EDI-testning av förbindelser via EDI Solutions
Testning av EDI-förbindelser via EDI Solutions
Olika EDI mottagare kan ha olika önskemål kring flödet och vad som ska testas. Information om vad som ska testas får du från EDI Solutions.
Det är viktigt att identifiera den uppsättning som stämmer överens med EDI mottagarens krav på EDI-flödet. Var uppmärksamma på att kunder som till exempel ICA och Salling Group kan ha specifika önskemål kring ert test. Stäm av detta med kunden innan ni börjar testa.
Allmänna krav för alla EDI-uppsättningar
Oavsett vilket EDI-flöde man ska testa kräver uppsättningen:
1) Att det finns GLN-nummer på de platser som ska användas i flödet. Det är inte möjligt att ha samma GLN-nummer på olika platser. Alla relevanta platser måste ha sitt eget GLN-nummer.
2) Att det finns EAN-nummer på de artiklar som ska handlas via EDI.
Om en partner har ett annat EAN-nummer på en artikel är det möjligt att registrera detta via en partnerrelation på artikeln.
Konfiguration av EDI-test med EDI Solutions
Om det är första gången ett test ska genomföras ska du säkerställa att integrationen aktiveras korrekt. Du hittar integrationsinställningen i Företagsinställningar > Integrationer > EDI Solutions. Här anger du de uppgifter som du har fått från EDI Solutions. Därefter trycker du på Anslut och aktiverar integrationen.
Information på din egen partner
Den plats som är markerad som standard (stjärnan) på Partner 1 används som avsändaruppgift på dokument till EDI Solutions. Kontrollera därför att denna plats har ett korrekt och giltigt GLN-nummer.
Konfiguration av EDI mottagaren (slutkunden)
Innan testordern läsas in ska ni ange vilken av följande orderstatusar ordern ska läsas in:
- Utkast – t.ex. om ni i företaget har ett auto-inbound-flöde
- Bekräftad order – standardorderstatus om inget särskilt anges
- Begäran om accept – t.ex. förekommer detta hos Coop Sverige
- Begäran om orderbekräftelse – t.ex. förekommer detta hos ICA Sverige
Detta ska ställas in på EDI mottagerens partner under Övrigt > Inställningar > EDI.
Om det krävs en orderaccept eller orderbekräftelse beror på vad som krävs från EDI mottagaren. Läsa mer under Test av flöde med orderaccept och/eller orderbekräftelse (ORDRSP).
I fältet ”fallback EDI-flöde” ska du ange det IAID som du har fått från EDI Solutions.
Kom ihåg att klicka på Aktivera högst upp.
Inläsning av order
När ordern ska hämtas ska du bocka i kryssrutan Hämta testorder.
När ordern har hämtats ska du kontrollera om ett upphämtningsdatum (annat än 01.01.0001) och en upphämtningsplats är angivna. Om inte, ska detta anges.
Skapande av faktura och kreditnota
Skapa en faktura med dagens datum som fakturadatum. Fakturahändelsen ska endast vara Gå till fakturavisning.
Klicka på EDI Solutions-knappen och därefter på Visa dokument.
Öppna XML-filen i Google Chrome och gå igenom filen. Om filen ser korrekt ut kan du klicka på Ja, skicka i tracezilla för att bekräfta att skicka till EDI Solutions.
Klicka på Skapa kreditnota.
KOM IHÅG ATT ANGE KREDITERINGSORSAK INNAN SKAPANDE.
Eventuella krediteringsorsaker och koder finns här!
OBS: Coop Sverige tar endast emot krediteringsorsakerna Discrepancies or adjustments och Wrong price.
Överväg om du i det här steget vill avbryta din testorder. Om du väljer att avbryta den behöver du sedan skapa en ny order om ni ska testa vidare. Om du sparar den ska du vara uppmärksam på att försäljningsorder och eventuella kopplade testinköp ingår i er lagervärdering, försäljningsstatistik och prognoser.
Kontrollera att kreditnotans datum är samma som fakturadatumet och bekräfta att du vill skapa kreditnotan. Klicka på Visa dokument och kontrollera XML-filen i Chrome. Bekräfta därefter att du vill skicka.
Skicka ett mejl till EDI Solutions och informera om att testordern har behandlats. Ange rekvisitionsnummer på testordern samt fakturanummer och kreditnotanummer. Vänta nu på att EDI-kunden och EDI Solutions godkänner fakturan och kreditnotan. När ni har fått deras godkännande, kom ihåg att radera ordern igen om du inte gjorde det när du skapade kreditnotan.
Test av flöde med orderaccept och/eller orderbekräftelse
Om ordern hämtas in med status Begäran om accept skickas meddelandet automatiskt.
