kan välja en Fakturaåtgärd. Detta är en handling som utlöses när en faktura skapas. T.ex. kan du välja att när en faktura skapas för denna partner ska den skickas som e-post eller visas som PDF. Om du har en EDI-koppling kommer Skicka via EDI också visas som en möjlighet.
12. Du kan välja Standard betalningsvillkor, t.ex. Netto 14 dagar. Om du väljer Anpassad eller Betala i förskott måste du skriva in en text på raden under, t.ex. “50% betalning i förskott”.
13. Du kan också välja Standard leveransvillkor. Läs mer om INCOTERMS här.
14. Under fliken Relationer kan du ange standardåtgärder för ordrar som involverar partnern. När du skapar en order med partnern kommer vissa uppgifter automatiskt att fyllas i. Du kan ändra dem på ordern om du behöver göra ett undantag. Det är valfritt att lägga till relationer till en partner. Du kan också lägga till en övergripande partner och en leveransprofil.
15. Läs om flikarna Blockering och Avancerade inställningar längre ner.
16. När du har fyllt i informationen klickar du på Spara och lägg till plats. Det krävs inte att du lägger till en plats omedelbart men när du använder en partner för att skapa en order måste du välja en plats.

Lägg till plats

1. Ange partnerns platsnamn, t.ex. Huvudkontor, centrallager, avdelning eller liknande. Platsnamnet är för internt bruk i tracezilla vilket hjälper dig att skilja mellan platserna och välja rätt plats när du skapar ordrar. Platsnamnet kommer inte att visas på dokument.
   
2. En plats kan tilldelas en referenskod som du själv väljer, som kan användas som en förkortning för platsen. Referenskoden är endast avsedd för intern användning i tracezilla och kommer inte att visas på dokument.
3. Fältet Mottagarens namn anges endast om partnernamnet ska skrivas över med ett annat namn på dokument. Se exempel här.

4. I fältet Kontaktinformation kan du ange valfri information om partnern, t.ex. telefonnummer, e-postadress etc. Kontaktuppgifterna är endast för internt bruk och kommer inte att synas på dokument. Om du vill att kontaktuppgifter ska synas på dokument är det möjligt att lägga till specifika kontakter till partnern. Läs om detta längre ner i denna vägledning.

5. Ange adressinformationen.
   OBS! Om du vill att namnet på en specifik avdelning ska synas på dokument som fakturor eller om namnet innehåller viktig information som är viktig för att varor ska levereras till rätt plats, t.ex. om det finns en avdelning med ett specifikt namn kan du ange avdelningens namn i den övre adressraden följt av adressen (gatunamn och nummer) i den nedre raden

EDI

1. Du kan ange ett globalt platsnummer (GLN - Global Location Number) som t.ex. används vid fakturering via EDI. Du kan läsa mer om GLN här. Kom ihåg att även ange en EDI-metod.
   
2. Välj en EDI-metod, om ett GLN/EAN har angetts ovan.
   
   - UBL: Internationell standard, för utbyte av affärsdokument i XML-filformat. T.ex. orderbekräftelse, transportbokning och fakturering.
   - EdiFact: FN-standard för utbyte av data mellan affärspartners. T.ex. orderbekräftelse, transportbokning och fakturering.
   - Peppol: Internationell standard som används för att fakturera myndigheter.

Avancerade inställningar

1. I fliken Avancerade inställningar kan en plats ges en Referenskod som du själv väljer, vilken kan användas som en förkortning för platsen. Referenskoden är endast avsedd för intern användning i tracezilla och kommer inte att visas på dokument.
2. Om det är relevant kan du ange en World wide web-adress.

3. Ange relevant plats Taggar.

4. Du kan ange att alla varor på en (lager)plats inte skall vara spårbara. Klicka på fliken Avancerade inställningar för att markera rutan. Då blir alla varor som flyttas till denna plats utan spårbarhet även om varorna tidigare varit spårbara, t.ex. för användning av iPos-integrationen.
5. Om det är relevant, ange ett Medlemsorganisations-ID och Medlemsorganisations medlems-ID.
6. Klicka på Spara för att spara platsen.

Övergripande organisation

Om du har lagt till flera partners från samma organisation, på grund av t.ex. olika momsregistreringsnummer, eller olika betalningsvillkor, kan du lägga till dessa partners till en överordnad organisation. Det kan vara användbart om du vill se övergripande data i rapporter, t.ex. försäljningsrapporter för en organisation eller för att använda prognosfunktionen.

Du måste först upprätta den överordnade organisationen som en ny partner, enligt beskrivningen i början av denna vägledning. Det är obligatoriskt att lägga till Namn och Land. Du kan självklart ange all annan information som du finner relevant.

1. Navigera till Partners.
2. Klicka på knappen Lägg till partner i det övre högra hörnet och skapa den övergripande organisation.
3. När organisationen är korrekt tillagd, letar du upp de partners som ska ingå i den övergripande organisationen i partneröversikten och bocka i rutan till vänster.
4. Klicka på Massåtgärder > Välj överordnad partner
5. Hitta den övergripande partner och klicka Ja, bekräfta.

Relationer

Under fliken Relationer kan du lägga till standardinställningar för vad som ska fyllas i när du skapar en order där denna partner ingår.

Genom att lägga till relationer till en partner kommer fälten i en order, som involverar partnern, att fyllas i automatiskt. Detta förenklar ditt arbetsflöde. Det är också möjligt att lägga till relationer till din egen partnerprofil.

Du kan självklart ändra fördefinerad info på en order om det behövs, så partnerrelationerna är inte fastlåsta.

Exempel

Om du ofta använder samma speditör till och från en specifik kund eller leverantör:

• På kundens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Speditör. Välj standard speditör i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

• På leverantörens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Köp. Sätt Partnerroll till Speditör. Välj standard speditör i fältet Partner. Välj Plats. Klicka på Spara.

Om du säljer varor till en butik under en livsmedelskedja via EDI, och fakturan ska skickas direkt till livsmedelskedjan och inte till butiken:

• På butikens partnerprofil: Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Faktura. Välj livsmedelskedjan i fältet Partner. Välj plats för partnern som ska faktureras. Klicka på Spara.

Om du har ett specifikt lager du oftast tar emot varor till och ett specifikt lager du som regel skickar varor från:

• På din egen partnerprofil: Sätt ordertyp till Köp. Sätt partnerroll på Leverera till. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för leveransen (din egen) Klicka på Spara.
• Klicka på Lägg till fler. Sätt Ordertyp till Försäljning. Sätt Partnerroll till Hämtning från. Välj ditt eget företag i fältet Partner. Välj platsen för upphämtningen (din egen). Det är möjligt att välja samma lager i båda raderna. Klicka på Spara.

Leveransprofil

Under fliken Relationer kan du ange en leveransprofil för din partner. Med leveransprofilen kan du ange vilka veckodagar en kund vill ta emot leveranser eller en leverantör kan leverera. För varje leveransdag kan du ange antal dagar från hämtning till leverans.

Leveransprofiler kan användas

• i ett manuellt flöde där leverans- och hämtningsdatum är förifyllt på ordrar till den aktuella partnern. Det är möjligt att stänga av automatiken för den enskilda ordern.
• i det automatiserade dropshipping-flödet, där inköps- och produktionsordrar skapas automatiskt baserat på försäljningsordrar
• i B2B Commerce så att ordrar från kunder med leveransprofil skapas för leverans vissa dagar i veckan

Blockering

Du kan blockera en partner. Detta kan vara användbart t.ex. om du inte längre har ett kontrakt med en tidigare partner. Klicka på Redigera och välj fliken Blockering. Bocka i rutan Partner är blockerad! När du gör det får du möjlighet att ange en ersättningspartner.

Certifikat

Du kan lägga till Certifikat relaterade till din partner. Detta är relevant, t.ex. om du tillverkar, eller köper och säljer ekologiska varor. Om så är fallet är du skyldig att skaffa och spara uppgifter om dina leverantörers intyg om ekologisk produktion. Det certifieringsorgan/kontrollorgan som utfärdar certifieringen bör också upprättas som partner i ansökan. Läs mer om certifikat här.