Om test av avvikelser ska utföras: Om antalet varor justeras ska detta göras innan orderbekräftelsen skickas. Detta kan Coop ibland vilja testa – i så fall informerar EDI Solutions. Om du ändrar antalet blir det förväntade antalet rött, och du måste ange en ändringsorsak från listan samt den tidigaste leveransdatumet.
Om ordern hämtas in med status Begäran om orderbekräftelse, klicka på Bekräfta order högst upp till höger. Klicka Visa dokument och öppna XML-filen i Google Chrome och gå igenom filen. Om filen ser korrekt ut kan du klicka på Ja, skicka för att bekräfta sändning till EDI Solutions.
I vissa fall ska du skicka både Accept- och Orderbekräftelse. De utesluter inte varandra. Accept är en slags verifiering av att ordern har mottagits i tracezilla. Orderbekräftelsen bekräftar antalet varor som kan levereras.
Skapa testinköpsorder
Gå till försäljnings-testordern, bocka i varuraderna och klicka på Skapa som > Inköpsorder. Välj din egen partner (partner no. 1) som leverantör. I fältet Kommentarer i orderhuvudet skriver du Test EDI order. Lägg gärna också till en röd TEST-tagg på ordern.
Test av flöde med DESADV/följesedel
ICA och Coop brukar oftast efterfråga en följesedel DESADV via EDI. I så fall får du information om detta från EDI Solutions.
-
Gå till testinköpsordern och lägg till bäst före-datum på varorna samt batchspår. Kom ihåg att omräkna ordern efter att den har bekräftats.
-
Gå tillbaka till försäljningsordern och gå till leveransen. Skapa SSCC(kontrollera att kunden har fyllt i företagsprefix om ett felmeddelande visas).
Det ska finnas ytterförpackning om man handlar med t.ex. Coop Sverige, exempelvis EUR-pallar eller CHEP. Ytteremballaget ska läggas till automatiskt på ordern via en servicerad eller orderrad.
Följesedlen skickas genom att klicka på pilen bredvid följesedeln och sedan välja EDI Solutions.
Om orderbekräftelsen har skickats, men det finns en skillnad mellan det bekräftade antalet varor och det antal varor som skickas, ska avvikelsen anges vid skapandet av SSCC. Observera att avvikelser måste läggas till på den sista SSCC innan följesedeln skapas, eftersom informationen ska ligga på den sista raden i DESADV.
Det är möjligt att automatisera sändning av följesedlar via EDI. När order skickas iväg skickas automatiskt en följesedel om ni aktiverar att den ska skickas automatiskt på partnersidan.
EDI-inställningar efter testning
När EDI-kunden har godkänt dokumenten och kunden går live – vanligtvis sätts ett datum eller så får ni besked via e-post – ska följande göras:
På kundens partnersida:
Ställ in fakturaåtgärden till EDI Solutions.
Om ni har försäljningsorder som har skapats manuellt och därför inte har kommit in via EDI, behöver ni gå till Övrigt och ställ in EDI-flöde genom att skriva in esguess i fältet ”EDI-flöde”.
Om det finns en fast fakturamottagare ska en relation sättas upp på partnern där det anges vem som ska ta emot fakturan.
Om ni handlar med Salling ska ni vara uppmärksamma på att Salling skickar order med styckpriser, även om de beställer kolli-varor. Det kräver att en inställning sätts på partnern
Vid orderflöde med ICA
På ICA-partnern ska det under
Övrigt > Inställningar
anges en standardstatus till Begäran om orderbekräftelse. Se nedan:
När order från ICA tas emot läses de först in som begäran om orderbekräftelse.
Vår kund ska klicka på Bekräfta order högst upp till höger (det skickar ORDRSP till EDI Solutions) för att kunna skicka en orderbekräftelse.
OM VÅR KUND INTE KAN LEVERERA ENLIGT AVTALAT DATUM ELLER ANTAL ska dessa ändringar göras på ordern i tracezilla INNAN en orderbekräftelse (order response message) skickas via EDI.
När varorna hämtas (och varupartier har valts) skickas en följesedelvia EDI.
På datumet för riskövergång skapas fakturan och skickas till ICA via EDI.
För närvarande är det möjligt att göra ändringar på ordern avseende kvantiteter. Vid andra ändringar bör vår kund kontakta ICA för vägledning kring hantering.
ICA stöder endast orderbekräftelser avseende kvantiteter, inga andra ändringar kan göras (via EDI):
- Reduced delivery
- Zero delivery
- Full delivery
- Over delivery om avtalet med ICA tillåter detta