Partnerkommentarer

tracezilla fungerar också som en samarbetsplattform för dig och dina kollegor. Du kan ange en kommentar till en partner, t.ex. en viktig anmärkning, eller särskilda villkor, som ni behöver att komma ihåg när en order behandlas till den specifika kunden/leverantören/producenten.

Partnerkommentarer är endast för internt bruk och kommer inte att visas på några dokument. Kommentarerna kommer att visas som ett separat avsnitt på alla ordrar. Sektionen kan öppnas och stängas, så många kommentarer kommer inte att störa orderöversikten när sektionen förminskas.

Om det finns en kommentar om den aktuella partnern, kommer kommentarsektionen att blinka långsamt rött sex gånger när man går in på ordern. Sedan blir sektionen rödmarkerad för att påminna om att det finns en kommentar.

Om en ny partnerkommentar läggs till eller uppdateras kommer detta att framgå på en order under en månads tid. Det markeras med ett gult fält med texten Nya kommentarer under Partnerkommentarer i ordern.

Kontakter

Kontaktperson på dokument
När en kontakt har skapats kan kontakten anges som kontaktperson på dokument. Det kan exempelvis vara kontaktpersonen hos en kund som har beställt några varor. På så sätt vet ni vem ni ska kontakta vid frågor gällande ordern eller om det sker oförutsedda händelser, som gör att ni inte kan leverera alla varor samtidigt.

Håll koll på dina partners kontaktuppgifter
Du kan lägga till kontakter för att enklare hitta dem när du behöver kontakta en kund, leverantör, transportör eller andra samarbetspartners.

Lägg till en kontakt för att lägga till fler mottagare av e-postmeddelanden
När du mejlar dokument direkt från tracezilla kan du välja flera mottagare. Dessa kan läggas till individuellt som kontakter.

Du kan bocka i vilka dokument kontakten ska ha. Alla kontakter som bockats i för dokumenttypen faktura, kommer alltså att få fakturor via e-post.

Exempel

En faktura ska skickas till två kontakter och en fakturamottagare (faktureringsadress), John Smith, Sarah Jensen och bookkeeping@test.com

John Smith läggs till som en kontakt med e-postadress johnsmith@test.com
Sarah Jensen läggs till som en kontakt med e-post sarah@example.com
Och en kontakt för fakturamottagaren bookkeeping@test.com läggs till.

Dokumenttyperna Faktura och Kreditnota bockas i för alla tre kontakter. Du bör alltid kontrollera att korrekta e-postadresser visas första gången du skickar ett e-postmeddelande till kunden.

Om ingen kontakt läggs till
Om inga kontakter har lagts till, eller om en specifik dokumenttyp inte har markerats, används e-postadressen från partnerns grundläggande info.

Du kan också lägga till eller ändra e-postadresser manuellt när dokument skickas med e-post.

Kundsaldo, Inkomst och Försäljning

Detta avsnitt är relevant om du har en integration till ett redovisningssystem. På varje partner kan du se gäldenärens saldo och dina intäkter för den specifika partnern. För leverantörer, producenter och speditörer kan du se ditt totala inköps-/betalningsbelopp för partnern, och antalet försäljnings- och inköpsorder som involverar partnern.

Kundsaldo visar det fakturerade beloppet som ännu inte har betalats. Kundens saldo sjunker när fakturorna betalas. Kundsaldot synkroniseras kontinuerligt med ditt bokföringssystem. Genom att flytta markören över kundsaldot kan du se när det senast uppdaterades.

Inkomst viser hur mycket en kund har köpt för eller hur mycket företaget har handlat för hos en leverantör. Det är summan av försäljningsordrarnas/inköpordrarnas värde.

Försäljning och Inköp visar det totala antalet försäljningsordrar och inköpsordrar för partnern. Om du klickar på försäljning eller inköp kommer du att navigeras till en orderöversikt för partnern.

Bredvid ordrar, intäkter och kundsaldo finns en genväg för att skapa ordrar. Klicka på Skapa i det övre högra hörnet. En del av kundinformationen fylls automatiskt i.